Поделиться
Directum внедрили в «Агентстве Владимира Гревцова»
В медиа-холдинге «Агентство Владимира Гревцова» завершен второй этап внедрения автоматизированной системы электронного документооборота на базе системы Directum.
Вопрос о внедрении СЭД в медиа-холдинге встал в тот момент, когда существующее в компании традиционное бумажное обращение документов перестало удовлетворять растущим требованиям бизнеса, пояснили в компании Directum.
Основными критериями при выборе системы электронного документооборота стали: поддержка сложной организационной структуры холдинга, готовность для работы в территориально-распределенном режиме, возможность перевода в систему и оптимизации сложившихся деловых процессов медиа-холдинга по работе с документами, поручениями, различными видами заявок. Важным фактором при выборе также стала гибкость системы, возможность ее адаптации, доработки и интеграции с другими информационными системами холдинга.
В результате анализа представленных на рынке Беларуси систем электронного документооборота была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, как наиболее полно соответствующая всем требованиям медиа-холдинга. Внедрение и поставку системы проводила компания «Новаком Групп» - белорусский партнер компании Directum.
На первых этапах проекта было организовано обучение пользователей СЭД – руководителей и сотрудников медиа-холдинга, разработаны необходимые организационные документы, регламентирующие работу с системой.
В ходе дальнейших работ был внедрен ряд специализированных модулей системы Directum: «Управление договорами» для ведения информации и обработки договорных документов; модуль «Управление совещаниями» для автоматизации подготовки и проведения совещаний, исполнения принятых решений; модуль «Канцелярия» для обработки и исполнения официальных документов медиа-холдинга, файловое хранилище Directum Storage Services для хранения больших объемов разнообразного корпоративного контента и цифровых медиа-данных.
В результате в медиа-холдинге была создано комплексное решение, позволяющее обрабатывать и бумажные, и электронные документы. Специалистами компании «Новаком Групп» было создано единое хранилище электронных документов, налажены исполнение и контроль поручений на всех уровнях с использованием системы Directum, разработаны и внедрены процессы автоматизированной обработки ряда документов на безбумажной основе, организован удаленный доступ к системе с использованием веб-технологий.
Особенностью проекта стало то, что во время внедрения системы Directum произошло территориальное разделение медиа-холдинга - часть подразделений переехала в новые офисы в разных районах г. Минска. Благодаря системе электронного документооборота была обеспечена доступность корпоративных информационных ресурсов из любого офиса.
По информации Directum, в настоящее время система используется в режиме промышленной эксплуатации, автоматизирована работа с большинством документов, повысилась исполнительская дисциплина, укрепились горизонтальные связи между подразделениями, ускорилась процедура согласования документов, руководители подразделений получили возможность контроля состояния документов.
Планируется дальнейшее развитие СЭД и охват новых деловых процессов. Так, например, запланирована интеграция с существующими информационными системами и учетной системой на платформе «1С:Предприятие», а также переход к технологиям юридически значимого электронного документооборота.
Короткая ссылка
