Поделиться
Найдена формула информационного обслуживания
Многие средние и крупные компании сейчас выбирают подход к информатизации. Спектр возможных вариантов известен: избирательная или «лоскутная» информатизация, интеграционное решение или комплексная система автоматизации управления (ERP, CRM, SCM и т.д.). Так же хорошо известны недостатки таких решений и, подчас, они носят системный характер. Наш материал посвящен третьему, пока еще менее известному подходу — системе информационного обслуживания.В поисках достоверной информации
Голова профессора Доуэля
Новые гуру информатизации
Всем кубам куб
Свобода знать
В поисках достоверной информации
Ежедневно на стол руководителя ложатся стопки сводок и аналитических отчетов от различных подразделений и служб. И часто, слишком часто, оказывается, что один и тот же показатель выглядит по-разному в трактовке разных подразделений. Приходится выяснять где допущена ошибка, а где и вовсе намеренное искажение информации. Уходит время, подрывается доверие к специалистам. Хуже всего то, что с ростом компьютеризации хаос имеет тенденцию нарастать.
Иногда причина беспорядка может заключаться в отставании информационного развития организации от ее компьютерного оснащения. Компьютеры закуплены, подключены к локальной сети, но идеи о том, как применить эту технику с пользой, приходят далеко не сразу. Особенно актуальной была эта проблема в 90-е годы.
Но время идет, распространяются более осмысленные подходы к информатизации: комплексные системы автоматизации управления, ERP, CRM, SCM и т.д. К сожалению, и эти средства не становятся панацеей. Системы внедряются в разное время, на разных платформах, охватывая разные слои функциональности. В итоге разные системы, как и разные департаменты, выдают свою картину состояния дел. Так, на новом витке развития руководитель обнаруживает прежнюю неразбериху и несогласованность информации. И тогда возможны несколько решений.
|
Олег Шлыгин: Недопустимо, когда важнейшая оперативная информация доходит до руководства с многодневным опозданием
Олег Шлыгин: В статье затронута актуальная тема создания единого информационного пространства предприятия. Известно, что внедрение автоматизированной системы управления предприятием класса ERP требует очень больших временных и финансовых затрат. Сложность задачи, требования к квалификации команды, административные и другие факторы делают риски проектов такого масштаба чрезвычайно высокими. Для динамично развивающегося предприятия единое информационное пространство необходимое условие эффективного функционирования. Недопустимо, когда одни и те же данные хранятся и используются разными службами отдельно, когда Предлагаемый подход по организации системы информационного обслуживания одно из возможных решений. Такой проект не требует масштабных вложений и длительных сроков, но позволяет достичь главной цели создать единое информационное поле для всех служб предприятия. Информационное обслуживание удобная ступень на пути к внедрению корпоративной системы управления. На крупных предприятиях остро стоят проблемы подготовки инвестиционных проектов и формирования по ним плана инвестиционного бюджета. Наиболее важными задачами являются: создание единой многопользовательской среды ввода и коррекции данных, устранение повторных вводов, структурирование и систематизация информации, оперативное получение аналитических отчетов по инвестиционным планам и их фактическому осуществлению. В качестве программного решения для подобной задачи нашим предприятием была выбрана система информационного обслуживания OLRIS от компании «Заказные ИнформСистемы». Ее отличает полное соответствие функциональности требованиям, предъявляемым к системам подобного класса и описанным в статье. OLRIS имеет удобный интерфейс и ряд полезных особенностей: специальное CNews.ru: Спасибо. |
Предложенный подход к организации системы информационного обслуживания для CNews.ru комментирует Олег Шлыгин, начальник управления стратегического развития компании «Во-первых, можно удалить все системы, кроме одной самой мощной и, как правило, одной из самых модных. Такой подход особенно охотно применяют в тех случаях, когда планируется повысить капитализацию предприятия, подготовить его к продаже или к приходу зарубежных инвесторов. Естественно, что при этом часто выбирают западную систему ERP-класса, невзирая на расходы и на сложность проекта внедрения. Дороговизна и сложность в таких случаях обусловлены необходимостью автоматизировать основные бизнес-процессы сверху донизу, более того, охватить системой целую группу предприятий. Еще один мотив, зачастую, основной, получить «пропуск» в своего рода элитарный клуб владельцев известных систем.
Второй подход интеграционное решение. Сегодня на рынке представлено много готового интеграционного программного обеспечения (ПО). По большей части, тоже зарубежного производства. Интеграционное решение позволяет оставить в работе существующие системы, обеспечив их связь и взаимодействие. Однако по сложности и стоимости интеграционный подход не уступает внедрению полноценной ERP-системы.
