Затраты на организацию печати можно условно поделить на две группы: явные и скрытые. Явные затраты многим хорошо известны. Перечислим их по принципу возрастания цены.

Дешевле всего обойдется решение купить печатающее устройство. Монохромный принтер формата А4 стоит «копейки» независимо от технологии печати. Цветное лазерное МФУ формата А3 обойдется значительно дороже. Но в среднем первоначальные расходы на «железо» укладываются в 1–5% от общей суммы явных затрат.

Немного больше – от 5% до 10% – компания потратит на техническое обслуживание и ремонт устройств. Если экономить на профилактике, придется оплачивать ремонт оргтехники: будут забиваться бумажной пылью шестерни, выходить из строя узлы очистки головок и т.д.

Не все компании задумываются о скрытых расходах, возникающих на протяжении жизненного цикла печатающей техники

Расходы на бумагу занимают в среднем 10–30% общего «пирога» и зависят как от потребностей компании в больших объемах печати, так и от понимания ответственными за бюджет разницы между качественной и дешевой бумагой. Дешевая не только мнется в подающем тракте и плохо держит изображение – она как раз и дает ту пыль, которая приводит к поломкам механизмов.

Самую большую часть явных расходов на печать занимает приобретение картриджей и чернильниц. От 60% до 80% средств уходит именно на них. Этим, конечно, объясняется любовь многих компаний к приобретению дешевых неоригинальных расходных материалов. С точки зрения официального производителя принтера это абсолютное зло, но если обслуживающая фирма имеет развитую технологию производства и восстановления расходников, то мнение вендора становится лишь одним из факторов при принятии клиентом решения.

Скрытые расходы

Гораздо меньше компании задумываются о скрытых расходах, возникающих на протяжении жизненного цикла печатающей техники. Даже подписывая документы на оплату, руководитель не всегда может понимать, из чего складываются затраты, и можно ли их сократить.

Так, скрытые расходы возникают из-за неэффективного использования ресурсов ИТ-отдела. Не все компании держат в штате «эникейщиков» – «дешевых» сотрудников ИТ-службы, чья работа заключается в выполнении мелких поручений, не требующих глубоких познаний. И не все компании заключают договоры со специализированными фирмами на обслуживание печатающей техники. Вместо этого высококвалифицированных айтишников отрывают от работы, чтобы они заменили картридж, устранили замятие бумаги или разобрались с другими неисправностями. При этом каждый час их работы стоит дорого, а выполнение основных задач откладывается. В эту же группу расходов отнесем и затраты на оплату труда сотрудников, участвующих в процессе организации печати, если такие есть.

Следующая группа расходов – неправильная внутриофисная логистика, ошибочная печать и использование техники в личных целях. Все это приводит к чрезмерным затратам расходных материалов и рабочего времени сотрудников. Представим, что менеджер должен регулярно печатать красиво оформленные презентационные документы для клиентов, а цветной принтер стоит на другом этаже. Отправил на печать – потерял несколько минут на дорогу. Обнаружил, что напечаталось криво или на бумаге не той плотности, поправил, вернулся в кабинет, отправил на печать еще раз. В итоге вместо одной минуты потратил на непродуктивную работу полчаса. Сюда же следует отнести распечатки на цветном принтере копий, которые можно было сделать и в черно-белом варианте, и использование техники в личных целях. Сегодня, правда, благодаря доступности мобильных устройств сотрудники распечатывают гораздо меньше книг для чтения в транспорте.

Также к расходам следует отнести затраты на содержание части помещений, где хранится техника и стеллажи с расходными материалами, на электроэнергию, а также потери от простоя техники – если устройство не работает, то оно не приносит компании выгоду, а только теряет в стоимости и все равно требует периодического обслуживания.

Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники в крупных компаниях могут быть «размазаны» между другими подразделениями и относиться к их операционным расходам.

Соотношение очевидных и скрытых затрат на печать индивидуально для каждой организации и зависит от ее потребностей в объемах печати, а также от парка техники: числа устройств, их цветности, формата, технологии печати. Тем не менее, наиболее эффективные инструменты для сокращения расходов на печать универсальны – это использование профессионального сервиса печати, обеспечиваемого специализированной компанией.

Решение

Если целью является комплексная оптимизация издержек, то следует выбирать не просто поставщика товаров или ремонтную организацию, а ориентироваться на компанию, которая предоставляет полный спектр услуг по обеспечению печати. В идеале – провайдера, который сможет решить все вопросы клиента, связанные с печатью, начиная с подбора оборудования под запросы клиента, заканчивая утилизацией устаревшей техники и расходных материалов.

