В настоящее время небольшие и средние региональные розничные сети испытывают все более сильное давление со стороны крупных игроков, в том числе федеральных сетей. При этом путей экстенсивного развития для небольшого розничного бизнеса остается все меньше. Владельцы и менеджеры таких компаний осознают, что хотя бы остаться на рынке, а тем более планировать дальнейшее развитие, можно только обеспечив принципиальное повышение эффективности бизнеса. Соответственно, растут и запросы, предъявляемые к программам автоматизации. От них начинают требовать не только регистрации и учета текущих операций в отдельных торговых точках (эти процессы так или иначе автоматизированы сейчас практически у всех), но и функциональности, позволяющей повысить эффективность управления сетевой розничной структурой в целом, в т.ч. управления логистикой, ассортиментом, ценами и т.д.

При этом небольшие розничные сети имеют ярко выраженную специфику требований к системе автоматизации. Система должна быть недорогой и простой в использовании, доступной персоналу, даже не прошедшему специального обучения. В то же время от системы требуется гибкость, позволяющая ее внедрять и далее адаптировать в максимально короткие сроки, так как ждать подобный бизнес не может, ситуация меняется ежемесячно – продаются и покупаются магазины, открываются новые, одиночные магазины объединяются в сети, сети укрупняются.

Практически все владельцы таких компаний уже поняли, что невозможно достичь хорошего результата при построении системы автоматизации «с нуля» при том уровне затрат, на который они готовы пойти, поэтому система не должна быть «заготовкой», уровень готовности решения должен быть близок к 100%. Не менее важно, чтобы поддержка такой системы была по силам ИТ-службе, состоящей из одного-двух человек или приходящему системному администратору (как чаще всего и бывает в подобных компаниях). Еще одним из ключевых моментов для торговых сетей является возможность максимально быстрого, простого и малозатратного тиражирования решения по всем точкам сети.

Решение: «1С:Розница 8»

Один из недавно появившихся тиражных продуктов, нацеленных на закрытие потребности в автоматизации управления таких предприятий – специализированное решение «1С:Розница 8» на платформе «1С:Предприятие 8». Важное преимущество «1С:Розницы 8» – она поддерживает работу с территориально распределенными информационными базами (РИБ). При этом обеспечивается четкое разделение документооборота по магазинам, а в центральном узле РИБ консолидируется информация по всем магазинам сети. В результате рутинные процессы, требующие информационного обмена (будь то корректировка цен по всей сети или оптимизация распределения товаров по магазинам) производятся не только с минимальными трудозатратами, но и в жестком соответствии с регламентом, а центральный офис оперативно получает «с мест» необходимую для принятия управленческих решений информацию о продажах и товародвижении. При этом в «1С:Розницу 8» уже интегрированы готовые планы обмена. Таким образом, клиент (или компания – внедренец, смотря с какой стороны посмотреть) получает в руки не только технологию, но и готовый инструмент управления розничной сетью, которая с точки зрения ИТ, как раз и есть типичный пример распределенной информационной структуры. При этом рабочие места управленцев сосредоточены в центральном офисе, автоматизированном с помощью продуктов «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП). А «1С:Розница 8», стоящая во всех точках торговой сети, обеспечивает информационную поддержку принимаемых управленческих решений (будь то отправка товаров в магазины, сезонная распродажа или ассортиментные новшества) в розничных точках.

Естественно, «1С:Розница 8» также автоматизирует весть спектр необходимых операций внутри розничного магазина, формирует отчетность для поддержки оперативного управления. Общий подход – простота и «прозрачность» решения, ориентация на оптимальный объем функционала по принципу «необходимо и достаточно». В «1С:Рознице 8» обеспечены все присущие продуктам системы «1С:Предприятие 8» возможности интеграции - как с другими решениями системы, так и с продуктами других разработчиков. Поддерживается подключение широкого спектра торгового оборудования различных типов – сканеров штрих-кода, терминалов сбора данных, фискальных регистраторов, ККМ, считывателей магнитных карт, электронных весов и др.

архитектура системы

О заказчике

Компания «Летопласт» (Челябинск) в настоящее время владеет десятью розничными точками различных форматов. Часть точек - павильоны на рынках стройматериалов, торгующие напольными покрытиями, стеновыми панелями, обоями и стеновыми покрытиями на бумажной основе. Другие точки торгуют канцтоварами.

