Поделиться
«АйТи» автоматизировала документооборот «Соликамскбумпрома» на базе «БОСС-Референта»
Компания «АйТи» сообщила о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на российском бумагоделательном предприятии «Соликамскбумпром». В процессе внедрения удалось оптимизировать бизнес-процессы, связанные с движением документов, и ускорить взаимодействие подразделений предприятия, говорится в сообщении «АйТи».
В своем стремлении соответствовать требованиям рынка «Соликамскбумпром» активно развивается, это касается не только производства, но и управления, внедрения информационных технологий. В 2008 г. руководство «Соликамскбумпрома» решило внедрить СЭД, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с обработкой потоков документов.
До начала проекта на предприятии существовал документооборот на основе бумажных носителей без использования специальных программных средств. В процессе выбора СЭД представители предприятия собрали всю возможную информацию о подобных системах и посетили соседние организации Пермского края, уже внедрившие СЭД, чтобы понаблюдать за работой в системе и оценить эффект от внедрения. В результате была выбрана система класса ECM «БОСС-Референт», хорошо зарекомендовавшая себя на заводе «Сильвинит», сообщили в «АйТи». Основными задачами проекта стали автоматизация регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, работы с поручениями, а также обеспечение контроля исполнения руководящих указаний.
Проведенное специалистами «АйТи» аналитическое обследование выявило узкие места сложившегося на предприятии документооборота. В силу различных причин имеющиеся бизнес-процессы обладали рядом уникальных особенностей, которые предстояло учесть при внедрении. «АйТи» предложила руководству завода схемы оптимизации взаимодействия между участниками документооборота, которые были одобрены и приняты за основу при внедрении СЭД. Благодаря этому удалось ускорить обработку внутренней распорядительной документации и согласование служебных записок, отметили в «АйТи».
Например, ускорилась рассылка приказов по основной деятельности и кадровых приказов на ознакомление в подразделения. Раньше нужно было делать твердые копии приказов и развозить их на машине по подразделениям завода. Сейчас после регистрации документ в течение 10 минут рассылается на ознакомление, плюс есть возможность контроля ознакомления в СЭД.
Также «Соликамскбумпром» активно использует механизм контроля исполнительской дисциплины применительно к решениям президента компании. На основании его решений формируются поручения, рассылаются на исполнение и факт выполнения контролируется ответственным лицом. СЭД позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений, готовить отчеты для президента по исполнению поручений.
Развертывание СЭД на базе ECM-системы «БОСС-Референт» «АйТи» начала в июне 2010 г., а уже осенью того же года система электронного документооборота прошла стадию опытной эксплуатации. Сейчас СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации, в системе работают 73 сотрудника.
Елена Ведерникова, начальник отдела управления делами и делопроизводства «Соликамскбумпрома», так прокомментировала итоги проекта: «Мы оценили преимущества использования системы уже на этапе опытной эксплуатации. Теперь рабочая документация быстро проходит все необходимые стадии обработки, что позволяет нам более гибко работать с клиентами. Ускорилось взаимодействие между подразделениями: им оперативно доставляется вся организационно-распорядительная документация».
Короткая ссылка
