11 Декабря 2024 11:53 11 Дек 2024 11:53 |

Поделиться

Как управление жизненным циклом активов влияет на бизнес-показатели

Почему ITAM-решения актуальны в 2024 году

Компаниям становится все сложнее управлять растущим числом ИТ-активов без четкой системности и автоматизации. При этом ужесточаются правила регуляторов и растет потребность в сокращении затрат, поэтому бизнес все чаще обращается к ITAM-решениям, чтобы навести порядок в своей ИТ-инфраструктуре и оптимизировать расходы. Согласно исследованиям Gartner, использование лучших практик ITAM может снизить затраты на 15-20%. Для крупных предприятий с большим количеством ИТ-активов такой подход поможет достичь существенной экономии ресурсов.

Компаниям становится всё сложнее управлять растущим числом ИТ-активов без формализации процесса и его автоматизации. Внедрение практик ITAM позволяет контролировать распределение и использование активов и отвечает на следующие вопросы:

• Сколько у организации активов?
• Кто их использует?
• В каком они состоянии?
• Сколько они стоят?
• Какие работы с ними проводятся?
• Какие договорные обязательства есть по активам?

Прозрачность информации об активах — это основа для точной оценки и разумного планирования инвестиций в ИТ-инфраструктуру. Важно воспринимать ITAM-cистему не только как инструмент учета, а как стратегический подход к управлению ИТ-активами, который напрямую влияет на эффективность и конкурентоспособность компании.

Рассмотрим эффект локализации от внедрения ITAM на примерах из практики К2Тех:

ИТ-инфраструктура заказчика управляется отдельной организацией внутри холдинга. Однако учет ИТ-активов и бюджетирование велись разрозненно с использованием различных инструментов, что осложняло ведение операционной деятельности. Для оптимизации всех процессов необходим единый подход к управлению ИТ-активами и внедрение ITAM-системы, интегрированной с системами закупок, планирования и финансов.

В результате проекта внедрения ITAM-системы заказчик получил улучшенные процессы управления ИТ-бюджетом и активами через автоматизированную консолидацию данных на общей платформе. Это повысило прозрачность, точность расчета себестоимости ИТ-услуг и обоснование их стоимости для внутренних подразделений.

Рассмотрим еще один кейс. По результатам аудита производственных процессов заказчика стало ясно, что нужно автоматизировать учет ИТ-активов и провести сбор информации об установленном ПО и о характеристиках устройств в сети. На начало проекта все данные об ИТ-активах вносились в разрозненные системы вручную сотрудниками, что негативно влияло на эффективность результатов инвентаризации. Так, внедрение системы учета и дискаверинга позволило автоматизировать процессы заказчика, улучшить отчетность и принимать более точные решения о модернизации оборудования, создавая основу для дальнейшего развития управления ИТ-активами.

Как выстроить свою ИТ-инфраструктуру?

С какими проблемами сталкивается организация, когда речь заходит об учете активов? Нецелевое использование средств организации, непрозрачность информации о целях закупки, отсутствие причин списания, расхождения в учете. В дополнение к этому учетная информация может быть труднодоступна, зачастую хранится в бухгалтерских системах и системах документооборота, вследствие чего ответственному сотруднику требуется затратить значительное время на получение необходимых сведений и соотнесение документации с реальными активами. Внедрение единой системы управления активами позволяет упорядочить процессы учета и повысить прозрачность действий с активами. Интеграция с иными системами, которые используются в организации, и могут послужить источником информации об активах (бухгалтерская система, ERP-системы, ЭДО, система автоматической инвентаризации) позволит консолидировать информацию об активах в одной системе и минимизировать объем ручных действий специалиста. Ниже мы рассмотрим некоторые практические вопросы, с которыми, исходя из нашего опыта, сталкиваются организации, принявшие решение о внедрении системы управления активами.

Частая сложность, с которой сталкиваются организации (особенно представляющие собой группы компаний), это разрозненные базы конфигураций и активов. Каждое юридическое лицо зачастую имеет разный состав конфигурационных единиц и/или активов, с различными атрибутами, учет которых производится, к тому же, в различных системах. Способы формирования отчетности при этом также могут отличаться. Обычно компания, которая занимается внедрением, вначале анализирует базы активов и конфигураций, подлежащие учету в рамках системы. Далее она определяет необходимую структуру активов, которая в дальнейшем будет внедрена для всех подразделений, филиалов и дочерних обществ, входящих в охват проекта.

Обеспечение информационной безопасности в рамках управления активами — еще одна из задач, с которыми сталкиваются компании. Достоверные и актуальные данные об активах являются основой для процессов безопасности (таких, как управление рисками, управление сетевой безопасностью, защита от вредоносного ПО и т.д.). Чтобы служба информационной безопасности получала все необходимые данные, требуется на этапе подготовки требований к будущей системе определить, какие регламенты по безопасности существуют в компании, и какие данные и для каких процессов требуется поставлять из ITAM, чтобы поддержать существующие средства защиты.

В контексте безопасности и сохранения конфиденциальности информации, подумайте о правах для доступа к просмотру и изменению информации об активах. Стоит предусмотреть, каким специалистам требуется давать права на инициирование процессов изменения активов, а кому достаточно доступа на чтение информации, или на возможность валидации действий, есть ли необходимость скрывать информацию об активах других подразделений или дочерних обществ.

Немаловажной также является задача минимизировать возможность существования теневых активов и «серых схем» в процессе учета. Важно сформировать понятные процессы того, как осуществляется работа с выдачей, ремонтом, возвратом активов для переиспользования, какие согласующие пользователи должны присутствовать при процессах перемещения или списания активов и т.д.

Результаты внедрения ITAM-решений

Реализация единой системы управления активами организации позволяет централизовать учет активов, находящихся в различных департаментах и подразделениях, способствует снижению рисков нарушения информационной безопасности и повышает эффективность обработки заявок на оборудование.

Формирование унифицированной отчетности (которая соответствует потребностям организации и требованиям законодательства) повышает точность планирования закупок, является базой для стратегических решений в области активов, а также облегчает подготовку к аудиторским проверкам.

Одним из примеров такого комплексного ITAM-решения является SimpleOne. Эта система не только закрывает задачи по управлению ИТ-активами, но и решает смежные задачи ИТ-департамента, объединяя все процессы на одной платформе.

В условиях растущей зависимости бизнеса от технологий, внедрение эффективной системы управления ИТ-активами становится важным шагом для организации, стремящейся к долгосрочному успеху и устойчивому развитию.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка