Поделиться
Как соответствовать требованиям регулятора: практика перехода на единый план счетов
Банк России обязал микрофинансовые организации (МФО) с 01 января 2018 г. перейти на новые правила бухгалтерского учета с применением Плана счетов (ЕПС), единого для всех поднадзорных ЦБ РФ организаций. Для участников микрофинансового рынка, не знакомых ранее с учетом на ЕПС, решение этой задачи стало серьезным вызовом.
Новые правила учета сложны в исполнении, они существенно меняют условия отражения деятельности МФО. Их внедрение требует изменения ключевых бизнес-процессов компании. Не все участники рынка готовы были сразу осуществить такой переход – реализовать комплекс мероприятий, связанных с автоматизацией, методологией учета и обучением персонала.
Компания «Быстроденьги», лидер микрофинансового рынка России и современная платформа для оказания разнообразных финансовых услуг, одной из первых осознала необходимость перехода на новые правила учета и всю сложность подобного проекта. Грамотный подход к планированию и проведению работ позволил организации оперативно и без потери качества перейти на новую информационную систему.
Теперь она обеспечивает ведение бухгалтерского учета на ЕПС всех направлений деятельности компании, в том числе расчеты с заемщиками. До начала проекта были обозначены его возможные риски. Ранее ни одна МФО не вела учет на ЕПС, и компании пришлось бы автоматизировать требования, которые еще не были «отшлифованы» практической деятельностью. Кроме того, новое решение предполагало работу с большими данными (количество договоров займа, хранившихся в системе на момент перехода, составляло более 250 000), что накладывало серьезные требования к работе программных и аппаратных решений.
Для того, чтобы минимизировать возможные проблемы, к работе над проектом были приглашены специалисты компании «Аудит-Эскорт», известной на рынке микрофинансовых организаций благодаря компетенциям методолога и центра разработки программного обеспечения. Именно комплексный подход позволил совместной проектной команде реализовать переход на абсолютно новые требования, опираясь на большой опыт экспертов «Аудит-Эскорта» и готовность к содействию специалистов МФК «Быстроденьги».
Этапы перехода на ЕПС
Сотрудничество МФК «Быстроденьги» и «Аудит-Эскорт» началось с разработки методологии, так как для полноценного перехода на ЕПС и отраслевые стандарты каждой организации требуется разработать методологию учета, применимую ко всей деятельности компании. В проекте необходимо было учесть все нюансы многофилиального лидера рынка. Над этой задачей работали эксперты по методологии «Аудит-Эскорт», в результате была подготовлена учетная политика группы компаний.
Базовым программным обеспечением было выбрано отраслевое решение фирмы «1С» – «1С:Управление МФО и КПК».
До начала работ была определена структура учета. Резервы по займам рассчитываются в системе как для целей бухгалтерского учета в соответствии с требованиями международного стандарта бухгалтерской отчетности (МСФО/IFRS) 9 «Финансовые инструменты», так и для целей надзорного контроля, налогового учета.
Следующим этапом внедрения стала разработка структуры нормативно-справочной информации, которая обеспечила выполнение утвержденной методологии с помощью автоматизированной системы. Эта задача стала одной из самых трудоемких в ходе всего проекта, но крайне необходимой. Структура ряда справочников должна была обеспечить формирование данных по управленческому учету и бюджетированию без повторной ручной обработки первичных документов. Для решения этой задачи большинство систем «1С:Управление МФО и КПК» использовалось без доработок.
Новая система интегрируется с несколькими источниками. Это специализированная база данных (СУБД MS SQL Server), содержащая данные о займах, фронт-офис на платформе Terrasoft, а также вспомогательные электронные таблицы Excel и текстовые файлы. Все операции, проведенные в течение дня, загружаются в систему в течение 1,5 часов, причем загрузка не блокирует отражение других данных, а потому может выполняться в рабочее время. Разрабатывая механизмы интеграции, специалисты «Аудит-Эскорт» вынесли ряд параметров в пользовательские настройки. Это позволило изменять входящие данные без привлечения программистов.
