Поделиться
Эксперты назвали пять причин провала систем e-Procurement
Компания IBX и независимая организация Spend Matters опубликовали совместный white paper, в котором назвали пять наиболее частых жалоб специалистов по закупкам на системы e-Procurement.По результатам опроса ряда специалистов из отделов закупок и финансовых отделов различных организаций исследователи Регина Бем-Гамс (Regine Böhm-Gams) из IBX и Джейсон Буш (Jason Busch) из Spend Matters составили white paper, озаглавленный «Creating Leverage From Lethargic Systems».
В нем эксперты назвали несколько причин, по которым система e-Procurement может оказаться провальным проектом, неэффективным и непопулярным среди пользователей.
Во-первых, такое может случиться, если при разработке системы не была предусмотрена простота ее внедрения в реальной организации. Создатели систем e-Procurement тратят слишком мало времени и усилий на то, чтобы выявить специфические особенности процесса закупок в организации и адаптировать к ним систему. В этом случае ИТ-департамент, отдел закупок и финансовый отдел организации зачастую вынуждены разбираться в тонкостях системных настроек самостоятельно, а это резко снижает эффективность работы.
Во-вторых, большие проблемы пользователям доставляет то, что разработчики систем е-закупок зачастую не учитывают, на каких условиях поставщики предоставляют свои каталоги товаров и услуг. Зачастую контент каталогов - названия и описания продуктов, цены - просто не загружается в систему, потому что поставщик установил некоторые ограничения на информацию о товаре на своей стороне. База поставщиков должна быть консолидирована и согласована с самими поставщиками, утверждают исследователи, чтобы пользователь был уверен в доступности любого контента.
В-третьих, пользователям крайне не нравится, когда в системе много предустановленных закупочных процессов, которые предлагается использовать вместо своих. В норме, покупая систему e-Procurement, заказчик хочет автоматизировать реальные процессы закупки, имеющие место в его организации, при этом привнеся в них что-то новое - к примеру, улучшенные возможности контроля за процессом. Как итог, поставщику системы приходится адаптировать свои, уже и без того сложные, готовые процессы к потребностям заказчика, что замедляет процесс внедрения системы.
Четвертая причина напрямую следует из третьей: если поставщик системы берется "учить" заказчика правильно делать закупки, обе стороны тратят огромное количество времени на тренинги. Это выгодно компании-поставщику, но неудобно пользователям. К тому же, несмотря на все обучение, пользователи все равно делают ошибки в непривычных и незнакомых им процессах.
Наконец, поставщики систем e-Procurement зачастую амбициозно считают, что могут сами интегрировать свою систему с информационными системами и каталогами всех поставщиков товаров и услуг, с которым общается организация-заказчик. На деле это сильно тормозит развертывание системы и приводит к большим затратам на ее поддержку. Было бы намного эффективнее переложить часть интеграции с внешними системами на самих поставщиков товаров и услуг - как минимум на тех, которые могут и хотят это сделать.
Все эти причины ведут к тому, что пользователи начинают воспринимать систему e-Procurement как лишний груз, а не полезную инновацию. Это приводит к печальным последствиям для всех сторон, утверждают эксперты.
Короткая ссылка
