Поделиться
Эволюция СЭД: что за горизонтом?
Развитие систем управления документами только за счет дополнительных возможностей и функций вряд ли позволит таким решениям эффективно отвечать потребностям бизнеса. Рынку нужны новые направления и свежая струя. Куда стоит посмотреть производителям и как должна эволюционировать СЭД? Целью встреч рабочей группы, состоящей из лидеров ECM-рынка, с десятками ИТ-руководителей заказчиков, было размышление над вопросами будущего СЭД. Где передний край индустрии ЕСМ? Как эволюция социальных бизнес-систем воздействует на будущее ЕСМ? Какие проблемы встают перед конечными пользователями, которые хотят лучше эксплуатировать свои информационные системы, чтобы повысить оперативность, лучше взаимодействовать с заказчиками? Эти ключевые моменты обсуждали клиенты и поставщики, и многие из них удалось прояснить. Интересно, что встречи проходили под председательством Джеффри Мура – автора множества технологических книг и публикаций, из которых стоит особо выделить "Пересекая пропасть" и "Внутри торнадо". Итоги серии встреч также представлены в общей презентации под названием "История будущего ЕСМ".Группа пришла к единодушному выводу, что в существующей парадигме ("…Enterprise Content Management (ECM) – это технологии, используемые для захвата, управления, хранения, сбережения и предоставления контента и документов") и назначении ("инструменты и стратегии ЕСМ призваны управлять неструктурированной информацией организации, где бы эта информация не находилась…") системы управления корпоративным контентом достигли границ своего развития. В целом, этот вывод применим и к отечественным СЭД.
Во что превратятся СЭД и ECM?
Если не вдаваться в специфику СЭД и ЕСМ, можно считать, что и те и другие являются системами документирования, то есть отражают процессы, оторванные от бизнес-задач и основной деятельности большинства бизнес-специалистов. И если искать пути эволюции систем данного класса, то однозначно – в направлении приближения к бизнес-ценностям. Если оставить все как есть и продолжать лишь углублять существующие возможности систем документирования, эффективность работы таких решений начнет падать.
Трагедию систем документирования можно определить так. Бизнес-специалист, менеджер, работник интеллектуального труда вполне в состоянии осознать, что "если решение не задокументировано, его не существует", принцип "документировать, что делать и делать, что задокументировано" - правильный, а также принять другие ценности. Но от связанных с документированием "накладных" обязанностей и функций эта категория специалистов всегда будет стремиться отказаться. Поэтому если бы система документирования была способна предоставить свои сервисы в контексте бизнес-задач и при этом взять на себя все связанные с этим рутинные операции, то это можно было бы считать ее благородной миссией. Решение этой задачи открывает новые возможности для ЕСМ/СЭД.
По мнению Кена Бисконти, вице президента IBM по продуктам и стратегии Enterprise Content Management, новой задачей и назначением (мечтой) ЕСМ является достижение того "совершенного мира, когда нужная информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов".
Эволюция СЭД
| От управления документами… | …к управлению бизнес-деятельностью |
| Документ — единица взаимодействия | Общение и взаимодействие — в основе СЭД |
| Точность и полнота (исключение потерь и искажений) | Безотлагательная доступность — один из ключевых принципов |
| Упорядочение и регламентированное хранение | Произвольность форм |
| Индивидуальное авторство | Коллективное творчество |
| Обеспечение долговременной целостности | Скоротечность ассоциированных процессов |
Источник: "Интертраст", 2012
Вооружение новыми, близкими бизнес-пользователям инструментами избавляет этих людей от несвойственных им задач и приближает системы документирования к бизнесу. Но есть еще одно препятствие – сложность. По выражению Рэя Оззи (создателя Lotus Notes), "Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство".
Короткая ссылка
