Поделиться
Какую СЭД предпочли энергетики?
Для повышения эффективности любому отраслевому предприятию необходимо оптимизировать работу с информацией, упорядочить документооборот и повысить прозрачность контроля. Здесь, безусловно, не обойтись без СЭД - однако она должна в полной мере учитывать специфику бизнеса того или иного сектора экономики. В январе 2011 года в "Международной энергосберегающей корпорации" (МЭК) было завершено внедрение единой платформы для обеспечения автоматизации общего и договорного документооборота - "eDocLib: Актив Бизнес". Партнером по проекту стала компания "Корпоративные системы - Консалтинг" (КС-Консалтинг).До начала проекта управление документооборотом в МЭК не было ни описано, ни формализовано. Для хранения электронных документов в компании использовалось систематизированное файловое хранилище, а обмен сообщениями и задачами осуществлялся при помощи электронной почты. Не существовало и единого подхода к управлению задачами.
Динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и, соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения эффективности и использования современных технологий для работы с информацией. В связи с этим было принято решение внедрить единую платформу для автоматизации документооборота и управления задачами, также включающую базовые функций CRM. В качестве интегратора была выбрана компания "Корпоративные системы - Консалтинг" ("КС-Консалтинг") – золотой дилер ЭОС.
Определяем цели
Для первого этапа проекта заказчиком были поставлены определенные цели и задачи.
О заказчике
Созданная в 2009 году, МЭК выполняет широкий комплекс работ на промышленных предприятиях и в сетях в области энергетики: от энергоаудита допроектных решений в вопросах электроснабжения, энергосбережения, качества электроэнергии, генерации, тригенерации, отопления, водоснабжения до изготовления запроектированных изделий "в железе", проведении шефмонтажа и пуско-наладки систем на объектах, получения разрешения на ввод в эксплуатацию. Дополнительно компания осуществляет сервисное обслуживание предприятий, модернизацию, техническую поддержку и ремонт оборудования заказчиков.
Так, необходимо было выработать основные правила общего документооборота компании, регламенты учета договорных и коммерческих документов, разработать номенклатуру дел. Помимо этого, требовалось автоматизировать общий документооборот, учет договоров и коммерческих документов и управление задачами, а также создать единое корпоративное хранилище документов неструктурированной информации.
Кроме того, среди задач первого этапа - внедрение в компании основных функций управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): ведение единой базы контактов, обеспечение коллективной работы по перспективным проектам/заказчикам, организация маркетинговых мероприятий, рассылок и т.п. Помимо всего прочего, требовалось обучить ключевых менеджеров и инженеров основным принципам управления документами, заданиями и неструктурированной информацией в "eDocLib: Актив Бизнес".
Переходим к внедрению
Проект стартовал в октябре 2010 года. Сначала путем анкетирования и интервьюирования было проведено обследование процессов общего и коммерческого документооборота. Затем проектная команда выработала рекомендации по организации общего документооборота компании, учету договорных и коммерческих документов.
Следующий шаг - составление отчета-задания по настройке, впоследствии служившего основанием для выполнения данного вида работ. После этого осуществлялась, собственно, настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, настройка прав, регистрация пользователей, затем – шаблонов печатных форм документов и журналов, а потом - системного ПО сервера (Windows Server, IIS, SQL Server). Затем на клиентских местах был установлен модуль интеграции с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию задач и контактов. После этого потребовалось проведение обучающего семинара для ключевых менеджеров и инженеров компании по основным принципам управления документами, заданиями и неструктурированной информацией в "eDocLib: Актив Бизнес".
Короткая ссылка
