Поделиться
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ KYOCERA
KYOCERA Document Solutions продолжает развивать концепцию Managed Document Services (MDS), индивидуально выстраиваемую под конкретного заказчика систему документооборота. Managed Document Services гарантирует высокую эффективность, надёжность и низкие финансовые затраты. Данная система готова к внедрению в компаниях с любой офисной техникой, однако, наилучшие результаты она показывает при использовании печатающих устройств KYOCERA и программного обеспечения, специально разработанного KYOCERA Document Solutions.
KYOCERA Document Solutions продолжает развивать концепцию Managed Document Services (MDS), индивидуально выстраиваемую под конкретного заказчика систему документооборота. Managed Document Services гарантирует высокую эффективность, надёжность и низкие финансовые затраты. Данная система готова к внедрению в компаниях с любой офисной техникой, однако, наилучшие результаты она показывает при использовании печатающих устройств KYOCERA и программного обеспечения, специально разработанного KYOCERA Document Solutions.
Работа KYOCERA Document Solutions с клиентом по программе Managed Document Services начинается с проведения комплексного анализа текущего состояния документооборота. Специалисты, сертифицированные в KYOCERA, изучают парк печатной техники, рассчитывают себестоимость печати, изучают график нагрузки на технику и систему доступа сотрудников к документам. Это позволяет выявить весь комплекс проблем текущего документооборота: нерациональное использование доступа, чрезмерные расходы на печать, ограниченность средств администрирования и автоматизации процессов, недостаточность механизмов защиты данных.
После подведения итогов, специалисты KYOCERA Document Solutions создают пакет предложений по обновлению системы документооборота. Он включает в себя обновление и настройку технической базы, обучение сотрудников работе с новой средой. А также — установку и обновление программного обеспечения, призванного объединить и унифицировать обмен документацией в стройную, эффективную систему с минимальным уровнем затрат.
Под каждую конкретную проблему в системе Managed Document Services есть специальный инструмент решения. Программное обеспечение KYOCERA Document Solutions позволяет максимально эффективно справляться с задачами по автоматизации сканирования и печати, отправке документов адресатам, хранению данных на локальных носителях или на сервере. Кроме этого, устраняются проблемы, связанные с защитой информации от несанкционированного доступа, администрированием доступа к документам и технике, а также с анализом режима эксплуатации техники и ведением статистики печати
Унифицировать и автоматизировать печать, сканирование и хранение документов позволяют связки приложений, подобранные в нужные конфигурации: QuickPrint, PanelPlus, ColourControl, KyoEasyPrint, SmartScan, KYOCERA Cloud Direct, ScannerVison, KYOroute Server, мобильное приложение для iOS и Android Mobile Print, а также программные пакеты PinPoint Scan и Print&Follow.
Обработкой и отправкой документов адресатам занимается приложение Mail2Me.
С задачами администрирования и анализа документооборота хорошо справляются программы KYOanalyser, KYOCERA NET Viewer, Helpdesk Assistant и Net Admin.
Основополагающим в построении системы документооборота на базе концепции Managed Document Services считается пакет по администрированию и контролю за процессами печати KYOCERA Net Manager.
KYOCERA Net Manager – это средство для развёртывания и поддержки иерархической сетевой структуры, состоящей из печатающей техники KYOCERA и серверного ядра. Сервер обеспечивает функции хранения информации и администрирования. Масштабируемость пакета позволяет ему обслуживать документооборот компаний малого и среднего бизнеса с парком техники до ста единиц и коллективом пользователей до тысячи человек.
KYOCERA Net Manager имеет потенциал и для дальнейшего расширения, работая как объединяющее звено для нескольких серверов. В таком случае его использование возможно и для офисов крупных корпораций и больших производственных компаний.
Программно KYOCERA Net Manager разделён на серверную и клиентскую части. Их установка создаёт среду с единым сервером печати для сбора материалов и задач документооборота (печати, сканирования, копирования рассылки). Обязательная идентификация каждого пользователя в создаваемой сети позволяет отслеживать инициатора любого действия, собирать статистику, распределять личные и групповые уровни доступа к документам и операциям с ними.
Серверная часть KYOCERA Net Manager работает на компьютерах с операционной системой Microsoft Windows версий 7, 8, 10, Server 2008 и 2008R2, 2012 и 2012R2 (в вариантах как для 32, так и для 64 бит). Клиентская часть KYOCERA Net Manager устанавливается на ПК и ноутбуки, работающие под управлением операционных систем Microsoft Windows Vista, 7, 8, 10, а также под macOS X и под Unix. Кроме этого, серверная часть может интегрироваться с мобильным приложением KYOCERA Mobile Print, которое доступно для операционных систем iOS и Android.
