Зачем ведущему вузу страны единая платформа по управлению печатью?

CNews: Почему Академия решила внедрить решение, предназначенное для крупных корпораций?

Сергей Геннадьевич Ермаков: Академия – крупная структура, в которой трудятся и учатся десятки тысяч человек. По количеству пользователей внутренней информационной системы РАНХиГС превосходит многие корпорации. Структура Академии тоже сложна – наши пользователи в процессе работы или учебы перемещаются по разным корпусам и даже по разным площадкам учебного заведения. В этих условиях нам нужно развивать современную систему документооборота, способную соответствовать требованиям наших студентов и преподавателей, а также регуляторов. Согласитесь, это весьма непростая задача! Однако, внедрение такой системы позволит существенно сократить затраты на документооборот, которые в наших объемах оказываются значительны.

CNews: Какой экономии вы ждете от внедрения нового решения?

Сергей Геннадьевич Ермаков: Мы ожидаем снижения расходов на работу с документами на 30-40%. Как показывает практика внедрений выбранной нами платформы многие заказчики добились 40% экономии, мы считаем, что если учесть тот факт, что у нас почти 100 тысяч преподавателей и студентов наши результаты будут близки к лучшим показателям. Причем платить за внедрение системы Академия будет однократно, а экономию получать каждый месяц и каждый день.

Сергей Геннадьевич Ермаков: Установка системы Ricoh Streamline NX обеспечивает защиту данных, что предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальным документам и позволяет выполнять печать только их владельцам.

CNews: За счет чего получается такая экономия?

Дмитрий Коньков: Если коротко – то к экономии приводит оптимизация процесса документооборота. Ожидаемая экономия прямых затрат составит не менее 20%, экономия с учетом косвенных затрат, включая затраты на одну операцию в подобных решениях позволят сэкономить от 20% до 40% рабочего времени сотрудников Академии. Путь каждого документа в системе становится проще, рабочие процессы сотен сотрудников, связанных с этим документами идут быстрее, экономя таким образом десятки тысяч часов рабочего времени ежемесячно. Появляется возможность оптимизировать использование принтеров, сканеров и МФУ, в частности, уменьшить их простои, минимизировать применение техники компании в личных целях отдельными сотрудниками и т.д.

В дополнении к этому, информация по статистике печати в реальном времени позволит лучше контролировать закупку расходных материалов и их использование на каждом конкретном устройстве. Кроме того, стоит помнить о косвенной экономии, например, как отмечают наши клиенты, для них важной статьей экономии является снижение рисков – как от проблем, связанных с простоем оборудования, так и от повышения инфобезопасности для всей системы документооборота. Важно, что экономия получается за счет снижения затрат на администрирование системы документооборота и связанных с ней подсистем, ведь Ricoh Streamline NX – система класса «все-в-одном».

CNews: Что значит «все-в-одном» для системы документооборота?

Дмитрий Коньков: Мы предлагаем платформу, объединяющую комплекс приложений и инструментов, предназначенную для управления документооборотом. Платформа Ricoh Streamline NX существует уже в третьей версии, ее функции прошли длительный путь развития и собственной оптимизации. Говоря о Ricoh Streamline NX, мы особо акцентируем внимание на наличие единого интерфейса, развитой функциональности и высокой степени защищенности как платформы, так и создаваемых на ее основе решений, что по понятным причинам повышает эффективность работы всех сотрудников – от высшего руководства до системных администраторов. У организации есть возможность автоматизировать значительную часть действий, необходимых для корпоративного документооборота, причем наша система может работать как независимо, так и вместе с ранее развернутой системой управления документами.

Дмитрий Коньков: Мы особо акцентируем внимание на наличие в системе Ricoh Streamline NX единого интерфейса, развитой функциональности и высокой степени защищенности как платформы, так и создаваемых на ее основе решений.

CNews: Сколько принтеров и МФУ подключено к системе в Академии?