Да, именно аутсорсинг является одним из наиболее надежных способов оптимизации расходов на печать и бумажную работу. Аналитики IDC отмечают устойчивый рост популярности аутсорсинга услуг печати во всем мире, включая Россию.

«Покопийная печать» – что это такое

Многие клиенты предпочитают оформить отношения с аутсорсинговым провайдером на основе «покопийного обслуживания», привязанного к числу отпечатанных компанией копий страниц формата А4 (на принтере, копире, сканере или факсе). Это объективный, исчислимый и удобный способ оценки объема выполненной работы: чем выше интенсивность печати, чем больше устройств работает, тем выше затраты на обслуживание.

Такой способ оплаты (с обязательным заключением SLA) позволяет экономить от 10% до 60% расходов на печать. Самый очевидный путь экономии – снижение оплаты аутсорсеру в периоды затишья, когда техника не поглощает одну за другой пачки бумаги на печать отчетов или проектной документации. «Покопийная печать» позволяет проектировать затраты в зависимости от потребностей бизнеса в печати в конкретные периоды.

Сотрудники ИТ-службы освобождаются от выполнения непрофильных задач: выбора расходных материалов, их закупки. С них снимаются задачи обеспечения техобслуживания и ремонта оргтехники.

«Единый поставщик услуг» означает, что у клиента есть единая точка ответственности – один телефон, или Email, или веб-форма, по которым можно сообщить о проблемах с любой печатающей техникой. Это важно потому, что с течением времени парк оргтехники компании превращается в «зоопарк», населенный устройствами Canon, Epson, HP, Kyocera, Lexmark, Samsung, Xerox и другими. Следовательно, контроль обслуживания и ремонтов несколькими сервисными центрами может представлять для ИТ-службы непростую задачу и даже проблему, если в населенном пункте отсутствуют СЦ некоторых производителей.

Благодаря тому, что у аутсорсера есть полный список печатающего оборудования клиента с графиками обслуживания, и даже может быть предусмотрена услуга предоставления устройств на замену во время ремонта и т.д., единый поставщик способен обеспечить постоянную техподдержку и бесперебойную работу техники. Это преимущество в полной мере компании могут оценить в период пиковых нагрузок, когда принтеры и МФУ выполняют много срочной работы, и при этом наиболее высок риск выхода их из строя.

Как оптимизировать ИТ-бюджет за счет расходов на печать

В кризисный период компании стремятся минимизировать любые затраты, особенно связанные с приобретением импортного оборудования, запчастей и расходных материалов. По исследованиям «Венета Систем», доля затрат на организацию печати составляет в среднем 30% от ИТ-бюджета. За время своей деятельности «Венета Систем» накопила опыт по оптимизации печати и знает, как существенно сократить затраты на нее.

«Венета Систем» обеспечивает комплексный подход к обслуживанию клиентов. Компания специализируется на оптимизации расходов на печать и старается предложить рынку новые решения, которые помогут оптимизировать ИТ-инфраструктуру в части, касающейся печати документов.

Многие компании уже предлагают проактивный сервис, в ИТ-аутсорсинге это уже стало одним из вариантов нормы. Но ИТ-аутсорсинг – это не то же самое, что аутсорсинг печати.

Аутсорсинг печати имеет свои особенности и, в отличие от ИТ-аутсорсинга, проактивное обслуживание сервисной техники – это пока еще исключение на российском рынке. И это то, к чему должен стремиться бизнес.

Как это происходит?

Построить такой сервис обеспечения бесперебойной печати можно на основе математическо-статистической модели, которую «Венета Систем» разработала на базе собственной информационной программы VIS (Veneta Information System). Эта модель позволяет настроить рабочий процесс не на базе инцидентов, а на базе планового обеспечения.

Работа с покопийным проектом включает в себя следующие этапы: 1) Аудит. 2) Создание рекомендаций по оптимизации. 3) Коммерческое предложение – условия, план-график, предварительный расчет стоимости копии.

