Трансформация финансовой функции становится трендом для крупных ритейлеров. Порой корпорации поражают размахом, внедряя единое решение в десятках стран присутствия. Какие выгоды от такой сложной цифровизации получают компании и как меняется функция простого бухгалтера в эпоху тотального диджитала?
HR-эффект облачной трансформации
Ритейлеры, наряду с банками и телекоммуникационными компаниями, можно считать локомотивами мировой цифровой трансформации. Конкуренция на этом рынке огромна, поэтому не удивительно, что компании стараются опередить конкурентов за счет наиболее оперативной и приносящей реальное ускорение бизнесу автоматизации. Перед мировым гигантом — компанией Auchan Retail — встали несколько вопросов, связанных с эффективностью финансовой функции, которые коснулись и российских подразделений.
Среди ключевых препятствий на пути к трансформации оказались ограничения для применения цифровых технологий и работа с бумажными документами, фокус на финансовые ресурсы вместо добавленной стоимости, а также сложная финансовая ИТ-инфраструктура, которая не позволяла добиться операционной эффективности. Лейтмотивом решения этих проблем должно было стать привлечение молодых специалистов, которых, конечно, интересуют не рутинные операции, а творчество, которому в бухгалтерии тоже есть место.
«Мы хотели начать работать по другому, быть более эффективными и клиенториентированными, отвечать требованиям нашего бизнеса и работать с нашими сотрудниками, — прокомментировала суть стоявших перед бизнесом задач Татьяна Семенихина, директор проекта по цифровой трансформации финансов «Ашан Ритейл Россия» (в период c декабря 2017 года по октябрь 2019 года), лидер по трансформации финансов в Auchan Retail. — И у самих наших сотрудников уже совсем другие ожидания от того, что они делают в офисе, они хотят развиваться профессионально и компании нужно меняться ради этого».
Одно решение — на все страны присутствия
В число первоочередных задач, решение которых помогло бы исправить ситуацию, попали унификация и стандартизация бизнес-процессов, улучшение процессов контроля и обеспечения соответствия требованиям регуляторов, оптимизация бэк-офиса и ускорение роста эффективности. Изменения дали бы возможность сотрудникам финансовых подразделений Auchan выполнять свою работу проще и эффективнее, фокусироваться на анализе и финансовой экспертизе. Аналогичным образом должна была измениться функция самого бухгалтера, лучшими друзьями которого по плану должны были стать цифровые технологии и автоматизация процессов, электронный документооборот и распознавание документов, что превращало бы обычных сотрудников бухгалтерии в экспертов. Достигать поставленных задач решили с помощью модернизации инфраструктуры и попутного снижения стоимости ИТ-ресурсов.
На технологическом уровне предпосылками к цифровой трансформации стали ограниченность возможностей управления мастер-данными между ИТ-системами, сложность массового перехода на электронный документооборот в существовавшем ИТ-ландшафте (текущие системы имели ряд ограничений, что снижало шансы на достижение показателей по эффективности). К тому же, использовавшаяся в компании по всему миру система Oracle E-Business Suite 11 была сильно кастомизирована, что ограничивало возможности ее обновления, создавало лишнюю административную нагрузку на бэк-офис и влияло на рентабельность компании. Усугублялась ситуация тем, что в разных странах использовались отличные друг от друга инсталляции системы Oracle E-Business Suite 11, отягощенные локальными доработками, а в России применялись еще и продукты «1С».
«Мы поняли, что на уровне холдинга все мы работаем одинаково: будь то Auchan во Франции, России, Польше или где-то еще. Как минимум 80% бизнес-процессов у нас практически идентичны, а 20% расхождений связаны с локальными налоговыми требованиями. Так мы пришли к тому, что нужно единое решение. Мы посчитали, во сколько нам обойдутся разные модели развертывания ИТ-системы. При использовании традиционной модели расходы и нагрузка на основной бизнес холдинга получались колоссальными. Облачное решение оказалось оптимальнее и гибче. Кроме того, использование единой системы давало нам возможность объединить ИТ-экспертизу всех отделений в разных странах. Платой за это было использование единого базового-решения и стандартной функциональности систем, но мы были к этому готовы», — подчеркнула Татьяна Семенихина.
В концепцию нового единого ИТ-инструмента для бэк-офиса Auchan Retail отлично легли планы по внедрению роботизации процессов и чатботов, другие преобразования, которые должны были облегчить жизнь бухгалтеров и избавить их от рутины.
