Поделиться
Как все успеть и сдать проект в срок
О чем думает бизнес
«Экономика подталкивает бизнес к трансформации»
«Главный импульс к развитию — конкуренты. Именно они вынуждают думать о том, что тебе необходимо быть лучше, постоянно модернизироваться, делать как можно больше для своих клиентов. Что еще важно — сама экономическая реальность подталкивает бизнес к трансформации. Рынок выбирает лучших. И доказать, что ты лучший, нужно еще до заключения договора».
Наталия Шелепина, руководитель проектов группы компаний AquaHelp
Какие сложности возникли в компании
Планирование затрат рабочего времени, а также распределение объема работ среди сотрудников стали одними из ключевых задач трансформации AquaHelp. В качестве пилотного подразделения было выбрано Гидрогеологическое экспертное бюро. В нем работает не так много человек — шесть гидрогеологов, плюс менеджмент и вспомогательные сотрудники. Но по объему проходящей документации — это ключевое подразделение всей группы компаний. При этом учет рабочего времени сотрудников и систематизация документов проводились вручную. Ключевые для развития группы компаний сведения хранились в головах сотрудников или разрозненных электронных документах. Но по мере роста бизнеса возникла необходимость планирования и учета.
«Прямо сейчас мы ведем порядка 40 проектов, 25 из которых включают в себя 4-5 подпроектов, — рассказывает Наталия Шелепина. — Каждый из них подразумевает ведение серьезной документации и строго регламентированный порядок действий. Перед нами встала задача создать четкий регламент, по которому работают конкретные сотрудники. Это помогло бы их не перегружать, не затягивая при этом исполнение договоров».
Какие технологии помогли все изменить
«Каждый проект — отдельная большая история, — объясняет Наталия Шелепина. — Скажем, есть договор с заказчиком, который подразумевает определенный набор работ. Возьмем для примера строительство водозаборного узла. Эта работа требует оформления конкретной документации, и это достаточно длительный и кропотливый труд. Сначала нужно получить лицензию, потом — разработать проект работ по геологическому изучению недр, на определенном этапе подключаются бурильщики скважин, проводится оценка подземных вод, ведется их откачка. Параллельно мы делаем проекты зон санитарной охраны, которые надо согласовать с Роспотребнадзором».
Каждый этап работы Гидрогеологического экспертного бюро теперь зафиксирован в Microsoft Project. Все необходимые работы полностью расписаны, как и алгоритм по всем пунктам выполнения. Какое количество трудозатрат уйдет на разработку самого проекта? Какое время отнимет согласование дополнительной документации? Сколько времени каждый сотрудник потратит на поездки в госорганы и на экспертизу? Как, в конце концов, сделать так, чтобы сотрудники не перерабатывали, но проект при этом сдавался в срок? Ответы — в Project.
«Проследить за всем этим без программы — довольно сложно. Тем более, что Project позволяет ставить контрольные точки: когда был получен этот документ, кому он передан. И для того, чтобы видеть полную картину, я пользуюсь еще и отчетностью: по ресурсам, по объектам, по отдельным вехам по объекту. В плане планирования и учета — это уникальная вещь, которая облегчила жизнь руководителей проектов на 90%», — уверена Наталия Шелепина.
Внедрение прошло в 2018 г. силами компании-интегратора Awara IT. Благодаря навыкам ее специалистов путь от нуля до полной работоспособности спайка решений Project-Teams прошла всего за полтора месяца! И в этот срок удалось осуществить не только непосредственно внедрение, но и обучение сотрудников.
Проект — это всегда участие нескольких людей, коммуникация между ними и целый набор документов. Собрать в одном месте и структурировать файлы и взаимодействие по поводу полсотни проектов AquaHelp помогла платформа Microsoft Teams. Она стала единым центром коммуникаций и командной работы. Здесь постоянно происходит обмен полезными для бизнеса данными. «В Teams, помимо обсуждения деталей проектов, сотрудникам доступны вся информация о госорганах, необходимые документы, их образцы, файлы по проектам, к которым можно обращаться в любой момент времени», — рассказывает Наталия Шелепина.
Что получил бизнес
Работа над проектами — чаще научная и творческая. Каждый из них — это 200 листов текста с большим количеством таблиц, рисунков и диаграмм. Но даже такую работу теперь можно систематизировать и вести четкий учет реализации. Вплоть до того, что руководители проектов могут в любой момент аргументировать задержку сроков исполнения и форс-мажоры, случаи не предоставления документации. Раньше это было невозможно отследить.
«Такие программы стимулируют. Потому что есть нормативы: за какое время выполняет работу специалист, а за какое — новичок. Наши сотрудники теперь ориентируются на эти показатели, стремясь подтянуть свой уровень, если считают его недостаточным», — рассказывает Наталия Шелепина.
Продуманные и четко регламентированные коммуникации усовершенствовали бизнес-процессы внутри компании, сделав их более оперативными и по делу. Каждый из сотрудников экспертного бюро при этом еще и видит стоящие перед ним задачи, понимает сроки их исполнения. То же самое видят и постановщики задач. В компании считают, что именно Teams сыграл важную роль в снижении роли человеческого фактора и ускорении работы при повышении ее качества.
Пилотный проект Гидрогеологического экспертного бюро признан успешным, теперь решения постепенно масштабируют на другие подразделения.
Короткая ссылка