В данной статье мы хотели бы остановиться на третьем, пока еще менее известном подходе системе информационного обслуживания. Данный подход можно также рассматривать как разновидность интеграционного подхода, его, так сказать, облегченный вариант, который позволяет более взвешенно и осмысленно подготовиться к проекту реальной интеграции или внедрению единой корпоративной системы управления.
В идеологии системы информационного обслуживания не обязательно ждать, пока организация и тем более холдинговая структура будет полностью охвачена комплексной системой или интеграционным решением. Актуальность, достоверность и своевременность информации для руководителя достигается гораздо быстрее и гораздо меньшей ценой. При этом система информационного обслуживания не отменяет необходимость комплексной автоматизации. Она позволяет более четко выявить реальные требования к номенклатуре и интеграции ПО, сделать процесс автоматизации управляемым, сформировать и формализовать требования руководства к информационным фондам.
Система информационного обслуживания включает в себя компактную группу IT-специалистов и специальное программное обеспечение. Сотрудники информационной службы, с одной стороны, должны хорошо понимать потребности руководителей и аналитиков, с другой стороны, глубоко разбираться в природе данных, которые поступают в систему. Соответствующие программные модули обеспечивают загрузку, обработку, рубрикацию, хранение, анализ и представление информации пользователям в наиболее удобном и доступном виде.
Система информационного обслуживания предназначена для работы в условиях, когда бизнес автоматизирован частично, имеется много разнородных подсистем, информация поступает в центральный офис в разных форматах, а иногда просто на бумаге. Система информационного обслуживания в чем-то похожа на голову профессора Доуэля из одноименного романа Александра Беляева. Голова существует отдельно от тела. При этом она остается живой и здоровой, может размышлять и разговаривать. Само собой разумеется, что ее существование поддерживает хитроумная система жизнеобеспечения.
Задача системы информационного обслуживания заключается в том, чтобы принимать, обрабатывать и предоставлять пользователям любые полезные данные: внешние и внутренние, плановые и фактические, стоимостные и натуральные, стандартные и слабо формализованные. После предварительной настройки и при участии группы обученных специалистов система работает практически с любым источником информации, будь то бухгалтерская программа или отраслевая статистическая сводка.
Близким аналогом такого решения являются также средства Business Intelligence. Наиболее важное отличие заключается в том, что для системы информационного обслуживания организационные ноу-хау играют не меньшую роль, чем технические средства анализа и обработки информации. Организационные технологии включают в себя квалифицированный отбор источников данных, мониторинг запросов пользователей и построение регламентов информационного обслуживания. Выполняет эти работы отдельная команда новые гуру информатизации.
Первый шаг в работе службы информационной поддержки анализ информационных потребностей пользователей-абонентов. Ни для кого не секрет, что, принимая решение о внедрении большой информационной системы, руководители точно не знают, какая именно информация им потребуется. Аналитики, специалисты организации, в свою очередь, ориентируются на запросы руководства, хотя, конечно, могут иметь и собственное мнение по ряду специальных вопросов. Задача службы информационной поддержки в том, чтобы выявить основные требования к информации и, в особенности, те потребности, которые потребуют регулярного пополнения информационных фондов.
Следующий шаг поиск и верификация источников данных. Здесь многое будет зависеть от масштабов и специфики организации. Для производственной группы могут преобладать внутренние потоки данных, сведения о работе подразделений, учетная информация. Для финансовой или инвестиционной структуры не менее важны внешние источники: отраслевые, общефедеральные, международные. Служба информационной поддержки должна составить своего рода карту источников данных, определить условия работы с каждым типом источника. В одних случаях потребуется заключить договора с внешними поставщиками информации, в других мобилизовать собственные структурные подразделения и подотчетные структуры. Для каждого типа источников нужно установить регламент, где будет определена периодичность, форма, качество и другие характеристики предоставляемых данных. Таким образом, информационная служба не просто собирает и обрабатывает данные. Она формирует и поддерживает единые корпоративные стандарты и правила работы с информацией.
Далее, получив данные, необходимо сформировать структуры хранения для различных типов информации. За продуманной структурой хранения стоит большая работа по анализу и рубрикации, которая требует от специалистов хорошего знания предметной области, четких представлений о назначении данных и, само собой, владения техническими приемами обработки информации. Загрузка из внешних источников производится автоматически. Специалисты должны выполнять мониторинг результатов автоматической загрузки плоских файлов и баз данных, а при необходимости выполнять сканирование полученных документов и ручной ввод из неоцифрованных источников.
На создании хранилища работа с информацией не заканчивается. После этого необходимо подготовить аналитические представления информации для пользователей. Система информационного обслуживания включает разные методы представления данных от витрин данных до таблиц в офисных приложениях типа MS Excel, Word и других приложений MS Office.