Главным этапом работы, с которого начинается любой покопийный проект, является аудит. В ходе него исследуются бизнес-процессы, связанные с производством и перемещением документов у заказчика, на основании чего делается предложение по оптимизации этих процессов разными способами вплоть до замены техники. На первом этапе необходимо по возможности максимально полно собрать информацию об организации печати в офисе клиента:

• модельный ряд и количество техники,
• месторасположение техники в офисе, расстояние до рабочего места
• территориальное расположение объектов обслуживания
• объем печати на каждом аппарате
• ежемесячные затраты на печать
• количество копий, выпускаемом на каждом принтере
• анализ нагрузки на участок печати: рабочая группа – сколько человек работает на каждом принтере
• что печатается на каждом аппарате (процент заполнения листа) и какие картриджи используются (гарантированный результат получаем при работе с оригинальными и восстановленными у нас картриджами)
• уровень критичности реагирования на каждый аппарат
• существующие в компании стандарты, культура печати.

На следующем этапе специалисты формируют рекомендации по оптимизации парка печатающей техники, производят расчет стоимости отпечатка при условии соблюдения этих рекомендаций. Предложение по оптимизации затрат на печать формируется на основе полученных данных о клиенте с учетом всех индивидуальных особенностей, вплоть до культуры печати (рекомендации по данным, полученным из аудита).

Очень важно прописывать в SLA уровни критичности реагирования на каждую единицу техники. Есть устройства, на заявку о поломке которого нужно отреагировать в течение 4 часов, а есть резервные, с другим приемлемым временем реагирования. Такие исключения нужно прописывать. Время реакции отражается на стоимости копии. Если парк техники расставлен правильно, нагрузка распределена правильно, клиенту не понадобится прописывать в SLA срочность реакции на каждый аппарат в 2 часа.

Существуют два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный, но не очень удобный способ, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме. Второй вариант – использовать специальный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил или тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое. Проблема в том, что это ПО предназначено для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт, беспокоясь за сохранность конфиденциальных данных компаний.

У некоторых компаний (в основном это крупные розничные сети) стоят биллинговые системы (автоматизированная система расчётов – АСР), с помощью которых снимаются показатели по количеству отпечатков.

В компаниях, где таких систем нет, и где пользуются локальными принтерами, показатели снимает вручную инженер компании. В этом случае отчет представляет собой сводную статистику: отчет клиента (по сетевым принтерам) и расчеты инженера (сбор данных по числу отпечатков с локальных принтеров).

Как производится оплата

Стоимость копии включает затраты на поставку расходных материалов, техническое обслуживание техники, а также ремонт аппаратов вместе с деталями. Сюда же может быть включена поставка бумаги и предоставление в лизинг или аренду новых печатающих устройств. Поставщик может предложить выбор оплаты покопийного контракта. Какие варианты здесь могут быть?

Традиционная оплата. Покопийная печать с фиксированной оплатой копии. Такой вид встречается наиболее часто. Здесь рассчитывается цена копии. Ограничений по количеству отпечатков нет.

Единая цена. Покопийная оплата монохромной и цветной печати по единой ставке без ограничения количества страниц. Для многих компаний такой способ является более удобным. Здесь – абонентская плата начисляется независимо от количества напечатанных страниц. По сути, принимается усредненная стоимость копии.

Фиксированная цена. Покопийная оплата монохромной и цветной печати, предусматривающая печать минимального обязательного количества страниц по специальной ставке и печать остальных страниц по обычной ставке. Это сделано для клиентов, которые четко знают свои потребности в печати.

«В последнее время при работе с покопийными проектами выявилась тенденция, которую мы обозначили как «культура печати», – комментирует генеральный директор холдинга «Венета Систем» Игорь Логинов. – Если сначала аутсорсинг печати задумывался как способ оптимизации денежных средств, внутренних ресурсов компании, то сейчас многие компании на себе ощутили всю важность органичного внедрения процесса оптимизации. Главная цель – создать комфортную для конечного пользователя среду, отлаженную и бесперебойную работу техники и людей, и в этом как раз может помочь ответственный подход к изучению «культуры печати» в каждой отдельной организации. Любая работа с покопийным проектом начинается с аудита. Именно на этом этапе мы впервые сталкиваемся со сложившейся в компании культурой печати, здесь важна совместная работа аутсорсера и заказчика по ее изучению. Задача поставщика – получить максимально полную информацию о том, как устроена печать у заказчика, выявить точки максимально высоких потерь, выделить участки, где цена остановки печати слишком высока. Это нужно для того чтобы в дальнейшем безболезненно для бизнес-процессов внедрить процесс оптимизации. Все рекомендации по оптимизации, которые разрабатываем мы, строятся на базе полученных знаний о сложившейся культуре печати».