Перед одним из крупнейших производителей металлургической продукции — «Объединенной металлургической компанией» (ОМК) — в 2013 г. встала задача повышения эффективности работы с документами путем оптимизации и автоматизации существующих процессов документооборота. Компания приступила к внедрению электронного документооборота на своих предприятиях. В качестве ИТ-решения был выбран продукт компании WSS-Consulting — система WSS Docs. При выборе учитывались опыт подрядчика по внедрению электронного документооборота в крупных компаниях, показатели производительности системы, ее надежность и удобство интерфейса, который с первого обращения в систему понятен любому пользователю. В результате совместной работы были проанализированы бизнес-процессы предприятий, входящих в группу компаний ОМК, и спроектированы решения, позволяющие учесть особенности каждого предприятия и пожелания пользователей.

Реализация проекта позволила повысить скорость рассмотрения документов и усилить процессы контроля исполнительской дисциплины. Среди основных результатов внедрения в ОМК отмечают создание единого информационного пространства для всех компаний группы; реализацию 32-х видов документов как для основных процессов делопроизводства, так и для специализированных заявочных процессов компании. Система была внедрена в восьми различных городах России, где присутствует ОМК (Москва, Выкса, Чусовой, Челябинск, Благовещенск, Альметьевск, Владимир, Уфа), в кратчайшие сроки. От момента старта проекта до его завершения прошло менее 10 месяцев. Процессы обработки документов на основных предприятиях группы стали единообразными вне зависимости от их географического расположения, были сокращены временные затраты на обработку документов, а также обеспечена возможность совместной работы более 5,5 тыс. пользователей ежедневно, создание более 5 тыс. карточек документов различного типа в день.

О результатах проекта рассказывает Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота «ОМК-Информационные технологии»: «Мы реализовали единую систему электронного документооборота для всех компаний группы. Создали единое информационное пространство. В ходе реализации проекта был произведен реинжиниринг и оптимизация существующих процессов документооборота компании, они были приведены к единообразию. Значительно уменьшились сроки передачи и обработки документов между территориально распределенными подразделениями, что крайне важно для компании с распределенной структурой. Руководители отмечают, что время согласования документов сократилось в несколько раз».

За счет внедрения функционала по постановке и контролю исполнения поручений удалось значительно повысить исполнительскую дисциплину. Сегодня все цифры говорят о том, что сотрудники ОМК пользуются электронным документооборотом очень активно. После сдачи в промышленную эксплуатацию система постоянно развивается, реализуется множество запросов на изменение, поступающих от пользователей, создаются новые бизнес-процессы.