Единое финансовое мышление
Проект стартовал в конце 2017 г. На начальном этапе были унифицированы бизнес-процессы между подразделениями Auchan Retail во всех странах мира. В первую очередь стандартизация коснулась видения новой операционной модели управления. Были поставлены задачи создания единого финансового мышления для всех стран присутствия, перехода к управлению изменениями через развертывание ядра ERP-решения, базирующегося на индустриальном подходе.
«На стадии выбора решения мы делали референс-визиты в другие компании, как в России, так и за рубежом. В некоторых из них мне довелось принять участие. В частности, во Франции мы изучали опыт телеком-оператора Orange, который развернул решение Oracle ERP Cloud. Интересно отметить, что оно запущено во всех странах присутствия оператора, кроме России. Так мы увидели, как работает Oracle ERP Cloud, и убедились, что проблем с ним нет, — сказала Татьяна Семенихина. — Облачные сервисы Oracle ERP Cloud максимально подошли для автоматизации наших обновленных бизнес-процессов, а также в большей степени, чем другие решения, соответствовали разработанной нами новой операционной модели управления и отвечали ИТ-стратегии, направленной на повышение уровня централизации».
После этого на глобальном и локальном уровне были выбраны интеграторы, в России им стала группа «Борлас». При этом проектная группа, в которую входили локальная бизнес-команда и представители интегратора, принимала участие в разработке глобального шаблона внедрения для всех стран. В ходе проработки проекта была изменена методология локального учета под корпоративные решения, а также проведена ранняя подготовка миграции данных из заменяемых систем. В целях адаптация сотрудников проходили регулярные тренинги по развитию компетенций, а управление изменениями коснулось не только финансовой функции, но и связанных бизнес-процессов других подразделений.
Из простых бухгалтеров — в супер эксперты: что дают облачные ERP
Уже к лету 2018 г. в Люксембурге внедрили базовую-модель решения, а спустя всего полгода начали ее опытно-промышленную эксплуатацию в России. Уже в июле 2019 г. на сервисы Oracle ERP Cloud перевели все службы российского «Ашан», включая сети гипермаркетов «Ашан» и супермакетов «Атак». При этом Россия стала пилотной страной, в которой мировой гигант провел цифровизацию финансовой функции.
«К системе подключено около 500 пользователей, которые работают с финансовыми модулями. Основные пользователи — бухгалтеры, проводящие разного рода транзакции и прочие финансовые операции. Помимо них доступ к системе получили те, кто занимается валидацией расходов и одобрением платежей, а также устранением расхождений между заказом, приемкой и счет-фактурой. В данном процессе постоянно возникают разного рода разногласия (по стоимости или количеству закупки материалов, услуг, работ) и для их разрешения используются инструменты и сервисы Oracle ERP Cloud для управления закупками и кредиторами, — отметила Татьяна Семенихина. — Нам удалось унифицировать и стандартизовать бизнес-процессы по трем функциональным направлениям: от заказа расхода до оплаты (P2P, purchase-to-pay), от создания объекта продажи до получения денежных средств (O2C, order-to-cash), от централизации всех бухгалтерских записей до формирования отчетности (R2R, record-to-report). Мы пересмотрели организационную структуру бухгалтерии, ориентируясь на данные бизнес-процессы».
В компании отмечают, что проект позволил серьезным образом пересмотреть функции сотрудников предприятия. В частности, помимо бухгалтеров появились специалисты, эксперты и менеджеры с расширенными функциями. Тем из них, кто занимается закупками и сбытом, даже не нужно иметь бухгалтерское образование: куда важнее их ориентация на KPI бизнес-процесса, вроде своевременной оплаты счетов-фактур, выставления счетов и собираемости средств. Это наглядно продемонстрировало ценность облачных сервисов Oracle ERP Cloud в контексте трансформации нагрузки на сотрудников.
«Раньше бухгалтеры были, по сути, операторами ввода и не были ориентированы на результат. Возьмем процесс закупок, охватывающий наши расходы на оплату заказов. Тут основная ценность для компании заключается в том, чтобы все счета были оплачены вовремя и не было разного рода потерь, как прямых (штрафы от поставщиков, пени за просрочки платежей), так и косвенных, прежде всего репутационных. Теперь расчет показателей эффективности (KPI) для каждого специалиста трансформировался: если раньше бухгалтеру нужно было ввести в систему определенное количество документов, то сейчас важно, чтобы не оставалось не введенной информации и все счета-фактуры были оплачены в срок», — подчеркнула Татьяна Семенихина.
При этом сервисы Oracle ERP Cloud заменили собой целый комплекс разрозненных систем, использовавшихся до начала проекта. За счет этого в Auchan Retail создали общий групповой план счетов и единую базу бухгалтерских транзакций для хозяйственных событий компании во всех странах присутствия. И это значительно упростит тиражирование решения в будущем.