В соответствии с идеологией «сверхтонкого» клиента основной объем информации пользователь получает через интернет-браузер. Такой подход позволяет обеспечить доступ к корпоративному хранилищу из любой точки с качественным подключением к сети интернет или интранет. При этом система в обязательном порядке производит аутентификацию пользователя.
Система информационного обслуживания, несмотря на стандартные средства отображения данных, обеспечивает каждому пользователю персонифицированное рабочее место, сохраняет его индивидуальные настройки и запросы к информационным ресурсам. Все эти индивидуальные особенности, в свою очередь, становятся важным источником информации для службы информационной поддержки, которая в дальнейшем учитывает требования и привычки пользователя в процессе пополнения и развития хранилища.
К регулярным обязанностям службы информационного обслуживания относятся функции мониторинга запросов пользователей, в которые входят:
- анализ потребностей абонентов в информации;
- администрирование и контроль работы абонентов;
- управление правами абонентов;
- сбор статистики и анализ использования абонентами информационных ресурсов системы.
По мере того как у пользователей появляются новые требования к содержанию и структуре информации, эти требования учитываются специалистами информационной службы при отборе источников и наполнении хранилища данных.
Постоянный поиск и проверка источников, как во внешнем мире, так и внутри организации, должны обеспечить высокое качество информации, поставляемой для аналитиков и руководства, избежать избыточной и противоречивой информации в хранилище, избавиться от «мусора» в отчетах.
В идеале единый информационный фонд содержит целостную систему знаний организации. Его создание обеспечивает отчуждение в пользу организации опыта аналитиков и экспертов, снижение рисков зависимости от отдельных специалистов. Закрепление знаний организации, обеспечение унифицированных правил владения и использования информационных ресурсов формирует своего рода «память» организации, сложный, но управляемый фонд накопленного опыта.
Обслуживание специалистами собственно информационного фонда включает очистку, рубрикацию и сортировку поступающих данных. Чтобы сделать эти процессы максимально технологичными, необходимо в самом начале определить цели использования информации и на основе этого анализа сформировать единый каталог показателей, витрин данных (многомерных кубов) и тематических рубрикаторов (см. рисунок). А наличие многомерных кубов и обилие хранимых показателей подразумевает развитый механизм поиска информации.
По мере развития организации или отдельных направлений ее деятельности состав и объем показателей изменяется. Поэтому система информационного обслуживания в идеале должна обеспечить гибкость и возможность практически неограниченного расширения по составу и объему.
Одним из возможных, и на наш взгляд оптимальных, технических решений, способных обеспечить высокий уровень гибкости, является использование метаданных. Именно средствами метаданных может быть обеспечен такой режим развития, когда сотрудники информационной службы самостоятельно расширяют структуру хранилища без участия программистов.
Использование метаданных позволяет также работать с исходными данными из программных комплексов разного класса и назначения: ERP, CRM, SCM и т.д. Еще одна важная область применения метаданных автоматический контроль целостности информации в хранилище.
Система информационного обслуживания дает руководителю возможность лично запрашивать информацию из системы, пользуясь простым, интуитивно понятным интерфейсом. Например, он может воспользоваться механизмом быстрого поиска информации по ключевым словам/фразам на основе тематических словарей-индексов.
С таким инструментом руководителю не нужно каждый раз обращаться в службу автоматизации или в профильный департамент, чтобы найти нужный показатель или посмотреть график за отчетный (или произвольный) период. Он может самостоятельно указать начальную и конечную дату выборки, ограничить запрос наиболее важными показателями или, напротив, захватить более глубокую аналитику.
Получив подробный запрос, система сформирует соответствующую таблицу и автоматически построит графики. Здесь же руководитель найдет первичные документы или отчеты, а если окажется, что их в системе пока нет, достаточно дать задание специалисту информационной службы, чтобы впредь данный раздел всегда включал соответствующие материалы. Режим конкурентной работы и механизмы контроля целостности данных позволяют ИТ-специалисту (администратору) сразу выполнить задание и результаты будут доступны пользователю уже в текущем сеансе работы.
Интеллектуальное рабочее место пользователя включает навигатор по ресурсам хранилища с возможностью персональной настройки. По результатам сеанса работы происходит сохранение рабочего контекста, требований и запросов. Пользователи могут самостоятельно настраивать типовые отчеты и справки. А для наглядного представления и распечатки использовать возможность их экспорта в офисные пакеты или специализированные приложения.
Для многих руководителей и аналитиков перечисленные возможности до сих пор могут казаться фантастикой. Тем не менее, соответствующие решения существуют, развиваются и, самое главное, становятся доступны российским предприятиям и организациям.
Короткая ссылка
