О чем думает бизнес
Для компании Splat, продукция которой экспортируется в 60 стран мира, планомерное повышение операционной эффективности — один из ключевых приоритетов. Обеспечение слаженной работы географически распределенных офисов, расположенных не только в России и странах СНГ, но и в Латвии, Турции, Китае и Великобритании, требует применения гибких и легко масштабируемых ИТ-решений.
«Сектор FMCG — один из наиболее активных в области цифровизации, — подчеркивает директор по цифровому развитию бизнеса в Splat Анна Морина. — Вопросы о том, как цифровые технологии меняют бизнес и взаимоотношения с потребителями, носят стратегический характер и обсуждаются в компании постоянно. Не случайно еще год назад в Splat было запущено сразу несколько проектов, нацеленных на цифровую трансформацию бизнеса».
Задача одной из стартовавших инициатив состояла в создании единой платформы, способной обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников. И прежде всего — региональных представителей, которым требовались современные средства коммуникации как с локальными офисами, так и со штаб-квартирой в Москве.
Какие сложности возникли в компании
Широкая география бизнеса и большое количество «полевых» сотрудников предъявляли повышенные требования к выбору базового коммуникационного решения: оно должно было стать не просто одним из прикладных инструментов, но прежде всего — связующей платформой для реализации других проектов цифровой трансформации бизнеса. И здесь было важно не ошибиться.
Как и во многих других компаниях, некоторое время назад в Splat была предпринята попытка использовать «народные» мессенджеры для обеспечения коммуникаций между сотрудниками. Однако вскоре стало ясно, что такой подход приносит не столько пользу, сколько многочисленные проблемы, снижает эффективность взаимодействия работников и, главное, представляет угрозу безопасности.
«Использование публичных сервисов с точки зрения сохранения коммерческой тайны просто недопустимо, — делится опытом Анна Морина. — Достаточно только представить себе, что человек, имеющий доступ к чувствительной корпоративной информации, обсуждает рабочие вопросы с коллегами в общедоступном мессенджере, под личным аккаунтом. Компания в таком случае не может ни проконтролировать процесс использования данных, ни предотвратить их утечку, пусть даже и непреднамеренную. А если такой сотрудник уволится, он автоматически унесет с собой всю собранную в чатах информацию».
Какие технологии помогли все изменить
«Мы внимательно следим за тем, как приживается в компании то или иное новое решение и не заставляем коллег страдать, — подчеркивает Анна Морина. — В мире много программного обеспечения и всегда есть выбор. Не получилось с одним продуктом — получится с другим».
Конкурирующие решения нескольких известных производителей ПО были проанализированы с использованием сбалансированной системы критериев. В результате стало ясно, что лучшим вариантом станет применение корпоративной платформы Microsoft Teams, объединяющей в рабочем пространстве чаты, аудио- и видеоконференции, заметки и вложения.
Развертывание началось в начале марта 2020 г. В течение первой декады прошла обкатка силами ИТ-подразделения компании. Вскоре был открыт общий доступ к продукту, по времени точно совпавший с принятием решения о переходе Splat на удаленную работу в связи с введением режима самоизоляции. Буквально на следующий день количество пользователей Microsoft Teams возросло до 484, а вскоре этот сервис стал привычной средой работы для 80% сотрудников компании. Переход на новый инструмент облегчили обучающие сессии, проведенные ИТ-департаментом в первую неделю после его развертывания на всю компанию. Записи этих сессий были выложены в общий доступ и сформировали своеобразный внутренний FAQ.
Что получил бизнес
Важнейшим результатом для бизнеса стала возможность практически мгновенного (в течение одного дня!) перевода сотрудников Splat на «удаленку». Внедрение новой коллаборационной платформы позволило избежать коммуникационных разрывов, сохранить необходимые контуры взаимодействия структурных подразделений и их сотрудников.
Во многом этому способствовало то обстоятельство, что Microsoft Teams — облачное решение, масштабирование которого не требует расходов на увеличение серверных мощностей или расширение используемых телекоммуникационных каналов. Кроме того, переход к использованию этого продукта, изначально ориентированного на корпоративный сегмент рынка, позволил снять множество вопросов, связанных с угрозой утечки конфиденциальных сведений (прежде всего по сравнению с многочисленными массовыми мессенджерами).
Важный показатель той отдачи, которую приносят бизнесу новые информационные технологии — реакция на них сотрудников. После знакомства с базовыми функциями продукта пользователи сами начали проявлять повышенный интерес к его изучению, ощутив себя полноправными участниками процесса внедрения. Результаты проведенного опроса подтвердили, что за несколько недель Microsoft Teams стал безусловным продуктом-лидером для коллектива. «Microsoft Teams сразу же понравился всей нашей команде — от тех, кто работает в офисе, до полевых сотрудников», — отмечает Анна Морина.
Успешно пройденный стресс-тест, связанный с необходимостью перевода сотрудников на удаленную работу, позволил также сделать вывод о том, что существенную отдачу для бизнеса в ближайшем будущем может принести интеграция возможностей Microsoft Teams с другими информационными системами. И в первую очередь — в рамках проекта по повышению прозрачности и управляемости бизнес-процессов, который реализуется ИТ-специалистами Splat с помощью строительства собственного хранилища данных и применения комплексного решения для бизнес-анализа Microsoft Power BI.
Наконец, благодаря развертыванию платформы Microsoft Teams, компании Splat удалось стимулировать процесс формирования самовоспроизводящейся корпоративной цифровой культуры как важного источника повышения эффективности бизнеса и показателей продуктивности цифровых рабочих мест.
«Мы не заставляем сотрудников искать новую функциональность в продукте, но они делают это самостоятельно. Такое творчество интересно людям, а удачные находки сразу же начинают активно использоваться, — отмечает Анна Морина. Количество отзывов о том, как разные подразделения благодаря Microsoft Teams автоматизируют свои рабочие функции, огромно. Такие новации можно и нужно делать повторяемыми, регулярными и одинаковыми — чтобы ими могла воспользоваться вся компания».