Поделиться
Программное обеспечение KYOCERA: документооборот под полным контролем
Оптимизация офисного документооборота и выстраивание эффективных систем сопровождения корпоративной документации — одно из главных направлений в работе японской компании KYOCERA Document Solutions. Широко известная на рынке как производитель печатной техники, она в равной степени успешно продвигает на рынок свои услуги комплексного ведения процессов внутренней и коммерческой печати в рамках системы Managed Document Services.
Суть концепции Managed Document Services (MDS) заключается в создании для заказчика индивидуально выстроенной под него системы документооборота, сочетающей высокую эффективность, надёжность и низкие финансовые затраты. Благодаря широкому спектру направлений работы компании, KYOCERA Document Solutions использует для выполнения заказов в рамках MDS собственные линейки офисной печной техники, помощь авторизированных специалистов по наладке, обслуживанию и администрированию, а также собственные разработки программных продуктов.
Именно широкая линейка лицензируемых программ, разработанных и оптимизированных под технику KYOCERA и систему Managed Document Services, позволяет компании по праву занимать ведущее место на рынке готовых решений по повышению эффективности документооборота.
Разделяя типичный офисный цикл работы с документацией на отдельные фазы: сканирование или печать, отправку, хранение и защиту материалов от несанкционированного доступа, администрирование процесса и техники, предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав пользования средств, служб и данных — KYOCERA Document Solutions старается под каждый из них предложить пользователю как минимум один оригинальный программный инструмент.
Так, для упрощения и автоматизации процессов сканирования, печати и хранения у KYOCERA имеется целая связка утилит, прекрасно дополняющих друг друга и расширяющих привычные рамки функциональности: QuickPrint, PanelPlus, KyoEasyPrint, SmartScan, KYOCERA Cloud Direct, ScannerVison, KYOroute Server, мобильное приложение для iOS и Android Mobile Print, а также программные пакеты PinPoint Scan и Print&Follow.
Сделать отправку документации лёгкой и быстрой помогает программа Mail2Me.
Администрированием техники, процессов документооборота и решением сопутствующих с этим задач занимаются программы KYOanalyser, Net Viewer, Helpdesk Assistant и Net Admin.
Важнейшими в общей структуре системы Managed Document Services можно назвать универсальный драйвер KX Driver и пакет по администрированию и контролю за процессами печати Net Manager. О них, а также о самых важных и интересных утилитах KYOCERA мы расскажем ниже.
KX Driver
В отличие от многих производителей офисной печатной техники, KYOCERA не заставляет своих пользователей тщательно изучать сопутствующую устройству документацию на предмет выбора и установки «правильного», совместимого с нужной моделью драйвера. Вместо этого в арсенале компании есть один общий универсальный драйвер KX Driver, идеально подходящий для большинства принтеров и МФУ, созданных KYOCERA.
Своей универсальностью KX Driver известен с 2012 года, когда вышла версия 6.0 этого программного обеспечения. До 2015 драйвер обновился до версии 6.3, а в 2016 вышла актуальная версия — KX Driver 7.0. В настоящее время она совместима с более чем тремя сотнями принтеров и МФУ, когда-либо выпущенных KYOCERA.
После установки и конфигурации пакета сопутствующих утилит KX Driver предстаёт на компьютере пользователя в виде приложения с интуитивно-понятным графическим интерфейсом. Меню интерфейса формируются с учётом той модели принтера или МФУ KYOCERA, которые подключены. Также отметим, что в версии KX Driver 7.0 уделено особое внимание тому, чтобы стилистика и конфигурация интерфейса была максимально приближена к образцу, который применяется в моделях офисной техники KYOCERA, оснащённой сенсорными дисплеями. Такая унификация позволяет пользователю быстро переходить между различными способами управления печатью и легко осваивать новые модели принтеров и МФУ.
Возможности пользовательского интерфейса KX Driver позволяют сконфигурировать работу компьютера с печатающим устройством («прописать» устройство в беспроводной сети, определить размер памяти, отдаваемой под сохранение документов, и так далее), настроить параметры печати «по умолчанию», задать параметры печати, копирования или сохранения документа для текущей задачи… В целом, можно сказать, что функций и опций KX Driver более, чем достаточно для использования во всех типовых сценариях офисного документооборота и коммерческого издания материалов небольшими тиражами.
