Поделиться
Упрощенный обмен документами между подразделениями: BIA Technologies разработала централизованный архив для ГК «Деловые Линии»
Эксперты ИТ-компании внедрили в работу логистического оператора конфигурацию «Централизованный архив» для платформы «1С:Предприятие». Система обеспечивает не только хранение документов компании, но и быстрый доступ к ним. Об этом CNews сообщили представители BIA Technologies.
Изначально хранение электронной и бумажной документации осуществлялось децентрализовано, в различных подразделениях и информационных системах компании. Такой подход усложнял поиск документов и формирование отчетности.
В новой системе предусмотрено автоматическое создание задач на поиск и добавление в электронный архив скан-копий при их отсутствии в момент запроса документов, а также возможность определения физического местонахождения документов на любом этапе их жизненного цикла. Кроме того, разработчики добавили инструмент для предоставления скан-копий по запросу сотрудника без непосредственного участия работников архива.
«Для логистической отрасли критически важно сохранять непрерывности бизнес-процессов, поэтому внедрение системы осуществлялось с сохранением функционирования подразделений. В ней настроено поточное сканирование и реализована форма поиска, которая учитывает множество параметров», – отметила коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик.
«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности. В результате модернизации процесса управления документацией мы получили систему для удобного хранения и использования информации. Сегодня наш Централизованный архив занимает более 75 ТБ и насчитывает порядка 400 млн документов», – сказал заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.
В рамках проекта эксперты BIA Technologies сформировали для хранения основных видов документов обязательный процесс подготовки электронной копии, чтобы в Централизованный архив попадали только нужные сведения.
Короткая ссылка
