Поделиться
Как повысить эффективность бизнеса с помощью цветной печати
Очевидно, что в настоящее время цветная печать доступна и работает на бизнес. При этом многие компании все же стараются обойтись монохромными устройствами, так как уверены, что в противном случае их расходы неоправданно возрастут. Однако это не совсем так. Современные технологии готовы гарантировать эффективность и контроль. Рассмотрим, как. Причиной этого заблуждения является многолетняя практика использования персональных цветных устройств печати в бизнес-задачах и сопровождающая такую практику проблема контроля за расходами. Корни этой ситуации лежат как в технической плоскости, так и связаны с человеческим фактором. Так, например, исследования утверждают, что сотрудники компаний, в которых установлены устройства печати, практически не чувствуют персональной ответственности за себестоимость отпечатка, многие относятся к печати безответственно, выводя на принтер личные документы, либо документы в цвете, для которых это не требуется – данные для личного ознакомления, распечатки страниц сайтов, электронных писем и другие документы, которые после прочтения практически сразу же отправляются в корзину. При этом корпоративные правила, если они сформированы только на основе внутренних распоряжений и приказов, практически не оказывают влияния на поведение персонала, и только использование технических средств контроля и мониторинга оказывается эффективным инструментом.
Экономия и контроль
Контроль за цветом и за целевым использованием оборудования на современном предприятии является одним из важнейших вопросов, и уже существуют развитые инструменты, в том числе и бесплатные, такие как Universal Login Manager, позволяющие чётко разграничивать права доступа и возможности, предоставляемые сотрудникам. Например, при помощи бесплатной системы ULM или модульной uniFLOW можно обеспечить авторизацию пользователей на устройстве, собирать информацию для статистического анализа ответственными за контроль расходов сотрудниками, ограничить возможности по использованию цвета пользователями и группами. Авторизация на устройстве возможна при помощи современных простых технологий, не требующих от сотрудников предприятия особых знаний – при помощи бесконтактных и магнитных карт, через интуитивно-понятное меню на самом устройстве, в том числе с использованием системы цветных аватарок, с возможностью назначения персонального пин-кода или пароля для доступа.
Авторизация на устройстве возможна при помощи бесконтактных и магнитных карт
Для минимизации расходов на печать, а также с целью усиления информационной безопасности предприятия может быть использована система, которая не позволяет устройству начинать распечатку до момента авторизации пользователя одним из множества доступных описанных выше способов. Это позволяет избежать рисков, связанных с выводом на печать конфиденциальных данных, доступ к которым в офисах, организованных по принципу open space, может получить любой проходящий мимо устройства. Это также минимизирует расходы, возникающие в ситуациях, когда сотрудники отправляют документы на печать и забывают о них, будучи загружены другими делами.
В целом, говоря о возможностях контроля, стоит отметить важность системы отслеживания использования устройств. При помощи системы отчётов администраторы могут получать базовую статистику, а при необходимости развернуть расширенную версию с полным протоколированием, что позволит отслеживать использование всех возможностей устройств с привязкой к отдельным пользователям и группам, в том числе производить мониторинг печати, сканирования и копирования документов, сделать подконтрольным использование факсимильной связи. Благодаря такой системе стоимость каждой операции на определённом устройстве и в целом по предприятию может быть отражена, посчитана и проанализирована, что позволяет выявлять дополнительные потенциальные возможности для экономии средств.
Одним из интересных механизмов является анализ содержимого документов, проходящих через сервер печати, попадающих в устройство во время копирования или сканирования. Если в таких документах содержится конфиденциальная информация, представляющая коммерческую тайну бизнеса, документ попадает в стоп-лист, а информация о несанкционированной работе с данными отправляется офицерам системы безопасности, при этом для самого пользователя система совершенно прозрачна и работает в реальном времени, не увеличивая временных затрат при работе с документами. Вкупе с авторизацией на уровне устройства это позволяет предприятию избежать множества рисков.
Печать как сервис
Возвращаясь к теме цветной печати, необходимо отметить доступность для современных компаний сервисной модели печати, при которой абсолютно прогнозируема и стоимость отпечатка, и уровень расходов на печать всего предприятия. Фактически бизнес в рамках этой концепции оплачивает только стоимость отпечатков, и, зная свои объёмы, может быть уверен в экономической эффективности всех процессов, связанных с выводом документов на бумагу. В рамках этой концепции обслуживание устройств ведётся компанией-подрядчиком, что существенно снижает нагрузку на собственный ИТ-департамент предприятия, позволяет снизить расходы и обеспечить гарантированную работу инфраструктуры печати в режиме 24/7. Передача поддержки систем печати на аутсорсинг является актуальным трендом и обеспечивает множество преимуществ, в том числе на предприятиях, для которых большие объёмы бумажного документооборота критичны для основных бизнес-процессов.
Подводя итог, следует отметить, что у современного бизнеса уже есть все механизмы для контроля расходов в области цветной и монохромной печати, а стоимость печати монохромных документов на цветных устройствах сравнялась. Это обеспечивает широкие возможности для эффективного использования цвета в бизнесе, что потенциально оказывает значительное влияние на увеличение эффективности всех основных подразделений предприятия, от финансовых служб до отделов продаж, маркетинга и PR. Благодаря использованию таких инструментов как бесплатная ULM или модульная uniFLOW, возможность полного контроля за расходами и процессами доступна для предприятий любого масштаба, от малого бизнеса, до сети с распределёнными филиалами и множеством серверов печати. Российский бизнес постепенно приходит к пониманию того, что цветная печать не только доступна, но и эффективно считается и контролируется, и что суть всей проблемы заключается лишь в интеграции подходящего инструментария и оборудования для инфраструктуры печати.
Короткая ссылка
