Поделиться
CЭД «Дело» внедрили в администрации Невинномысска
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о внедрении в администрации города Невинномысск единой системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело».
Используя исключительно традиционный, бумажный документооборот сотрудники администрации Невинномысска сталкивались с традиционными же для таких случаев трудностями: отсутствие оперативного контроля за движением документов, значительное время поиска необходимых документов, низкая исполнительская дисциплина и т.д. В такой ситуации логичным шагом руководства администрации стало принципиальное решение о необходимости автоматизации процессов делопроизводства и внедрения единой системы электронного документооборота.
По результатам проведенного конкурса право на выполнение соответствующих работ получила группа компаний «Бизнес-ИТ» (Ставрополь) – партнер ЭОС. В качестве внедряемого продукта была выбрана система «Дело», разработанная ЭОС. СЭД «Дело» представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее как автоматизацию процессов делопроизводства, так и ведение полностью электронного документооборота организации, говорится в сообщении ЭОС. Таким образом, переход к современным технологиям управления на базе системы может быть осуществлен плавно и без каких-либо рисков.
Предполагалось, что внедрение системы электронного документооборота позволит повысить эффективность муниципального управления, в частности, благодаря: организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота и ведения баз данных документов; обеспечению оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов, а также исключению дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним; обеспечению автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – отправки, списания в дело или уничтожения, своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключению потерь документов; сокращению сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышению качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение; сокращению сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышению качества и полноты решения вопросов; обеспечению автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативному получению информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов местного самоуправления Невинномысска в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращению непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.
В ходе выполнения работ группой компаний «Бизнес ИТ» первая часть проекта по внедрению системы «Дело» была завершена к декабрю 2009 г. К этому моменту было автоматизировано 13 рабочих мест, а также проведено необходимое обучение сотрудников. По информации ЭОС, пользователи изучали систему на реальных документах и прямо на своих рабочих местах, непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. В июне 2010 г. был завершен второй этап проекта. Администрацией закуплены для структурных подразделений Невинномысска дополнительные лицензии системы на 21 рабочее место. К настоящему моменту вся входящая корреспонденция в администрации города регистрируется в СЭДД и передается для дальнейшей обработки в электронном виде. В планах администрации – дальнейшее масштабное развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Короткая ссылка
