Поделиться
«ГазНИИпроект» завершил внедрение Directum
Компания Directum сообщила о внедрении одноименной системы электронного документооборота и управления взаимодействием в проектном и научно-исследовательском институте «ГазНИИпроект». В рамках проекта работе с базовыми возможностями СЭД обучено 60 сотрудников «ГазНИИпроекта». Кроме того, для каждого автоматизированного процесса разработаны подробные инструкции, которые позволят другим сотрудникам работать в системе без прохождения обучения.
В 2012 г. руководство «ГазНИИпроекта» приняло решение о внедрение системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу Directum. Все работы по проекту выполняли специалисты ГК «АйтиКонсалт», сертифицированного партнера Directum. В ходе проекта в электронный вид был переведен весь классический документооборот организации: входящие, исходящие внутренние документы, служебная переписка, согласование договорных документов, а также проведены модификации системы, позволяющие вести в электронном виде разработку и выдачу заданий между отделами, рассказали CNews в компании.
Переход работы канцелярии в систему Directum позволил упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники получили оперативный доступ к документам за счет организации полноценного архива всех поступающих на предприятие и исходящих документов, которые сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы Directum в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.
Для выдачи заданий между отделами был разработан типовой маршрут, который включает в себя создание, автоматизированное согласование в смежных отделах (по цепочке от начальника отдела до исполнителя), утверждение, регистрацию и выдачу задания. Автоматизация процесса позволила не только сократить расход времени исполнителей на прохождение всех этапов согласования, но и упорядочить схему выдачи заданий в целом, отметили в Directum.
В «ГазНИИпроекте» была также внедрена технология быстрой идентификации документа, Directum Rapid Document Identification (RapID), позволяющая производить маркировку создаваемых бумажных документов глобальным уникальным штрих-кодом. Теперь, при помощи сканера штрих-кодов, по бумажной копии можно легко найти соответствующий электронный документ и отследить все работы по нему.
В свою очередь, благодаря внедрению технологии Directum Capture and Transformation Services (DCTS), которая содержит набор служб, облегчающих массовый ввод документов в систему с внешних источников, была снижена трудоемкость работ по обработке документов, поступающих с использованием разных средств связи. Так, документ, поступивший на любой из факсов организации или официальный адрес электронной почты, теперь автоматически появляется в СЭД Directum и передается делопроизводителю на обработку уже в виде электронного документа.
В рамках проекта центром сертифицированного обучения «АйтиКонсалт» были обучены работе с базовыми возможностями СЭД Directum 60 работников. Это позволило сотрудникам института легко отказаться от бумаги и перейти на использование всего функционала системы. Отдельно было проведено обучение сотрудников канцелярии и администраторов.
«В настоящее время, благодаря активному использованию возможностей системы у наших специалистов появилась возможность быстро находить нужные документы в системе, не выходя из своего кабинета, а также всю историю их прохождения в институте и все связанные с ними документы. Сократилась нагрузка на референта, исполняющего, в том числе обязанности канцелярии, повысилась прозрачность документооборота, отпала необходимость разносить корреспонденцию по подразделениям. Не самым насущным, но приятным фактом явилось уменьшение количества бумаги необходимой для документооборота. В целом мы довольны проектом и планируем в дальнейшем расширять систему», — прокомментировал итоги проекта главный инженер «ГазНИИпроекта» Алексей Артюшин.
Короткая ссылка