KYOCERA Net Manager предполагает обязательную регистрацию и идентификацию всех пользователей. Это позволяет системе отслеживать, кто и какие документы сканирует или отправляет на печать, учитывать количество проделанной каждым сотрудником работы, анализировать расходы на печать, разграничивать полномочия групп сотрудников или отдельных людей, определять и реализовывать различные сценарии безопасного доступа к информации. Сама идентификация может иметь несколько вариантов, которые KYOCERA Net Manager позволяет использовать отдельно или комбинировать: набор цифро-буквенного пароля, ввод PIN-кода, использование заранее выпущенных карточек с RFID-меткой.
Идентификация пользователя в сети, администрируемой KYOCERA Net Manager, позволяет не только разграничить права, но и выстроить вокруг каждого сотрудника наиболее комфортную рабочую среду. Например, интерфейсы печатающих устройств KYOCERA, включённых в офисную сеть, перестраиваются под конкретного пользователя, оптимально соответствуя его задачам, включая быстрый доступ к нужным контактам, шаблонам документов и наиболее часто используемым операциям. При этом, администратор сети через KYOCERA Net Manager может отрегулировать интерфейс каждого пользователя или целой группы с учётом множества параметров, в том числе, разрешить или запретить печать документов в полноцветном режиме.
Помимо полного управления деталями документооборота KYOCERA Net Manager даёт администратору системы полную картину происходящих процессов: пакет осуществляет учёт расходных материалов, ведёт дневник операций печати и сканирования, собирает данные о действиях отдельных пользователей и групп. Эта информация может быть проанализирована для создания режима оптимальной занятости сотрудников, решения задач экономии средств и времени, синхронизации работы различных групп, отделов и филиалов компании.
Отличительной особенностью пакета KYOCERA Net Manager является понятный интерфейс и высокая функциональность. Он значительно упрощает работу офиса, делая документооборот структурным, безопасным, защищенным, полностью контролируемым и экономически эффективным.
Безусловно, KYOCERA Net Manager нельзя считать абсолютно универсальным инструментом. Его потенциал раскрывается гораздо лучше при параллельном использовании современных моделей офисной техники KYOCERA, фирменных сервисов настройки и обслуживания, а также всего арсенала программных средств KYOCERA. В частности, неоценимым инструментом автоматизации можно назвать KYOCERA Capture Manager.
KYOCERA Capture Manager – это пакет для сбора и оцифровки входящих документов для их последующего преобразования и унификации. С его помощью в офисе решается одна из самых трудоёмких задач – ручная сортировка и обработка входящих документов, счетов, заполненных форм, накладных, анкет, штрих-кодов, а также их сканирование, обработка и введение в общую базу данных компании.
В качестве входного шлюза для документации KYOCERA Capture Manager позволяет использовать различные источники: оцифровку бумажных копий (в том числе и написанных от руки), полученные через электронную почту текстовые и графические файлы, загруженные на компьютеры офисной сети документы из конкретных папок, документы из сетевых источников и перенесённые данные с мобильных устройств.
Разнообразие форм и стандартов поступивших документов не позволяют сразу экспортировать их в общую офисную базу и использовать их в стандартных бизнес-приложениях. Идентификация каждого конкретного входящего документа, извлечение необходимой информации, её обработка и унификация — являются главными функциями KYOCERA Capture Manager.
Разработчики пакета называют этот процесс «преобразованием неструктурированных данных» - оно автоматическое, интеллектуальное и универсальное.
После автоматической конвертации поступившего «контента», KYOCERA Capture Manager направляет данные в единое хранилище, рассылает по заранее заданным папкам, адресам электронной почты или в облачные хранилища (пакет работает с сервисами Google Drive, OneDrive for Business, SharePoint и базы данных OBDC). Также в KYOCERA Capture Manager есть возможность пересылки всей экспортируемой информации конкретному сотруднику, за которым закреплена «надзорная» функция. Он будет получать как оригинальный документ (в оцифрованном виде), так и обработанный пакетом результат преобразования. В случае необходимости этот сотрудник сможет вносить нужные правки.
Наибольшую эффективность применения KYOCERA Capture Manager можно видеть в тех офисах, компаниях или отделах корпораций, где сотрудники сталкиваются с большим объёмом входящего документооборота от широкого спектра контрагентов. Практическими примерами решения задач с помощью KYOCERA Capture Manager могут быть бухгалтерский отдел, логистическая компания, юридический отдел или пресс-служба.
KYOCERA Capture Manager помогает бухгалтерам в обработке многочисленных накладных и счетов, сводя их в единый поток легко обрабатываемой информации. Сотрудникам юридического отдела, часто работающего с бумажными документами, больше не придётся прикладывать дополнительные усилия для их оцифровки или перепечатки. Наконец, пресс-службы и отделы обработки корреспонденции, с помощью KYOCERA Capture Manager могут оцифровывать и упорядочивать колоссальный объём поступающих писем, записок и заявлений, обрабатывая и перенаправляя их конкретным адресатам или уполномоченным лицам.
Короткая ссылка
