Поделиться
«Логика бизнеса 2.0» перевела 2,6 тыс. сотрудников МГТС на новую СЭД
Компания «Логика бизнеса 2.0» (ГК «АйТи») завершила проект по внедрению новой версии системы электронного документооборота «Логика ECM. СЭД» (ранее — «БОСС-Референт») на платформе IBM Lotus Notes/Domino в компании «Московская городская телефонная сеть» (МГТС). В результате внедрения оптимизированы бизнес-процессы, разработаны новые регламенты, снижены расходы на сопровождение СЭД и в целом модель документооборота компании переведена на качественно новый уровень.
Решение о построении новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения руководство МГТС приняло в начале 2012 г.
Как рассказали CNews в «Логике бизнеса 2.0», важной причиной замены прежней СЭД стало также требование головной компании (МТС) вести управление документами по корпоративным стандартам. В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт «Логика ECM. СЭД» на платформе IBM Lotus Notes/Domino, который успешно используется в АФК «Система», «Башнефти», МТС (в СЭД работает более 25 тыс. сотрудников).
Основной целью проекта было не просто внедрение нового программного продукта, а качественное изменение существующей системы документооборота в компании, сообщили в «Логике бизнеса 2.0».
«Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании, — отметил Виктор Дурыгин, директор по эксплуатации ИТ МГТС. — В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет».
Старт проекту был дан в феврале 2012 г. Перед ИТ-службой МГТС были поставлены следующие задачи: сокращение затрат на поддержку; разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления МТС; снятие функциональных ограничений по развитию системы; внедрение системы архивации данных; миграция данных из прежней системы в новую СЭД.
Для реализации проекта была приглашена компания «Логика бизнеса 2.0», разработчик ECM-системы «Логика ECM. СЭД» (экс «БОСС-Референт»). Основным требованием со стороны заказчика было использование коробочного продукта без излишней кастомизации, что обеспечило бы быстрый запуск в эксплуатацию и реализацию проекта в срок.
Несмотря на жесткие ограничения по времени (проект необходимо было реализовать за три месяца) работы велись по всем проектным технологиям: сначала специалисты «Логики бизнеса 2.0» выполнили обследование и анализ текущего состояния документооборота в компании, затем приступили к настройке и установке системы, разработке отчетных форм. На следующем этапе была осуществлена интеграция СЭД с системой управления персоналом SAP HR и службой каталогов Active Directory, после чего началось развертывание системы на местах.
Параллельно с внедрением был запущен процесс обучения пользователей. В учебном центре МГТС оборудовали класс, создали выездную группу обучения, помогающую освоить работу в новой СЭД на местах. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию специалистам «Логики бизнеса 2.0» предстояло еще провести миграцию данных из существующей системы документооборота и реализовать изменения в модуле «Канцелярия» для формализации обмена документами с гражданами и структурами власти города Москвы.
По информации «Логики бизнеса 2.0», в результате проекта СЭД создано 2,6 тыс. автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе решения VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей.
Возможности программного продукта «Логика ECM. СЭД» позволили оптимизировать внутренние бизнес-процессы, разработать новые регламенты ведения документооборота в МГТС. Кроме того, были запущены линии потокового сканирования документов с использованием технологии штрихового кодирования и, что важно для юридической службы, реализован механизм наложения ЭЦП с соблюдением юридически значимого электронного документооборота.
«Для нашей компании проект оказался крайне интересным: за очень короткий срок было необходимо не только внедрить новую систему, но и выполнить интеграцию с корпоративными системами, — рассказала Мария Каменнова, генеральный директор компании «Логика бизнеса 2.0». — Совместными усилиями были набраны очень высокие темпы проекта, надо было быстро учиться, осваивать новую СЭД в самый горячий период запуска, причем не в ущерб текущим бизнес-процессам. Проектная команда, составленная из ИТ-специалистов МГТС и лучших практиков “Логики бизнеса 2.0”, успешно провела переход на тиражное специализированное решение с возможностью интеграции, развития и легкого масштабирования, заложив тем самым основательный фундамент для работы компании заказчика».
В планах МГТС — в рамках развития проекта провести дальнейшую оптимизацию процессов документооборота МГТС, в том числе сократить количество бумажных писем, служебных записок, приказов и т.д., а также упорядочить нововведения и закрепить правила работы с электронными документами в рамках всей компании.
Короткая ссылка
