Поделиться
ЭДО для ритейлера: пересылка электронных счетов-фактур решает все
Системы электронного документооборота уже давно используются на российском рынке для увеличения производительности работ с документами. Однако законопроект, позволяющий выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде при взаимодействии двух компаний, был принят только год назад. Этим немедленно воспользовались крупные розничные сети. Одним из ритейлеров, запустившим процесс перехода на электронные документы, стала компания BILLA.В современных условиях даже небольшая компания использует огромное количество коммерческих и финансовых документов. Традиционные схемы бумажной или электронной работы с документами существенно ограничивают потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков. Бумажный документооборот – огромен, требует дополнительных средств на расходные материалы, услуги почты или курьеров и пр. На этом фоне системы электронного документооборота позволяют существенно снизить издержки и повысить производительность при взаимодействии компаний. Отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через интернет, значительно сократив затраты на обеспечение данного бизнес-процесса.
Закон помогает ЭДО
В Европе уже давно активно развивается рынок систем электронного документооборота. В России до недавнего времени существовали законодательные барьеры для внедрения аналогичных систем. Продолжительное время счет-фактура был единственным документом, который нельзя было отправить через интернет. Однако летом 2010 года чиновники внесли поправки в статью 169 НК РФ, разрешившие использовать счета-фактуры в электронном виде (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
Сегодня крупные торговые сети стали активно интересоваться автоматизацией межкорпоративного взаимодействия. В качестве примера можно привести сеть супермаркетов BILLA
А в первом полугодии 2011 года утвердили два подзаконных акта. Первый описывает сам процесс выставления и получения электронных счетов-фактур (приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н "Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"). А второй утверждает порядок представления таких электронных документов для проверки по требованию налоговой службы (приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.
Необходимость изменений
В связи с изменениями в законодательстве в крупных торговых сетях стали активно интересоваться автоматизацией межкорпоративного взаимодействия. В качестве примера можно привести сеть супермаркетов BILLA, состоящую из 69 торговых точек по всей России. Организация ведет работу с более чем 600 поставщиками, ежемесячно формируя и отправляя в их адрес большое количество документов, подтверждающих операции. Например, только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 тыс. документов на 127,4 тыс. листах бумаги, среди которых около 20 тыс. – только счета-фактуры. На это тратится более 120 тыс. рублей – на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах ритейлера и занимает много места.
Каждый документ от момента его создания до момента получения поставщиком проходит одну и ту же процедуру: его печатают, подписывают, на нем ставят печать, затем отправляют по почте.
Длительный срок подготовки и отправки документов вызывает недовольство поставщиков и затрудняет взаимодействие с ними. К примеру, ритейлер начисляет премии, отправляет документ, подтверждающий это. Поставщик получает документы только через месяц и в случае несогласия с новыми условиями сообщает об этом в розничную сеть.
Поэтому, чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов и счетов-фактур, а также сделать их оборот в цепочке "ритейлер-поставщик" оперативным и контролируемым, компания BILLA решила перейти на электронные версии документов.
Поиск решений
Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP, которой пользуется BILLA, на отправку всем поставщикам электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях. Это позволило определенным образом выстроить цепочку по оперативному информированию поставщиков, но не избавило от большого объема бумажной работы – документ по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой.
В результате поиска новых решений в мае 2011 года с компанией "СКБ Контур" была достигнута договоренность о реализации пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети. Система для обмена электронными документами "Диадок", разработчиком которой является компания СКБ Контур, идеально подходила для решения проблем ритейлера, связанных с большим объемом и медлительностью документооборота.
На электронных документах, переданных через такую систему, вместо обычной печати и ручной подписи ставится электронная подпись. Такие цифровые документы, переданные через "Диадок", обладают юридической силой – их не нужно дублировать на бумаге и высылать почтой. Начать процесс перехода на электронные документы было решено с документов по премиям и возвратам.
Выход найден
Так как BILLA работает с австрийской системой, то на начальном этапе возникли сложности со стандартизацией загрузки сформированных документов в систему "Диадок". "СКБ Контур" решил проблему при помощи специально созданного приложения, которое организует массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам. Оно позволяет без лишних затрат времени и усилий перевести файл со счетом-фактурой в электронный вид и отправить поставщику.
Все затраты по отправке документов розничная сеть BILLA взяла на себя. От поставщиков требовалось только подключение к системе. За три месяца внедрения системы электронного документооборота и его тестовой работы компания потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и прочее в размере 120 тыс. руб. Инвестиции в проект были вложены собственно в разработку решения, а также в оплату пересылки документов через систему "Диадок".
"Новшества всегда вызывают опасения. Многие думают, что еще нет практики по электронным документам, подписанным ЭЦП, что с аудиторами и налоговыми инспекторами будет слишком много проблем. Во-первых, практика есть. Сейчас фактически не существует компаний, которые носят бумажные платежные поручения в банк. Все высылают платежки из офиса, подписывая их ЭЦП. Были ли у кого-нибудь из-за этого проблемы с аудиторами или налоговой инспекцией? Нет. Так же и с другими документами: компании могут обмениваться ими в электронном виде, тем самым, упрощая себе работу и повышая производительность труда. Благодаря высокому проникновению интернета и наличию компьютеров в каждом офисе это становится реальностью", – комментирует Александр Грибановский, исполняющий обязанности главного бухгалтера розничной сети BILLA.
Короткая ссылка
