О чем думает бизнес
В своей стратегии развития руководство IDS Borjomi сфокусировано прежде всего на заботе о потребителе продукции компании. В период пандемии этот принцип стал особенно важен. Но для того, чтобы нести пользу людям, организация в первую очередь должна сохранять внутреннюю стабильность. Изменившиеся внешние условия подстегнули уже идущие процессы цифровизации внутри компании: переход к использованию современных технологий для эффективной работы и безопасности сотрудников еще до весны 2020 г. был одной из приоритетных задач.
«Мы начали путь постепенной трансформации в конце прошлого года. Введение карантинных мер только стимулировало и ускорило эти процессы. Цифровизация бизнеса уже активно идет, хотя в рамках общего плана мы пока находимся на начальной стадии», — отмечает Кирилл Кукаркин, ИТ-директор компании IDS Borjomi Россия.
Новые вызовы
Залог успеха на пути трансформации — вовлеченность и поддержка процесса всеми сотрудниками компании. Чтобы ее обеспечить, нужна эффективная система коммуникаций на базе единой цифровой среды. Это особенно важно для территориально распределенной компании, так как помогает поддерживать бизнес-процессы между различными офисами (у IDS Borjomi несколько локаций в одной только России — Москва, Новосибирск, Липецк и др.).
«Мы — географически распределенная компания, нам необходимы эффективный диалог друг с другом и постоянный обмен информацией, — говорит Кирилл Кукаркин. — Люди, работающие в одном подразделении, могут находиться в разных городах и даже странах. Например, команда разработчиков «1С» расположена в Липецке. В свою очередь, пандемия спровоцировала запросы на удаленный обмен и эффективные коммуникации между площадками и всеми подразделениями компании. А для ежедневного взаимодействия команд и рабочих групп нужна видеосвязь, возможность демонстрации экрана, обмена файлами и др. Собрания, в том числе и собрания топ-менеджмента, перемещаются в новую информационную среду».
Какое решение было найдено
Решение о выборе Microsoft Teams в качестве единой коммуникационной платформы было принято по результатам консалтингового проекта Microsoft Solution Assessment, реализованного партнером Microsoft — компанией i-Sys. Проект позволил выявить «точки роста» в операционных процессах и коммуникациях, а также сформировать план действий, призванный повысить эффективность жизнедеятельности компании с помощью применения облачных решений. Специалисты i-Sys разрабатывали сценарии использования нового сервиса для отдельных бизнес-процессов и помогали в обучении сотрудников.
На старте проекта инструмент тестировался и впоследствии начал активно использоваться преимущественно сотрудниками ИТ департамента. С момента начала пандемии и массового перехода на удаленную работу Teams в компании применяют по максимуму. Здесь проводят встречи и опросы, планируют задачи и мероприятия, хранят всю необходимую информацию в едином пространстве.
«Microsoft Teams обеспечил все наши потребности в удаленном взаимодействии: стабильное качество связи, в том числе и видео, совместное использование файлов и, при необходимости, организация баз знаний для отдельных групп», — рассказывает Кирилл Кукаркин. По его словам, в Teams удобно структурировать работу, а главное — можно вести проектную деятельность. С одной стороны, решение безопасно для корпоративного использования (есть авторизация пользователей), а с другой — к нему легко подключить внешних участников проектов. Удобство и простоту сервиса оценили и бизнес-пользователи, например, сотрудники HR-департамента начали сами создавать комнаты и организовывать рабочие пространства для других департаментов, уже не привлекая ИТ. Сегодня Microsoft Teams используют более 2000 сотрудников IDS Borjomi, которые работают и в бизнес-подразделениях, и на производственных площадках.
«С Teams мы оказались готовы оперативно перейти на «удаленку», — добавляет Кирилл Кукаркин. — Все произошло быстро и просто, не было никакого негатива: сотрудники ушли по домам с компьютерами и продолжили свою работу».
Что получил бизнес
В IDS Borjomi уже фиксируют изменения, которые произошли в корпоративной культуре. Сотрудники все активнее используют инструмент для рабочего взаимодействия и неформального обмена опытом. Популярны стали такие инструменты Microsoft Teams, как внутренние порталы рабочих групп и Wiki.
«Решение помогло сформировать настоящую площадку, при помощи которой сотрудники могут найти новые идеи, поделиться собственными наработками, усилить свои soft-skills и даже повысить квалификацию, — считает Кирилл Кукаркин. — Уровень вовлеченности сотрудников начал расти буквально на глазах».
Перспективы развития
Теперь, после пройденного «интенсива», следующими шагами в повышении эффективности компании с помощью Microsoft Teams станут консолидация проектной информации в рамках платформы, а также анализ эффективности работы сотрудников.
«Важны такие функции, как обмен документами и их согласование, совместная работа в группах — опыт показал, что это гораздо эффективнее чем электронная почта, так как лучше структурирует информацию, — поясняет Кирилл Кукаркин. — Особенно это заметно при обсуждении проектов в ситуациях, когда приходится возвращаться к сведениям прошлых недель или даже месяцев».
Кроме того, Microsoft Teams поможет руководителям проводить анализ продуктивности сотрудников, чтобы эффективнее работать с командами. С его помощью можно оценить, насколько люди загружены, и эту нагрузку сбалансировать. Так можно будет высвободить время для решения стратегических задач, повысив мотивацию сотрудников, а это — ключ к успеху для всей компании.
* — на основании данных Nielsen RMS для категории «Минеральная вода» за 12 месяцев, завершившихся апрелем 2020 г., для общего рынка розничной торговли в Российской Федерации, действительно по состоянию на 17.06.2020 г. (ООО “ЭЙ СИ НИЛЬСЕН”, 2020 г.)