Поделиться
«Белгородэнергосбыт» обменивается документами с контрагентами с помощью сервиса Synerdocs
Компания «Белгородэнергосбыт», гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Белгородской области, приступила к обмену электронными документами со своими контрагентами с помощью сервиса Synerdocs. Об этом CNews сообщили в компании Directum, разработчике сервиса. Ожидается, что объем электронного документооборота компании превысит 50 тыс. документов в месяц.
Основное направление деятельности «Белгородэнергосбыт» — покупка электрической энергии (мощности) на ОРЭ и последующая ее реализация потребителям области, обеспечение всех потребителей квалифицированными услугами энергоснабжения с учетом оптимизации процесса закупки электроэнергии и реального снижения затрат на энергоресурсы. Основная и хозяйственная деятельность компании генерирует множество данных. Для управления работой с 750 тыс. абонентов в компании уже используется биллинговая и учетная системы, собирающие и обрабатывающие финансовую информацию. Кроме физических лиц, «Белгородэнергосбыт» работает и с корпоративными заказчиками, с которыми ежемесячно обменивается пакетами первичных документов. В результате, управление потоками документов по основной и хозяйственной деятельности очень скоро стало для компании нетривиальной задачей.
Чтобы привести к единой структуре финансовый документооборот, организовать хранение и обмен первичными документами, облегчить работу с входящей и исходящей информацией для бухгалтеров и сотрудников финансово-плановых подразделений, руководство «Белгородэнергосбыта» приступило к внедрению решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы Directum и сервиса Synerdocs.
Внедрение началось в конце 2013 г. Поскольку решение состоит из двух частей — системы Directum и сервиса Synerdocs — автоматизация затронула и внутренние, и внешние процессы документооборота.
В части внутренних процессов был создан архив электронных документов, в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. На предприятии достаточно много участников обмена, каждый участок сбыта отправляет и получает документы от контрагентов, данные также ходят внутри компании между биллинговой и учетной системами. В ходе проекта все базы данных были объединены в общее пространство.
На специфику внедрения повлияла организационная структура «Белгородэнергосбыта» и особая практика документооборота, характерная для энергосбытовых компаний, рассказали в Directum. Документы в электронном виде в определенное время отправляются контрагентам пакетами, в которые всегда входят счет-фактура и акт о выполнении работ. Во время внедрения было опробовано множество разных решений: как формировать пакеты, в какое время их отправлять, как готовить документы к отправке в налоговую службу и т.п. Всего у компании около 17 тыс. контрагентов, на старте проекта далеко не все участвовали в обмене, поэтому специалистам Synerdocs приходилось проводить проект с оглядкой на будущее масштабирование.
В данный момент решение переведено в промышленную эксплуатацию. Ожидается, что со временем в электронный вид будет переведен весь внешний документооборот «Белгородэнергосбыта», а это — более 50 тыс. документов в месяц.
Сергей Четвериков, руководитель по ИТ компании «Белгородэнергосбыт», так прокомментировал итоги проекта: «Отрасль энергетики традиционно является технологически емким сектором экономики, что обуславливает высокие требования к организации бизнеса энергосбытовых предприятий. Потому мы находимся в постоянном поиске передовых практик и решений для того, чтобы сохранять клиентоориентированность, высокое качество и оперативность обслуживания клиентов. Перевод финансово-учетного документооборота в электронный вид и переход на ЭДО стали для нас серьезным этапом в развитии нашей внутренней инфраструктуры и культуры взаимодействия».
Короткая ссылка
