Поделиться
«БМВ Русланд Трейдинг» перешел на электронный документооборот с помощью «СКБ Контур»
Компания «БМВ Русланд Трейдинг», официальный дистрибьютор BMW в России, передала через систему ЭДО 60 тыс. документов. Об этом CNews сообщили в компании «СКБ Контур».
«БМВ Русланд Трейдинг» включает 58 дилерских центров и генерирует более 300 тыс. документов ежегодно. Электронный документооборот (ЭДО) стал тем решением, которое помогло компании снизить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность внутренних процессов, рассказали в компании.
В «БМВ Русланд Трейдинг» решили перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. При этом преследовалось несколько целей. Во-первых, снизить издержки. Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов обходились компании примерно в i580. Если в них вносили исправления, отправка повторялась, и стоимость данного комплекта увеличивалась вдвое.
Во-вторых, необходимо было ускорить документооборот. Бумажные документы нужно было распечатать, отправить, дождаться, когда дилер их подпишет и вернет. Полный цикл документооборота порой занимал больше двух недель. Ровно настолько же приостанавливались бизнес-процессы по сделке.
В-третьих, требовалось сделать работу с документами удобной. Как известно, электронные документы не занимают место на столе и в офисе, они надежно хранятся в электронном архиве, в котором в любой момент можно легко найти нужный по заданным параметрам, указали в «СКБ Контур».
«При выборе оператора ЭДО мы смотрели на его опыт работы с компаниями, обладающими разветвленной структурой, и на то, чтобы предлагаемая система была понятной и простой в освоении. Мы остановились на компании “СКБ Контур” и её сервисе “Контур.Диадок”, — пояснил Егор Фомин, специалист по документообороту финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг». — Кроме того, мы, конечно, учитывали и функциональность системы. В частности, нам оказалась очень полезна функция массовой подписи».
Специалисты «СКБ Контур» доработали для «БМВ Русланд Трейдинг» одно из своих технических решений — «Диадок.Коннектор». В результате через него корректировочные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12 выгружаются в систему ЭДО и конвертируются из формата excel в формат xml. В «Диадоке» документы автоматически распределяются по ящикам дилеров. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. При этом на отправку более 3 тыс. документов уходит не более 30 минут, отметили в компании.
«На данный момент мы обмениваемся электронными документами с 55 из 58 дилеров. За счет этого нам удалось снизить средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников с 25 до 1% рабочего времени. Обмен счетами-фактурами и ТОРГ-12 с дилерами автоматизирован, исключены этапы их печати, ручной подписи, отправки. В результате один конкретный цикл документооборота может быть завершен в один день», — добавил Егор Фомин.
Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция «Диадока» с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.
Короткая ссылка
