Электронные документы

Помимо ЭСФ, официальный электронный формат приобрел ряд других важных для торговли первичных документов. В частности, благодаря Приказу ФНС России № ММВ-7-6/172 от 21.03.2012 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» стало возможно полноценно работать с накладной ТОРГ-12 в электронном виде.

Все это способно сильно облегчить ритейлерам решение задачи обработки больших массивов первичной документации. Многие ожидают, что процесс перевода бухгалтерских документов в электронный формат будет продолжаться. Например, возможны варианты объединения таких документов, как товарно-транспортная накладная и счет-фактура, в рамках единого электронного документа, что наилучшим образом соответствовало бы специфике торговых компаний со сложной процедурой сдачи-приемки, часто сопровождающейся корректировкой. Это бы дополнительно ускорило процесс проникновения электронных технологий в отечественную розницу и создало дополнительные предпосылки для их дальнейшего массового тиражирования за пределами ритейла.

“Хороший пример оптимизации бизнес-процессов в рознице – системы электронного документооборота (ЭДО), использование которых позволяет заменить «бумажные технологии» оформления и хранения юридически значимых документов (акты, накладные, договора) на электронные. Электронно-цифровая подпись и специализированные провайдеры ЭДО позволяют как сократить затраты на бумагу и картриджи, так и значительно ускорить процессы оформления документов в компании”, - считает Александр Заржецкий, руководитель департамента автоматизации непродовольственных предприятий розничной торговли "1С-Рарус".

“Перспективные разработки оцифровки торгово-транспортной накладной в будущем облегчат процесс работы с логистическими компаниями, – считает Сергей Горьков, руководитель отдела автоматизации продовольственных предприятий розничной торговли компании "1С-Рарус". – Время, когда технологии электронного документооборота получат еще более широкое применение в практике ритейлеров, уже близко.”

Процесс ухода от бумажной документации обладает в российских условиях вполне определенным и притом немалым “моментом инерции”. В то же время, он назрел, поскольку необходимость работать с архивами бумажных бухгалтерских документов, приближающимися по размерам к складским помещениям, давно тяготит не только крупных ритейлеров, но и проверяющих. Соответственно, "электронная” тема так или иначе всплывает в разговоре всякий раз, когда спрашиваешь у электронных операторов по поводу главных событий минувшего года в сфере обслуживания ритейла.

Немаловажным аспектом при разработке новых электронных документов является поиск форм и методов для самих ритейлеров принимать участие в выработке решений, важных для их отрасли. “Создание оптимальных для отечественного ритейла условий по части легитимного и эффективного использования электронного документооборота предполагает диалог бизнеса и регулятора, определенное лоббирование интересов отрасли. Хочется отметить возросшую в этом году роль, которую сыграло в процессе такого конструктивного взаимодействия с госорганами партнерство ECR-Rus. Общая деятельность ECR, направленная на оптимизацию и сокращение затрат ритейлеров, в ее практическом плане, приобрела дополнительную значимость в глазах многих игроков отечественного рынка. Это также создало дополнительные предпосылки для ускоренного внедрения разработанных за рубежом передовых методик в российский ритейл”, - считает Леонид Якубовский, директор “Корус Консалтинг СНГ”.

Время конвергенции

Сейчас можно наблюдать, как ЭДО-операторы развивают EDI-направления, а ведущие EDI-провайдеры часто выступают в роли операторов ЭДО. В долгосрочной перспективе это может привести к сближению EDI и ЭДО до степени неразличимости их тонких технологических отличий не подкованными в ИТ-делах заказчиками. В частности, признание юридической значимости и окончательное закрепление в нормативном поле ряда электронных документов сделало ЭДО фактически обязательной, подразумеваемой многими клиентами-ритейлерами частью услуг профессиональных EDI-провайдеров.

"По-настоящему важным событием для рынка ритейла в прошедшем году стало внедрение электронного юридически значимого документооборота. Все российские торговые сети из списка ТОП-10 запустили или в ближайшее время стартуют с проектами перехода на ЭСФ. К примеру, уже сейчас в X5 Retail Group к обработке принимаются ЭСФ, подписанные электронной цифровой подписью, а к началу лета торговая сеть собирается подключить 100% своих поставщиков на передачу счетов-фактур в электронном виде, – сообщил Антон Свердлов, исполнительный директор компании EDISOFT. – Переход на электронный юридически значимый документооборот становится неотъемлемым условием сотрудничества с крупными игроками на рынке ритейла”.

В течение последних лет EDI-провайдеры уже успели сделать немало полезного для повышения эффективности ритейлеров. Возможность добавить к их сервисам услугу юридически значимого внешнего ЭДО открывает перед ними новые горизонты. Большой потенциал для развития рынка электронного обмена содержится и в развитии в том же направлении возможностей наиболее популярных в ритейле ERP и учетно-бухгалтерских решений.

“Ведущие операторы движутся в сторону системной интеграции, чтобы процесс электронной передачи данных стал удобнее. ЭДО, как стандарт, имеет большой потенциал для создания новых интересных технологий. EDI сегодня позволяет совершать обмен свыше 100 тыс. электронных документов ежедневно. Общий потенциал и возможности систем со временем будут только увеличиваться,” - считает Сергей Горьков.

Многим заказчиком из ритейла стало ясно, что присутствие на рынке тесно взаимодействующих между собой профессиональных EDI-провайдеров является не какой-то досадной помехой, а скорее дополнительной возможностью для ритейлера, нацеленного на сокращение издержек по основной деятельности. “Позволить себе создать собственный EDI-документооборот с поставщиками продукции может только очень крупный ритейлер, способный диктовать условия поставщику по этому вопросу и обладающий внутренними ИТ-ресурсами, которые достаточны, чтобы поддерживать подобную систему”, – считает Георгий Пырков, ИТ-директор "СХ Трейдинг".

Возможности и скорость их реализации

Конвергентные услуги EDI/ЭДО обладают сейчас наибольшим заделом роста, причем достаточно очевидным это стало и для крупных игроков из других отраслей. Технологии передачи документов и сообщений, достаточно хорошо отработаны на практике, нужные нормативные документы приняты, первоочередным вопросом становится темп реального осваивания новых возможностей, открывшихся перед ритейлерами.

“До 2012 г. рынок был достаточно отчетливо разделен на ЭДО и EDI. На одном работали преимущественно с документами, на другом - со структурированными сообщениями, хотя одно всегда можно превратить в другое, - прокомментировал Леонид Якубовский. – Развитие нормативной базы в прошлом году привело к тому, что осенью начались первые юридически значимые транзакции аккредитованных EDI-провайдеров. По своей сути, это был EDI-INVOIC, автоматически сконвертированный в соответствии с утвержденным ФНС XML-форматом в ЭСФ с ЭП, с квитированием получения. Нами данная технология была предусмотрена еще при создании EDI-платформы и детально проработана на практике еще несколько лет назад”.