Полный отказ от бумаги

Тотальный отказ от бумаги в управленческих процессах начался достаточно давно. В новом году, как и в предыдущем, случится ряд революционных событий, которые переведут корпоративные процессы управления на качественно новый уровень. Существенные изменения в законодательной базе (а именно новые дополнения в ФЗ-63 об использовании электронной подписи и «Кодекс законов о труде») в ряде случаев упростили, а в ряде случаев сняли ограничения в использовании электронных документов. В свою очередь, разработчики ПО создали решения, которые резко расширяют возможности использования электронного документооборота.

Среди инноваций, помимо возможности кадрового электронного документооборота, — переход на новый формат ЭП с использованием машиночитаемых доверенностей, легализация использования облачной подписи (по крайней мере, для неквалифицированной подписи), появление технологий, которые обеспечивают возможность использования квалифицированной подписи в мобильных web-приложениях. Все это позволяет реализовать более сложные и комплексные сценарии обработки электронных документов. Вместе с тем сопровождение необходимой инфраструктуры электронной подписи становится более удобным и дешевым.

В 2023 г. все эти технологии должны быть реализованы в реальных приложениях корпоративных информационных систем. Ожидаем, что в 2023 г. будет принят последний нормативный акт, необходимый для полного отказа от бумаги, — так называемый закон «о дубликате документа». Он решит проблему долгосрочного (бессрочного) хранения электронных документов и изменения формата хранения электронного документа в случае необходимости без потери его юридической значимости. В результате в ближайшем будущем мы сможем перейти на полностью безбумажную работу с документами. Это затрагивает практически все прикладные системы, участвующие в обеспечении бизнеса и требующие изменений.

Несмотря на сложности, переход на полностью электронные документы открывает огромные перспективы для повышения качества и гибкости корпоративных бизнес-процессов, формирования их «цифрового следа» и его последующей обработки с помощью искусственного интеллекта и современных технологий оптимизации бизнес-процессов.

КЭДО

Переход на безбумажный кадровый документооборот мы выделили как отдельный тренд из-за его особенностей. Во-первых, по наблюдениям «ДоксВижн», интерес к автоматизации кадровых процессов превышал в 2022 г. другие задачи по автоматизации, количество запросов по теме автоматизации кадровых процессов стало за два последних года в четыре раза выше. Ожидаем, что в 2023 г. это останется одним из наиболее востребованных направлений в автоматизации. Во-вторых, кадровые процессы — самые массовые в организации, в них участвуют абсолютно все сотрудники компании. В-третьих, для реализации 100% безбумажного кадрового документооборота к информационной системе необходимо подключить сотрудников, традиционно не работающих с компьютерами. Скорее всего, они будут взаимодействовать с системой через мобильное устройство или инфо-киоск.

Решение для кадрового документооборота потребует подключения к ИТ-системе всех членов организации. Поэтому планировать архитектуру и функциональность таких систем требуется при условии вовлечения всех сотрудников.

Сквозная автоматизация, интеграция процессов и универсальное рабочее место (New Work Nucleus)

Третий тренд пока только зарождается, по нашим наблюдениям, и непосредственно связан с предыдущими. Заказчики начинают стремиться к сквозной автоматизации процессов. Традиционная парадигма, в которой создавались относительно изолированные приложения для решения отдельных функциональных задач, постепенно уходит в прошлое. На смену приходят полностью автоматизированные сквозные бизнес-процессы, которые охватывают все этапы работы с информацией, объединяя все функциональные подразделения. Они обеспечивают:

• бесшовность — отсутствие промежуточных этапов ручного ввода данных и бумажных документов для передачи информации внутри организации и с ее контрагентами;
• прослеживаемость — наличие единого инструмента фиксации всех данных о процессах (формирование цифрового следа) и возможность получения доступа к этим данным для аналитики и оптимизации.

Потенциально сквозная автоматизация обеспечит цикличность в непрерывном улучшении бизнес-процессов, которая является одной из задач цифровой трансформации. Этот процесс требует интегрировать различные ИТ-системы и изменить подход к проектированию новых — они должны быть адаптивными и легко встраиваемыми в архитектуру и процессы.

Таким образом, один из трендов ближайшего будущего — это развитие инструментов интеграции прикладных систем и внедрение платформ для комплексной автоматизации бизнес-процессов компании или усовершенствование уже внедренных в организациях платформ. Вершина айсберга в этом тренде — это создание универсальных рабочих мест. Они позволяют сотруднику работать со всеми информационными потоками в рамках единого унифицированного интерфейса, адаптированного для конкретного работника, его роли и исполняемого бизнес-процесса. Универсальное рабочее место существенно упрощает сотруднику работу с системой при наличии большого количества разнообразных задач, которые могут требовать действий сотрудника с различной частотой и периодичностью. В западной ИТ-прессе даже появился новый термин для обозначения подобного подхода к автоматизации клиентского рабочего места — New Work Nucleus, что означает объединение всех функций взаимодействия сотрудника с компьютером в рамках корпоративных коммуникаций в одном интерфейсе.

Low-Сode и самообслуживание

Упростить создание программного обеспечения старались на протяжении всей истории развития ИТ. В последние года такая задача воплотилась в идею о цифровой трансформации. Бизнес изменил приоритеты в ИТ, становятся более востребованными скорость внесения изменений в автоматизируемые процессы и сокращение издержек при сопровождение и развитие. Компании стремятся снижать свою зависимость от вендоров. Они диктуют спрос на инструменты, которые позволят им развивать систему под меняющиеся бизнес-процессы максимально быстро и с минимальными затратами. Именно таким инструментом является платформа Low-Сode, которая обеспечивает возможность реализовывать большую часть изменений не с помощью кода, а с помощью инструментов визуальной разработки.

Low-Сode решает целый ряд проблем:

1. снижение требований к компетенции разработчиков;
2. сокращение цикла внесения изменений в действующее ПО;
3. реализация быстрого прототипирования и упрощение взаимодействия с функциональным заказчиком, и т.д.

В последние годы Low-Code платформы в самых разных типах ПО сделали существенный шаг: они стали более мощными и производительными, были оснащены инструментами DevOps, что делает их использование все более практичным. В ближайшем будущем Low-Code платформы будут занимать все большее место в корпоративном ИТ-ландшафте, становиться более функциональными и универсальными и, в частности, позволят решать задачи, описанные ранее. Их развитие станет, на наш взгляд, одним из важнейших трендов ближайшего будущего.