Сергей Геннадьевич Ермаков: На данный момент в Академии развернут пилотный проект, к которому подключено 7 устройств, работающих во «внутреннем контуре». На опыте реальной эксплуатации мы сможем оценить, насколько удобны функции администрирования, мониторинга и контроля решений печати или копирования. После завершения пилотного проекта будет принято решение о направлениях и последовательности дальнейшего масштабировании системы. Система кампусов Академии, разбросанных по разным районам Москвы, а также наличие филиалов в регионах страны открывают широкие перспективы для масштабирования. Однако, следует понимать, что структура РАНХиГС настолько велика и сложна, что внедрять систему придется поэтапно.

CNews: Требует ли система новых принтеров и МФУ или позволяет также работать с унаследованным оборудованием?

Дмитрий Коньков: Streamline NX позволяет интегрироваться с устройствами для печати и сканирования, которые ранее использовались. Оборудование, ранее установленное в РАНХиГС, уже в рамках «пилота» частично подключено к нашей системе, что позволяет, например, вести статистику использования, планировать закупки расходных материалов и т.д. Разумеется, наша система поддерживает масштабирование, которое может быть крайне гибким: как горизонтальным в рамках одного сервера, так и вертикальным с увеличением числа серверов. В условиях развертывания решения с «пилотного проекта» на всю инфраструктуру Академии данная возможность окажется особенно приятной.

CNews: Какие особенности отметите в данном внедрении?

Дмитрий Коньков: В силу сжатых сроков у нас не было времени на установку демо-стенда для проверки работы решения в среде Академии, систему внедряли практически «с колес». Однако, благодаря гибкости Streamline NX и опыту задействованных в реализации инженеров система в пилотном варианте была легко внедрена и запущена в «боевую эксплуатацию». Адаптация, разумеется, потребовалась, но на данном этапе она была минимальной.

CNews: Академия существует давно, документооборот был отлажен, почему интерес к данному решению возник именно сейчас?

Ермаков Сергей Геннадьевич: Документооборот Академии, как и любой другой крупной структуры, безусловно, имеет свою специфику. Например, система документооборота не обеспечивала современных возможностей печати с авторизацией, доступной в каждом из филиалов. В результате сотрудникам при печати документов при перемещении из филиала в филиал, нужно было либо использовать «флешку», либо печатать с чужого компьютера, либо брать с собой свой мобильный компьютер, причем все решения старомодны, не очень удобны в современных условиях и, что важно, создают проблемы, связанные с конфиденциальностью. Установка системы Streamline NX сделала решение таких задач заметно проще и позволила распечатывать нужные материалы непосредственно на месте их требования, что удобно для профессорско-преподавательского состава и для административного персонала. Также обеспечена защита данных, что предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальным документам и позволяет выполнять печать только их владельцам. Другая задача, которую решает внедренная система – учет и мониторинг устройств. Централизованная информация о состоянии техники, объемах печати, востребованности оборудования и другими параметрами выдается администраторам в виде удобных отчетов, которые Streamline NX генерирует в автоматическом режиме. Очевидно, что это позволяет ИТ-службам быстро узнавать об изменениях требований и вносить их в зависимости от новых потребностей учебного заведения.

CNews: Каковы оценочные сроки окупаемости?

Дмитрий Коньков: Сейчас мы только реализуем пилотный этап и нам сложно дать точный ответ на этот вопрос. Во-первых, мы не можем разглашать цену проекта, это коммерческая тайна, раскрыть которую могут только представители Академии. Во-вторых, из-за упомянутых выше крайне сжатых сроков и из-за пожеланий Академии мы не проводили аудит печатных устройств. Думаю, после полного внедрения во всех корпусах и ее эксплуатации в течение года мы сможем совместно с Академией обнародовать информацию по эффективности решения.

CNews: Какие планы у Ricoh и Академии по дальнейшему расширению системы документооборота?

Ермаков Сергей Геннадьевич: В дальнейшем планируем увеличение числа подключенных устройств в системе, но планы развития не только количественные, но и качественные, Streamline NX многое позволяет. Работа со студентами требует внедрения все большего количества новых сервисов, быть актуальным и современным сегодня крайне важно. Сейчас, в частности, идет речь о создании «внешнего контура», предназначенного для предоставления сервиса печати студентам. Для этого есть планы использовать систему MyPrint, которая может быть установлена поверх Streamline NX и позволяет принимать оплату за услуги печати и даже выдавать чеки в соответствии с действующим законодательством.