Перенос остатков по более чем 250 000 займам занял не более 2 дней и был выполнен без остановки работы пользователей. Эта работа вызывала наибольшие опасения заказчика. Часть начальных данных ИТ-специалисты компании «Быстроденьги» перенесли самостоятельно по требованиям, которые были сформулированы экспертами «Аудит-Эскорт».
Перед началом опытной эксплуатации было проведено обучение пользователей. Видеозаписи дистанционных вебинаров, на которых специалисты «Аудит-Эскорт» разбирали примеры из практики компании «Быстроденьги», стали тематическим сборником инструкций по работе с программой. На их основе сформирована база знаний, которая помогает обучаться и новым сотрудникам МФК.
К началу опытной эксплуатации у проектной команды уже сложилось четкое понимание того, как и какие операции должны отражаться в новой системе. На данном этапе выявились недостатки при совмещении элементов системы, которые были устранены до начала промышленной эксплуатации.
Отдельное внимание стоит уделить активному участию сотрудников бухгалтерии «Быстроденьги». С начала опытной эксплуатации они несли двойную нагрузку, отражая операции текущего месяца одновременно в двух системах – прежней и тестовой. Именно благодаря их готовности к сотрудничеству данный этап был пройден без задержек и сложностей.
Полноценный учет в программе «1С:Управление МФО и КПК» ведется с января 2018 г., а с марта система была передана на поддержку в ИТ-службу МФК «Быстроденьги».
Все операции по отчетному месяцу вносятся, загружаются из внешнего фронт-офиса, проверяются в срок не позднее 8 рабочих дней после его завершения. Ежедневно импортируется более 30 тысяч операций. В программе работает более 150 пользователей. Новая система совмещает в себе бухгалтерский, налоговый и управленческий учет. В системе также выполняется автоматическая реклассификация доходов, расходов, движения денежных средств по требованиям управленческого учета.
Разработанная методология учета и внедренная информационная система обеспечивают требования Банка России по новым правилам ведения учета. Важно отметить, что в ходе проекта импортная информационная система была заменена на отечественную без потери качества. Все это позволило при значительно возросших требованиях к ведению учета не увеличивать численность бухгалтерии и оптимизировать бизнес-процессы компании.
Основные факторы успеха
Проект перехода МФО «Быстроденьги» на новые правила учета потребовал более 10 000 человеко-часов, а также значительных затрат на планирование, координацию участников, контроль рисков, управление.
Одно из важных условий успеха таких проектов – наличие у заказчика компетентной, квалифицированной и требовательной ИТ-команды. А также полное включение в работу экспертов со стороны исполнителя.
Михаил Андронов, руководитель департамента автоматизации компании «Аудит-Эскорт» и координатор отраслевого направления МФО и КПК в фирме «1С», так отзывается о совместной работе: «Новые правила бухгалтерского учёта Банка России – это переход на МСФО. Очень непростая задача, выполнить которую в срок и в установленные бюджеты было бы невозможно без активных и грамотных действий руководителей проекта со стороны заказчика и исполнителя, интенсивной работы хорошо мотивированных сотрудников МФК «Быстроденьги». Надежным фундаментом проекта стал качественный функционал типового отраслевого решения «1С:Управление МФО и КПК».
«Мы сразу не ожидали, что переход на новые стандарты учета будет простым, поэтому большое внимание уделили поиску партнера по внедрению программного обеспечения. Можно вложить в проект большие ресурсы и не получить качественного результата, если нет командной работы исполнителя и заказчика, – комментирует главный бухгалтер МФК «Быстроденьги» Наталья Полевая. – Высокая степень вовлеченности с обеих сторон и одинаковое понимание конечного результата позволили нам уложиться в обозначенный Банком России срок».
Короткая ссылка