К несомненным достоинствам KX Driver относится его универсальность работы со всем спектром офисной техники KYOCERA, совместимость со всеми современными операционными системами Windows (от Windows Vista 32 bit до Windows Server 2016 64 bit), совместимость с Unix-системами, поддержка различных языков печати PostScript и возможность конфигурирования системы несколькими учётными записями под разных пользователей.
PinPoint Scan
Приложение для сканирования PinPoint Scan разработано для многофункциональных устройств KYOCERA, оснащённых сенсорным дисплеем и поддерживающих программную платформу HyPAS (Hybrid Platform for Advanced Solutions). Платформа HyPAS создана KYOCERA на базе технологий Java и Web Service для возможности программного расширения функций МФУ и индивидуальной настройки и оптимизации сенсорного интерфейса новых моделей.
Программно PinPoint Scan состоит из двух частей: утилиты для операционных систем Windows и macOS X, инсталлируемых на компьютер пользователя, и приложения HyPAS, встраивающегося в графический интерфейс МФУ в виде нового элемента. Обе части устанавливаются из одного источника и не требуют для этого специализированных знаний.
PinPoint Scan позволяет организовать в МФУ многопользовательский доступ к функции сканирования с применением закодированного PIN-кода (от 4 до 16 цифр). Введя его, каждый пользователь может отсканировать документ одним нажатием на сенсорный экран, выбрав метод дальнейшей обработки оцифрованной копии.
В частности, можно сохранить материалы на «Рабочем столе», в конкретной папке на компьютера или в облачном хранилище; выслать по электронной почте на конкретный адрес; открыть их в специализированной программе (поддерживающей форматы JPG, TIFF или PDF: Adobe Photoshop, Adobe Acrobat…).
Отсканированный документ PinPoint Scan может перевести в монохромную форму, чёрно-белую с градациями серого или цветную. Из Форматов поддерживаются JPG, TIFF и PDF. Для отправки оцифрованных материалов по почте PinPoint Scan может использовать приложения Outlook 2010 (32/64-bit), Outlook 2013 (32/64-bit), Outlook 2016 (32/64-bit), Microsoft Office 365 Outlook 2013 и Microsoft Office 365 Outlook 2016. Из облачных сервисов поддерживаются Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox и другие.
Перед покупкой лицензии на PinPoint Scan компания KYOCERA позволяет изучить все его функции и оценить полезность приложения в рамках вашего документооборота на протяжении двух 30-дневных периодов.
Print&Follow
При необходимости наладить в офисе систему печати без создания выделенного сервера KYOCERA предлагает обратить внимание на программу Print&Follow.
Как и в случае с PinPoint Scan, Print&Follow разработана для использования в среде платформы HyPAS. Список совместимых с ней моделей принтеров и МФУ KYOCERA достаточно велик и включает аппараты новых линеек KYOCERA TASKalfa и KYOCERA ECOSYS формата A3. В качестве конечного продукта компания предлагает две версии системы Print&Follow: Print&Follow SE и Print&Follow AD, работающую с операционными системами линейки Windows Server и их службой каталогов Active Directory.
Print&Follow поддерживает конфигурации до пяти соединённых сетью печатающих устройств KYOCERA. Назначив одно из них центральным (Менеджером), приложение формирует из получаемых заданий очередь, данные о которой хранятся на его носителе. Пользователи печатают на МФУ с установленным Менеджером и затем могут распечатать документы на любом принтере в сети.
Доступ к заданиям очереди можно получить с помощью идентификации пользователя (через PIN-код, пароль или специальную карту доступа с RFID-меткой. Выбранное задание можно удалить или распечатать на любом из устройств сети.
Таким образом, приложение Print&Follow решает вопросы централизации системы из нескольких печатающих устройств, обеспечивает соблюдение протокола безопасного доступа к материалам, оптимизирует документооборот за счёт снижения времени простоя техники и времени ожидание пользователем выполнения печати. Наконец, отсутствие в системе сервера позволяет не тратить ресурсы на его содержание и обслуживание.
Правила лицензирования KYOCERA, установленные для пакета Print&Follow, требуют покупки отдельной копии продукта на каждую включённую в систему модель принтера или МФУ. При этом на всех устройствах должна стоять единая версия программного обеспечения: либо Print&Follow SE, либо Print&Follow AD.
Короткая ссылка
