Поделиться
«Ланит» построил СЭД для «Торгового дома РЖД»
Компания «Ланит» завершила внедрение системы электронного документооборота на платформе OpenText в «Торговом доме РЖД». В ходе проекта специалисты компании автоматизировали делопроизводственные процессы, связанные с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией, регистрацией и исполнением договорных и организационно-распорядительных документов. Также была разработана система контроля исполнения поручений, сообщили CNews в «Ланите».
Как отмечается, предпосылками к внедрению системы в ТД РЖД стали постоянно ускоряющийся рост потока корреспонденции, договорных документов с контрагентами, а также отсутствие в компании какой-либо системы управления документами. К моменту принятия решения о ее внедрении в компании уже стартовал проект по созданию корпоративной системы управления на платформе SAP ERP, и возможность интеграции с этой системой была одним из ключевых требований, предъявляемых к СЭД.
Большие потоки информации ТД РЖД, а также необходимость автоматизации сложных процедур согласований договорных документов требовали от системы больше возможностей, чем могут предложить российские автоматизированные системы делопроизводства и канцелярии. Поэтому акцент при выборе системы заказчиком сместился в сторону западных систем управления неструктурированной информацией класса ECM, в частности, производства компаний OpenText, EMC, IBM, Microsoft и Oracle, пояснили в «Ланите». Рассмотрев возможности разных ECM-систем, заказчик остановился на платформе OpenText и по результатам тендера выбрал компанию «Ланит» в качестве исполнителя работ по внедрению СЭД.
Проект стартовал в мае 2011 г. Внедрение решения выполняли специалисты «Ланита» поэтапно, с использованием методологии проектного управления. В начале 2012 г. система была успешно введена в промышленную эксплуатацию. В настоящий момент в СЭД работает более 200 пользователей, что составляет только половину от штата заказчика. В дальнейшем предполагается подключить оставшуюся часть сотрудников, сообщили в компании.
Согласно планам заказчика. следующими этапами работ будут расширение функциональности СЭД, предложенной заказчиком в процессе промышленной эксплуатации, и интеграция СЭД с корпоративной системой управления на базе SAP ERP в части согласования договорных документов и синхронизации справочников.
По отзыву специалистов заказчика, решение на платформе Open Text помогло повысить эффективность работы c документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников компании.
Как отметили сотрудники ТД РЖД, «Ланит» предложила готовое решение на платформе OpenText, которое удовлетворяло все их потребностям. Также они подчеркнули, что внедрение системы OpenText сократило число рутинных операций с бумажными документами и повысило эффективность взаимодействия сотрудников, что в ближайшей перспективе положительно повлияет на эффективность управления организацией в целом.
«В ходе реализации проекта совместная команда применила две “хитрости”, во многом способствовавшие успеху. Во-первых, функционал контроля поручений высшего руководства компании заработал уже через 30 дней после начала проекта, что позволило повысить внутренний статус и проекта, и системы. Во-вторых, в основу проекта было положено решение “ОРД и канцелярия”, разработанное на основе 14-летнего опыта нашего департамента в данной предметной области. Это позволило сократить сроки внедрения и сосредоточиться на столь важных в таких проектах деталях, обеспечивающих удобство работы пользователей», — рассказал Антон Желтоухов, директор по развитию Департамента систем управления документами компании «Ланит».
Короткая ссылка
