Поделиться
Компания «Простор» внедрила электронный архив «Этлас»
Компания «Простор», занимающаяся разборкой и сносом зданий, внедрила систему электронного архива «Этлас». Выбор этой системы был обусловлен необходимостью оптимизации процессов хранения и управления документацией, а также улучшения взаимодействия между сотрудниками компании.
«Простор» работает в сфере строительных и демонтажных работ, где ежедневно обрабатывается большое количество технической документации, договоров и актов. Компания столкнулась с задачей обеспечения быстрой и безопасной работы с бумажными и электронными документами. В ответ на эту потребность было принято решение внедрить систему электронного архива, которая могла бы эффективно справиться с большими объемами информации, обеспечив при этом удобный доступ к данным и высокий уровень безопасности.
Система «Этлас» была установлена и настроена специалистами компании «Простор» без привлечения сторонних консультантов. Внедрение прошло успешно благодаря удобству и интуитивно понятному интерфейсу системы, а также ее способности адаптироваться под нужды предприятия. Электронный архив «Этлас» предоставляет функции, которые полностью соответствуют требованиям заказчика: работа со всеми типами документов, включая текстовые файлы, изображения и сканы; возможность использования электронной цифровой подписи для подтверждения подлинности документации; хранение как электронных, так и сканированных бумажных документов; разграничение доступа с назначением ответственных исполнителей для различных типов документации.
Кроме того, система позволяет вести учет существующего бумажного архива, что критически важно для обеспечения полноты документации в процессе разборки и сноса зданий. Это решение способствует не только улучшению документооборота, но и повышению общей эффективности компании.
Электронный архив «Этлас» отличается простотой в установке и настройке. Специалисты «Простор» самостоятельно провели настройку системы под свои специфические потребности, что позволило сократить время на обучение и интеграцию в рабочие процессы. Важно отметить, что система поддерживает возможность дальнейшей масштабируемости, что позволяет в будущем добавлять новые модули и функции в зависимости от изменения бизнес-потребностей.
Одним из приоритетных требований для «Простора» была безопасность хранения данных, учитывая специфику деятельности компании. Электронный архив «Этлас» гарантирует высокий уровень защиты информации благодаря встроенным механизмам безопасности, включая шифрование данных и систему прав доступа. Все данные хранятся в защищенной среде, исключая возможность несанкционированного доступа. Вся документация сохраняется в электронном виде, что значительно снижает риски потери информации, которые могут возникать при использовании бумажных носителей.
Внедрение системы электронного архива «Этлас» принесло компании несколько ключевых преимуществ: ускорение обработки документов. Быстрый доступ к нужной документации ускоряет процессы согласования и принятия решений; снижение затрат на хранение и обработку бумажных документов. Электронный архив позволяет избавиться от необходимости хранения бумажных копий документов; обеспечение надежности и конфиденциальности данных. Все документы защищены и доступны только авторизованным сотрудникам; гибкость и возможность расширения. Система легко адаптируется под новые задачи и масштабируется с учетом роста компании.
Короткая ссылка
