Внедрение электронного документооборота, в том числе кадрового, невозможно без электронной подписи, которой договаривающиеся о чем-либо стороны скрепляют документы. Закон об ЭП появился в России более десяти лет назад, а относительно недавно появились новые способы получения электронных подписей, что существенно упростило взаимодействие граждан с государственными и коммерческими структурами.
ПЭП, НЭП и КЭП: в чем разница
Государство более десяти лет назад законодательно закрепило возможность подписывать документы с помощью цифры, выпустив 6 апреля 2011 г. закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон различает два вида электронной подписи: простую электронную подпись (ПЭП) и усиленную. В свою очередь усиленная ЭП подразделяется на неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Простая электронная подпись идентифицирует пользователя с помощью кодов и паролей. Примерами ПЭП являются пара «логин/пароль» на сайте, коды из SMS, коды на скретч-картах. Используется данный вид подписи для аутентификации в информационных системах, получения госуслуг, при проведении банковских операций и для заверения некоторых внутрикорпоративных документов (отпуска, инструкции).
А вот, для подписания юридических документов, в том числе — трудовых договоров, ПЭП не подойдет. Юридическую силу она имеет только в случае заключения соглашения между участниками электронного взаимодействия о признании простой электронной подписи равнозначной собственноручной подписи владельца. Применительно к кадровому документообороту — ПЭП может выпустить сам работодатель, использовать ее в своей информационной системе, действует она бессрочно.
Неквалифицированная электронная подпись создается посредством шифрования с использованием ключа электронной подписи. Таких ключей владельцу подписи выдается два: открытый и закрытый. Закрытый ключ с пин-кодом, с помощью которого генерируются электронные подписи, хранится у владельца, а открытый ключ доступен всем, с кем хозяин подписи ведет электронный документооборот. Для работы с неквалифицированной электронной подписью на оборудование необходимо дополнительно установить программу криптозащиты. НЭП подойдет для электронного документооборота внутри компании и с внешними контрагентами. Для признания юридической силы такой подписи опять же нужны заключенные соглашения между участниками ЭДО. НЭП также может выпустить работодатель и действует такая подпись в течении года.
Квалифицированная электронная подпись создается также как и неквалифицированная, но в обязательном порядке подкрепляется ключом проверки, указанном в квалифицированном сертификате. Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России. Никаких дополнительных соглашений для признания юридической силы КЭП не нужно, юридическая сила КЭП признается автоматически. Перевыпускается данный вид подписи каждый год. Квалифицированной электронной подписью можно подписывать все документы и только она, в отличии от ПЭП и НЭП, подходит для подписания бухгалтерской и налоговой отчетности, кадровой отчетности в ФСС, ПФР и Росстат, регистрации и изменения ООО или ИП, трудовых и кадровых документов со стороны работодателя.
Руководителям юрлиц, индивидуальным предпринимателям (кроме профессиональных участников рынка ценных бумаг) и нотариусам сертификаты выдаются только в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц; организациям финансового сектора и должностным лицам Банка России — в самом Банке; некоммерческим организациям «с госучастием» (госкомпаниям, госкорпорациям, государственным и муниципальным учреждениям), должностным лицам и организациям, подлежащим казначейскому сопровождению — в Федеральном казначействе; физлицам и лицам, действующим от имени юрлиц по доверенности — в аккредитованных удостоверяющих центрах.
В 2019–2021 гг. российский офис Deloitte проводил исследование российского рынка электронного кадрового документооборота, в частности изучал вопрос, как часто используются тот или иной тип электронной подписи (в одной компании могут использоваться несколько видов ЭП).
Динамика популярности различных типов электронной подписи в КЭДО
Простая электронная подпись остается самой востребованной, хотя ее «вес» снижается год от году (на предприятии может использоваться более одного типа подписей одновременно).
Видно, что самой популярной все три года была ПЭП, хотя ее доля снизилась за это время с 93% до 67% (46% опрошенных в 2021 г. использовали только ее). Популярность НЭП столько монотонно росла, доля КЭП достигла максимума в 2020 г., а в 2021-м — резко упала. Одной из причин этого может быть появление и рост популярности новых видов ЭП.
Цифровая подпись из облака, ПЭП «Работа России» и «Госключ»
В августе 2019 г. в России появилась услуга облачной электронной подписи. За первый год удостоверяющим центром «Росэлторг» было выдано более 13 тыс. таких подписей, из них более 8 тыс. — в Москве.
А с 1 января 2021 г. поправками к закону №63-ФЗ законодательно закрепилась возможность реализации технологии облачной подписи в отношении КЭП. В отличии от «обычной» КЭП, облачная подпись не имеет физического носителя, но позволяет подписывать цифровые документы с любых устройств. Удостоверяющему центру разрешается хранить ключ электронной подписи на своих серверах и информировать владельца КЭП об операциях с ключом. При этом центр обязуется обеспечить хранимый ключ от несанкционированного использования и несет весьма существенную финансовую ответственность за убытки в случае компрометации или несанкционированного использования ключа.
В 2021 г. начал функционировать портал «Работа России», одна из функций которого — ведение электронного кадрового документооборота, портал выступает посредником между работодателем и работником. Для работников портал предоставляет возможность получить бесплатную простую электронную подпись. Для этого нужно войти на портал «Работа России» с помощью логина и пароля от сайта «Госуслуги». В этом случае ПЭП выглядит как логин и пароль для входа на портал «Работа России».
Другой вариант «государственной» электронной подписи, «Госключ» (усиленная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства), начал работать в экспериментальном режиме в середине июля 2021 г., в конце осени того же года в закон №377-ФЗ были внесены правки, разрешающие использовать «Госключ» для подписания любых документов, в том числе, трудовых договоров и договоров о материальной ответственности.
В августе 2021 г. было запущено приложение «Госключ» с помощью которого можно получить сертификат и сформировать бесплатную усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись. Для получения НЭП нужна только подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Если необходимо получить КЭП, то потребуются загранпаспорт нового образца (с биометрическими данными) и смартфон с NFC-модулем (для считывания загранпаспорта). По данным Минцифры России к середине ноября 2022 г. приложение скачали уже более 960 тыс. раз, с помощью «Госключа» было подписано свыше 620 тыс. документов и выдано более 850 тыс. сертификатов.
С помощью «Госключа» можно подписывать документы на Госуслугах, коммерческих площадках, интегрированных с «Госключом» (сотовые операторы, банки), также пользователь с подтвержденной учетной записью может направлять себе в приложение документы через специальный сервис на портале — «Подписание документов в «Госключе». Что касается юридической значимости «Госключа», то, так как данный вид электронной подписи одобрен законом, он приравнивается к собственноручной подписи.
Поделиться
