Поделиться
АО «Теплоэнерго» использует интеллектуальные сервисы Directum Ario для обработки финансовых документов
АО «Теплоэнерго» задействует интеллектуальные сервисы Directum Ario в процессе оцифровки ПУД для наполнения электронного финансового архива. Время поиска и получения копии документов для проверки ФНС сократилось с двух дней до трех минут.
Компания получает ежемесячно около 30 тыс. первичных учетных документов. При этом 90% ПУД приходит на бумаге. В рамках перехода на налоговый мониторинг компании потребовалось к 1 января 2022 г. создать электронный финансовый архив (ЭФА) и оцифровать первичные документы за 2021 г. Обработка ПУД с помощью искусственного интеллекта позволила ускорить эти процессы и уложиться в заданные сроки.
Сотрудники «Теплоэнерго» уже имеют положительный опыт работы с Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2013 г. Поэтому для оцифровки ПУД выбрали интеллектуальные сервисы Directum Ario. Среди других преимуществ решения — возможность интеграции с 1С:ERP и высокая результативность извлечения и распознавания данных на аналогичных проектах.
Как ИИ-механизмы ускорили работу с ПУД
Для автоматизации наполнения электронного финансового архива компания «Теплоэнерго» использует несколько решений Directum: «Финансовый архив», «Служба ввода документов», коннектор к СБИС и сервисы Ario, которые в автоматическом режиме обрабатывают потоки документов.
До внедрения интеллектуальных сервисов ответственным лицам приходилось подписывать и согласовывать ПУД от контрагентов на бумаге. Затем документы передавали в бухгалтерию для отражения в учете и далее – на хранение в бумажный финансовый архив. На каждой из стадий ПУД обрастали бумажными копиями, для контроля их перемещения сотрудникам приходилось вести реестры передачи оригиналов.
После включения в процесс Directum Ario ручной работы с бумагами стало в несколько раз меньше. Сканы документов направляются на выделенный сетевой ресурс и адрес электронной почты. Затем служба ввода формирует поток документов на обработку и передает его сервисам Ario.
Команда проекта настроила сервисы интеллектуальной обработки для документов:
-товарная накладная;
- счет-фактура;
- корректировочный счет-фактура;
- УПД;
- форма КС-2;
- акт выполненных работ.
Интеллектуальные механизмы извлекают и передают в карточку документа ключевые реквизиты: дату и номер договора, контрагент, ИНН, сумму, НДС и другие данные. При обработке комплектов система может взаимодополнять недостающие реквизиты из разных документов.
Работа с первичными документами стала проще и дешевле
По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario показали в «Теплоэнерго» высокое качество распознавания информации. Полнота извлечения данных составила 87%, а точность классификации документов – 95%.
В результате внедрения финансового архива и интеллектуальных сервисов Ario:
- Сократилось время на подготовку и прохождение налоговых и внутренних проверок. Вместо одного-двух дней поиска в бумажном архиве и получения копии документов процесс занимает одну-три минуты – столько нужно, чтобы найти скан-копии в электронном архиве.
Бухгалтерия избавилась от части однообразной работы. У квалифицированных специалистов появилось больше времени для выполнения аналитических задач.
В три раза снизились затраты на бумагу, картриджи, содержание места для хранения бумажного архива.
«В результате внедрения мы получили многократное сокращение времени на подготовку и прохождение налоговых проверок. Все сотрудники бухгалтерии имеют быстрый доступ к любой первичной документации, что освобождает до 20% времени квалифицированного персонала», – сказала Светлана Ханова, начальник отдела разработки и сопровождения информационных систем АО «Теплоэнерго»
***
АО «Теплоэнерго» — поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде, обеспечивает теплом и горячей водой более 8300 городских объектов.
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей.
Короткая ссылка
