Поделиться
«Первый бит» внедрил ПО «1С:Бухгалтерия» и «БИТ. Финанс.Холдинг» в «Сиа групп»
Специалисты «Первого бита» внедрили программные решения «1С:Бухгалтерия» и «Бит.Финанс.Холдинг» для бюджетного контроля, что позволило автоматизировать 400 рабочих мест в компании «Сиа групп».
«Сиа интернейшнл лтд» — российский фармацевтический дистрибьютор с более чем 20-летним опытом работы. Основное направление деятельности компании — реализация лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции аптекам и лечебным учреждениям России. На всей территории России работают 34 региональных представительства компании. Современный логистический комплекс обеспечивает оптимальные условия хранения препаратов и своевременную отгрузку продукции. Команда «Сиа групп» сегодня – это 1,5 тыс. сотрудников.
В «Сиа групп» были сложности организации превентивного контроля исполнения бюджетов в связи с тем, что процесс выполнялся в ручном режиме – это трудоемкий процесс и, как следствие, не было возможности отслеживания исполнения бюджетов в режиме онлайн. Все процессы — консолидация фактических данных и приведение к единому формату данных по бюджетам, собранных в MS Excel от ответственных по ЦФО, и отслеживание и хранение версий бюджетов при корректировках в рамках утверждения бюджетов были трудоемкими. Процесс сбора управленческой отчетности из нескольких систем был сложен, из-за отсутствия необходимых аналитических разрезов не хватало важной для бизнеса детализации оперативной отчетности. В компании отсутствовал инструмент для отслеживания исполнительской дисциплины в рамках утверждения проектов договоров и графиков платежей и начислений по договорам.
Так как человеческий фактор при сборе отчетности и большие сроки получения результатов финансового учета в части бюджетирования, консолидации управленческой отчетности и отчетности по международным стандартам снижали качество и сроки работы, было принято решение о внедрении современных систем для автоматизации текущих процессов. Представители «Сиа групп» выбрали в качестве исполнителя компанию «Первый бит», специалисты которой на конкурсном отборе показали более высокую экспертизу.
Были поставлены следующие задачи на проекте: централизация процессов бюджетного управления (бюджетирование, бюджетный контроль, МСФО и управленческая отчетность) в единой информационной системе; создание и настройка всех необходимых управленческих аналитик в системе бюджетного управления; повышение оперативности обмена данными между процессами бюджетного управления; повышение прозрачности и достоверности управленческой отчетности; обеспечение установленных сроков формирования управленческой отчетности; централизация процессов бюджетного контроля в единой информационной системе; организация процесса превентивного контроля исполнения бюджетов затрат и платежей до момента взятия компанией на себя обязательств; создание инструмента гибкой настройки маршрутов согласования и ролевой матрицы доступа; интеграция подсистемы бюджетного контроля с подсистемами бюджетного планирования, подсистемы бухгалтерской и управленческой отчетности; исключение необходимости двойного ввода информации для различных целей; обеспечение установленных сроков формирования управленческой отчетности, повышение прозрачности и достоверности управленческой отчетности; снижение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.
Для решения поставленных задач специалисты «Первого бита» проконсультировали заказчика по выбору программного обеспечения и было принято решение о внедрении конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» с надстройкой «Бит.Финанс», также в рамках проекта были автоматизированы внешние интеграции: односторонняя интеграция «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0+Бит.Финанс» с системой BI; двусторонняя интеграция с системой «1С:Документооборот» с модификацией объектов на стороне «1С:Документооборот» для осуществления бюджетного контроля договоров; односторонняя интеграция с MS Excel для загрузки бюджетов и графиков договоров.
Выбор программного продукта «Бит.Финанс» был определен присутствием в типовой поставке следующих функциональных возможностей: автоматизированное формирование и согласование проекта договора с указанием графиков платежей и начислений; интеграция с подсистемой регламентированного учета; механизм контроля по бюджетам затрат и платежей графиков по договорам; механизм отслеживания состояний и статусов согласования документов в системе; гибкий механизм настройки доступности реквизитов документов в зависимости от состояния и статуса; механизм автоматизированного создания, согласования и исполнения заявок на затраты/заявок на расходование денежных средств на основании графиков по договорам, а также интерактивно, без привязки к графикам; механизм автоматической генерации первичных документов бухгалтерского учета на основании утвержденных заявок с сохранением аналитических разрезов, требуемых для цели управленческого учета.
При внедрении информационной системы было организовано единое пространство для хранения данных, начиная от бизнес-плана и заканчивая сохранением всех связей операций на каждом уровне планирования/исполнения бюджетов. Ввод данных происходит теперь непосредственно в систему при помощи загрузки информации из MS Excel. Удалось построить в системе требуемую эффективную модель превентивного бюджетного контроля, взаимоувязанную с системами электронного документооборота и бухгалтерского учета «Сиа групп» в единый контур.
При автоматизации процессов финансово-управленческого учета достигнуты следующие цели: автоматизирован процесс сбора и согласования функциональных бюджетов по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических вопросах; автоматизирована рассылка оповещений на электронную почту ответственным за задачи в рамках бизнес-процесса бюджетного планирования; автоматизирован расчет бюджета продаж, закупок, логистики (4 плеча, затраты на транспортировку собственным и наемным транспортом, затраты на ФОТ и т.д.) с учетом норм и объемных показателей; расчет себестоимости реализации происходит с учетом из норм маржинальности и других показателей; расчет бюджета движения товарных запасов происходит, исходя из бюджетов закупок, продаж, прогнозируемых остатков на складах и норм оборачиваемости товара; автоматизировано формирование консолидированных мастер-бюджетов, в том числе БДР, БДДС и балансовый учет по группе компаний; автоматизирована аллокация расходов (7 шагов); автоматизирована выгрузка данных об оборотах и остатках на дату в SQL-таблицы для построения отчетов в BI-системе; автоматизировано инициирование, согласование и исполнение проектов договоров и графиков платежей и начислений по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических данных; облегчен процесс согласования проектов договоров, благодаря интеграции системы «1С:Документооборот»; автоматизирован контроль графиков договоров, а также операций платежей и начислений по бюджетам (БДР, закупки, БДДС); автоматизировано создание документов РСБУ на основании утвержденных заявок подсистемы бюджетного контроля; обеспечено формирование управленческой отчетности на основании аналитических разрезов заявок; обеспечено формирование журнала хозяйственных операций по международным стандартам методом трансляции; разработано автоматизированное рабочее место в системе для формирования начислений (accruals); организована работа с датой открытого периода для отражения корректировок закрытого периода в учете МСФО; сокращены трудозатраты в компании «Сиа групп» в подразделениях финансового планирования и управленческого учета на 20%.
Представитель «Сиа групп» отметила: «Сотрудники команды компании «Первый бит» показали себя профессиональными, ответственными и отзывчивыми исполнителями. Благодаря грамотно спроектированной системе «Сиа групп» решила все поставленные на проекте задачи, самой важной из которых являлась автоматизация превентивного контроля. Хотелось бы отметить высокопрофессиональную работу каждого из участников команды. Благодаря глубоким знаниям в области финансового учета и, в особенности, учета и контроля затрат и движения денежных средств, нам удалось построить в системе требуемую эффективную модель бюджетного контроля, взаимоувязанную с системами электронного документооборота и бухгалтерского учета компании в единый контур. После успешной автоматизации бюджетного контроля мы планируем продолжить сотрудничество с «Первым битом» и совместно разработать и внедрить подсистему МСФО и управленческой отчетности».
Короткая ссылка
