Поделиться
VOXYS и HRlink оцифровали кадровый документооборот для более чем 7000 сотрудников
Центр коммуникаций VOXYS перешел на безбумажный кадровый документооборот на платформе HRlink при участии компании-интегратора Areon. В результате реализации проекта более 7000 сотрудников компании в 34 регионах России могут дистанционно оформлять кадровые документы. Об этом CNews сообщили представители HRlink.
В 2020 г. VOXYS оборот увеличился на 11%, в 2021 г. — уже на 13%. Сегодня 36 контакт-центров VOXYS работают в 34 регионах России. Штат — более 9000 человек, из-за пандемии 40% сотрудников перешли на полностью дистанционный формат работы.
В связи со стремительным развитием бизнеса HR-служба VOXYS столкнулась с необходимостью ускорить процесс найма сотрудников. Задача осложнялась тем, что HR-специалисты VOXYS должны были оформлять большее число документов, чем при стандартной процедуре приема: в контакт-центрах с новым сотрудником сначала заключается ученический договор, а только после прохождения тестового периода — трудовой. Более того, с большинством новых сотрудников в ходе активной стадии пандемии приходилось взаимодействовать дистанционно с помощью курьеров. В результате росла нагрузка на HR-отдел и расходы на бумажный документооборот.
В VOXYS приняли решение отказаться от бумаги в HR и принять участие в эксперименте Минтруда по переходу на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Для реализации проекта была выбрана платформа HRlink, которая позволяет подписывать документы онлайн с компьютера или смартфона с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или учетной записи Госуслуг ЕСИА.
«Для корректной работы большинства КЭДО-сервисов необходимо для каждого сотрудника оформлять электронную цифровую подпись на флэш-носителе. Это ресурсозатратно. Поэтому мы выбрали облачный сервис HRlink, который позволяет нашим сотрудникам подписывать документы онлайн со смартфона или любого другого устройства через личный кабинет», — сказала Анна Овчинникова, HR-директор VOXYS.
Техническое сопровождение внедрения сервиса HRlink в подразделениях VOXYS обеспечила компания-интегратор Areon. «Гибкая архитектура SaaS-решения HRlink предоставляет широкие возможности бесшовной интеграции с корпоративными ERP-системами», — отметил генеральный директор Areon Вячеслав Сбродов.
Сейчас в HRlink зарегистрировано уже более 7000 сотрудников всех 36 контакт-центров. Новые площадки, открывшиеся в Оренбурге, Набережных Челнах и Калининграде, сразу начали работать с системой электронного документооборота.
По итогам проекта VOXYS начал экономить 2000 руб. ежегодно на подготовку документов для каждого сотрудника. Кроме того, сократилось потребление бумаги, что крайне важно для развития ESG-стратегии VOXYS. Платформа HRlink также позволила ускорить и упорядочить процесс оформления документов внутри организации, поднять исполнительскую дисциплину. Теперь стало проще точно соблюдать регламентные сроки приема и увольнения сотрудников во всех регионах присутствия без существенной нагрузки на HR-отдел.
«VOXYS стремится вывести на принципиально новый уровень условия работы каждого сотрудника в любой точке России, способствует развитию занятости и экономики как региональных центров, так и небольших городов. Переход на электронный кадровый документооборот — еще один шаг VOXYS в направлении бизнеса, ориентированного на человека, и мы рады быть частью этого процесса», — сказал Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.
HR-команда VOXYS активно участвует в развитии платформы HRlink, проработке и тестировании новых функций системы. В перспективе в VOXYS планируют подключать новые модули сервиса, в частности, связанные с дистанционным наймом сотрудников.
***
HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.
Короткая ссылка
