«Вертолеты России» – отечественный вертолетостроительный холдинг, входящий в число мировых лидеров вертолетостроительной отрасли. Это одна из немногих компаний в мире, обладающих возможностями проектирования, производства, испытаний и технического обслуживания современных гражданских и военных вертолетов. В состав холдинга входят 16 предприятий.

По данным холдинга, в 2013 г. в более чем 100 странах мира эксплуатируется свыше 8,5 тыс. вертолетов российского производства. Компания «Вертолеты России» занимает 85% российского рынка вертолетов, в мировых продажах на долю компании приходится 14%. Предприятия холдинга являются разработчиками уникальных технологий, воплотившихся в вертолетах, – мировых бестселлерах и рекордсменах.

Постановка задачи

В 2012 г. компания «Вертолеты России» столкнулась с необходимостью выбора новой системы электронного документооборота (СЭД). Требовалось осуществить миграцию со старой СЭД, которая перестала решать стоящие перед компанией задачи, а также создать типовую конфигурацию системы для тиражирования на все предприятия холдинга.

Новая СЭД должна была обладать широкими возможностями по кастомизации и интеграции с другим ПО, в том числе продуктами MS (Office, Outlook), высокой производительностью, поддержкой распределенного режима работы, чтобы в каждой компании холдинга можно было инсталлировать собственные СЭД и при этом объединить их в единое информационное пространство. От системы также ожидали поддержки оффлайн-режима работы и наличия мобильного приложения. Также масштабирование СЭД на уровне холдинга должно было иметь умеренную стоимость.

Выбор решения

Выбор руководства холдинга «Вертолеты России» был сделан в пользу системы WSS Docs от разработчика WSS-Consulting. Ее главное преимущество, по мнению пользователей, – простота использования. Благодаря удобному интерфейсу, работа с WSS Docs интуитивно понятна. Это обстоятельство существенно повышает успех проекта и сокращает время внедрения.

Система документооборота WSS Docs отличается большим количеством функций, нужных пользователю. На первый взгляд они могут показаться мелочами, не играющими большой роли, однако, как признаются в компании, именно эти «мелочи» делают работу с системой документооборота простой и комфортной. Важными оказываются и наличие режима предварительного просмотра, и возможность принятия решений из режима просмотра, и управление доступом к полям карточек документов, и механизм динамического замещения пользователей, учитывающий роли и вида документа, а также механизм иерархических поручений и документов.

Существенным преимуществом системы является и то, что маршруты прохождения документов настраиваются очень просто. Решение отличается функциональной полнотой: WSS Docs можно использовать сразу после установки и заполнения справочников, тогда как конкурирующие решения необходимо настраивать и внедрять. Наконец, WSS Docs обладает высокой скоростью работы и способно хранить и обрабатывать миллионы документов.

Ход проекта

Внедрение WSS Docs реализовалось в несколько этапов. На первом было составлено техническое задание на адаптацию WSS Docs для нужд холдинга. На его основе в системе были сформированы дополнительные виды документов и ряд отчетов, настроены бизнес-процессы, внесены изменения в карточки документов.

На втором этапе была проведена тестовая эксплуатация системы и произведена доработка решения по результатам тестирования. Важным моментом стала миграция данных из предыдущей СЭД. Для бизнеса компании «Вертолеты России» СЭД является важнейшим инструментом, поэтому переход от предыдущей системы к новой должен был произойти за один рабочий день: было критично, чтобы все документы, находящиеся в процессе согласования или исполнения в предыдущей СЭД, оказались в новой системе в аналогичных состояниях.

Реализация промышленной миграции осуществлялось в два этапа. В тестовом режиме – зимой 2012–2013 гг., а на майские праздники данные были мигрированы уже на «боевое» приложение. Заранее, еще до проведения промышленной миграции, на новую СЭД мигрировали профили пользователей.

Оценка эффекта

Сегодня WSS Docs успешно эксплуатируется четырьмя компаниями, входящими в холдинг: головным предприятием «Вертолеты России» в Москве, пермским заводом «Редуктор-ПМ», «Кумертауским авиационным производственным предприятием» (КумАПП), расположенным в Башкортостане и «Улан-Удэнским авиационным заводом». Общее количество пользователей составляет более 1 тыс. человек.

Система уже год находится в промышленной эксплуатации. Качество, скорость и надежность WSS Docs оправдали ожидания руководства холдинга. По результатам недавнего опроса внутри компании, подавляющим большинством пользователей она признана удобной, и проект, таким образом, можно считать успешным. Залогом этого, как отметил Алексей Савенков, руководитель проекта внедрения и тиражирования WSS Docs компании «Вертолеты России», в большой степени стал высокий уровень технической компетенции по внедряемому продукту проектной команды со стороны исполнителя. Он подчеркнул, что система WSS Docs стала ключевым бизнес-инструментом, который поддерживает высокую культуру корпоративного управления холдингом и способствует повышению исполнительной дисциплины сотрудников.

Развитие системы и планы

За год эксплуатации СЭД был произведен ряд ее доработок. Так, были созданы персональные задачи по документу с интеграцией с Outlook, разработано графическое отображение статуса по документу в виде индикатора, при клике на который отображается информационное окно с информацией о вложенных поручениях и ходе согласования документа. Реализована интеграция СЭД с CRM-системой, чтобы обеспечить сквозной процесс продажи вертолетов и услуг, обмена официальными документами и согласования договоров поставки. Сегодня также ведутся работы по автоматизации архивного делопроизводства и некоторые другие доработки.

После опытно-промышленной эксплуатации система WSS была принята в качестве корпоративного стандарта. Прототипом признан текущий релиз продукта. Запущен процесс тиражирования созданной конфигурации WSS Docs: система будет работать на всех предприятиях холдинга «Вертолеты России» и ляжет в основу единой системы электронного документооборота компании. Единое информационное пространство холдинга будет создано с помощью модуля «Федерация».