Поделиться
Ольга Бычкова: Система бюджетирования показала, что прибыль уходила в “незавершенку” и долги
Системы бюджетирования пользуются все большей популярностью в российских компаниях. Об опыте внедрения такого продукта в интервью CNews рассказывает Ольга Бычкова, финансовый директор холдинга «Управляющая компания "Юнайтед Норд"».CNews: Как восприняли внедрение системы бюджетирования сотрудники компании? Расскажите, пожалуйста, о мотивации персонала.
Ольга Бычкова: Конечно, сложности были. Мы прошли все этапы: от неприятия новшества, равнодушия и сопротивления новым правилам, до осознания их необходимости для успеха компании. Вот чего не было, так это откровенного саботажа. Конечно, приходилось объяснять, уговаривать, доказывать, но, в общем, я считаю, что процесс адаптации к системе прошел достаточно спокойно.
Мотивация была достаточно простой, она и сейчас работает: бонусы большинства сотрудников компании привязаны к финансовым результатам ЦФО, в состав которого они входят. Если подразделение является прибыльным, то учитывается степень участия каждого сотрудника в прибыли. Мотивация сотрудников обслуживающих структур (центров затрат) – от экономии затрат. Как в любом процессе, на начальном этапе были сложности, изменения, корректировки – предугадать все сразу невозможно. Но если есть задача и есть команда людей, которая заинтересована в ее выполнении, то результат будет положительный.
CNews: Когда стали видны первые результаты работы системы?
Ольга Бычкова: Можно сказать, что это произошло, как только система начала функционировать, т.к. сразу же заработал механизм автоматического сбора данных. Но более ощутимые, весомые результаты мы увидели почти через год, когда стали автоматически формироваться все балансы и рассчитываться показатели.
CNews: Расскажите, пожалуйста, о реальных преимуществах, которые получила каждая служба холдинга от внедрения системы бюджетирования.
Ольга Бычкова: Прежде всего, необходимо сказать о главном преимуществе внедрения системы автоматизации бюджетирования: мы получили возможность оперировать консолидированными и достоверными данными, которые поступают как из различных учетных систем, используемых в компании, так и из всех ее филиалов.
Финансовая служба получила возможность ежедневного учета и контроля состояния финансовых ресурсов компании. Специалисты понимают, насколько это важно: в любой момент иметь под рукой самую актуальную и точную информацию о состоянии дел в компании.
Для менеджеров (особенно это актуально для сотрудников центров прибыли и центров инвестиций) – это ежемесячная, своевременная и достаточно развернутая информация по деятельности конкретных подразделений с глубоким анализом полученных результатов, соответствия бизнес-плану. Это позволяет увидеть отклонения и определить перспективы их сокращения, если отклонения негативные.
Рядовые сотрудники получили реальный стимул к повышению своей заработной платы. Более совершенная система бюджетирования и контроля постепенно способствовала росту наших производственных и финансовых результатов. Приведу несколько примеров по ЗАО «Норд-Сервис», где за полтора года достигнуто существенное увеличение прибыли.
Внедрив «Контур Корпорацию», мы смогли реализовать технически сложный пообъектный учет затрат. Благодаря этому сегодня мы знаем, во что нам обошелся ремонт каждой конкретной скважины, это позволяет указывать обоснованную цену наших работ. И если раньше никто не мог гарантировать, принес ли объект прибыль, или затраты по нему превысили доход, сегодня мы полностью контролируем нашу рентабельность.
И еще один пример. Как только мы получили возможность ежемесячно «мониторить» показатели баланса, мы увидели опасную связь в динамике показателей операционной прибыли, дебиторской задолженности и незавершенного производства. Получалось, что постепенно наша прибыль уходила в накапливание “незавершенки” и долгов. Причем, увидеть эту взаимосвязь удалось только на достаточно длинном статистическом интервале, что возможно, только если вы действительно систематически отслеживаете эффективность. Обнаружив проблему, мы в течение нескольких месяцев вычленили несколько «узких мест», удлиняющих промежуток между началом работ на скважине и получением денег. В результате длительность финансового цикла удалось сократить более чем вдвое.
CNews: Можно ли говорить о перспективах проекта?
Ольга Бычкова: Думаю, да. Недавно закончен консалтинговый проект по разработке системы мониторинга и факторного анализа. Там интересно реализована система визуализации. И сейчас совместно со специалистами компании Intersoft Lab мы прикидываем, можно ли ее интегрировать непосредственно в систему бюджетирования. Это важная для нас задача и интересная перспектива.
CNews: От каких ошибок Вы, используя накопленный опыт, могли бы предостеречь своих коллег, которые только начинают внедрение бюджетирования?
Ольга Бычкова: Прежде всего, я бы обратила внимание на тщательное написание технического задания. Очень точно надо обозначить типы бюджетов, степень их детализации, уровень аналитики, перечень статей, балансовые особенности и многое другое. В техническом задании должно быть максимально отражено, что хотят видеть участники бюджетного процесса в результате (особенно менеджеры). Для этого они должны четко сформулировать свои требования к системе. На основе этих требований и пишется техническое задание. Если к этому процессу подходить максимально серьезно и тщательно, то это будет надежной страховкой от многих ошибок в будущем.
Необходимо обратить внимание на оптимальность организационной структуры. Любые изменения в ней влекут за собой замены в финансовой структуре. А это, в свою очередь, требует перенастройки автоматизированной системы. И даже если это можно сделать, как в программном продукте Intersoft lab, последующие сложности с анализом информации доставят немало неудобств.
И последнее, о чем хотелось бы сказать: у проекта должен быть руководитель со стороны заказчика, который отвечает за результат, и сильная менеджерская команда единомышленников, способная преодолеть любые сложности и найти самые неожиданные решения, которые приведут к решению поставленных задач. В противном случае, все самые благие намерения останутся на бумаге.
CNews: Спасибо.
Короткая ссылка