Ранее использовавшаяся система обеспечивала только автоматизацию продаж, была реализована на устаревшей технологической платформе и при этом в ней был накоплен груз «доработок», делавший систему привязанной к конкретных специалистом, которые их выполняли. Все это делало перспективы дальнейшего развития системы весьма сомнительными.

Цели и задачи проекта

Целью реавтоматизации предприятия было получение прозрачной интегрированной системы, построенной на современной технологической основе, позволяющей автоматизировать не только продажи и складской учет, но и управление компанией. В результате были выбраны:

- в качестве бэк-офиса «1С:Управление производственным предприятием 8», в первую очередь из-за возможности ведения управленческого и бухгалтерского учета в единой информационной базе;

- для автоматизации магазинов – «1С:Розница 8».

Такой выбор был обусловлен тем, что основные механизмы этих двух продуктов, относящиеся к учету товара и автоматизации продаж, имеют одинаковую идеологию и принципы взаимодействия. После обкатки решения на одной точке, и интеграции с бэк-офисом, стоимость тиражирования «1С:Розницы» на остальные точки минимальна, что важно при большом (относительно) количестве маленьких точек. Свою роль сыграла и простота использования продукта, не требующая обучения и соблюдения сложных регламентов персоналом.

В результате архитектура системы выглядит следующим образом: бэк-офис на «1С:УПП» в центральном офисе связан с центральной базой «1С:Розницы» на том же сервере. На точках используются узлы распределенной базы «1С:Розницы», кроме того, обеспечена возможность доступа через терминальную сессию к базе «1С:Управление производственным предприятием». На точках «1С:Розница 8» используется и как фронт-офис, и как бэк-офис магазина. В работе используется торговое оборудование - POS-клавиатуры и фискальные регистраторы.

Ход и результаты проекта

Проект внедрения состоял из двух этапов. На первом этапе было выполнено проектирование системы, интеграция «1С:Розницы» и «1С:УПП» и перевод на «1С:Розницу» пилотного магазина. На втором – тиражирование и запуск решения в эксплуатацию во всех точках сети.

Руководитель проекта внедрения Александр Тихомиров (ВЦ «СофтСервис»):

«Не делайте поспешных выводов, исходя из цены коробки «1С:Розница». Этот продукт имеет простой, доступный интерфейс с одной стороны, и сложную технологическую и методологическую начинку – с другой. Для того чтобы успешно выполнить сетевое внедрение, включая интеграцию с внешним бэк-офисом, нужно очень серьезно продумывать схему автоматизации на этапе проектирования, четко определяя что в какой части системы будет делаться. Тогда дальнейшее тиражирование системы на каждый из магазинов сети будет не сложнее, чем запуск одиночного магазина – для этого будет достаточно одного полного рабочего дня специалиста, который выполнит подключение оборудования и обучение персонала, и нескольких часов консультаций в дальнейшем».

Алексей Голодяев, один из совладельцев компании «Летопласт»:

«Мне в «Рознице» нравятся две вещи. Первая – цена. Когда цена коробки умножается на 10, разница становится заметной. Это при том, что в ней есть почти все, что нужно нам, а то, чего в ней нет, мы попросили настроить, и это нам сделали. А второе – сотрудники начали работать в ней сразу же после установки. Многим программам не хватает простоты и понятности».

По словам Александра Тихомирова, финансовая выгода выбора «1С:Розницы» ярко проявляется после проектирования и запуска пилотной точки, так как расходы времени и денег на автоматизацию последующих объектов становятся минимальными. На базе готовой конфигурации «1С:Розницы» создается новый информационный узел с готовыми данными (номенклатура, цены, права доступа и.т.д.), на нем проводится инструктаж персонала и запуск осуществляется в течение нескольких часов. Часто такое тиражирование вообще не требует усилий компании-внедренца, и осуществляется клиентом самостоятельно. Таким образом, с минимальными затратами, сопровождается рост розничной сети – архитектура РИБ, о которой мы говорили выше, минимизирует рост нагрузки на центральный офис, связанный с развитием розничной сети. Что не менее существенно, с усложнением управления в сети тот же механизм РИБ позволяет автоматизировать новые бизнес-процессы, например, проведение в сети маркетинговых кампаний или механизм ротации товаров между магазинами одного региона.

Несмотря на небольшой срок, прошедший с момента запуска новой системы в сети «Летополаст», уже сейчас видны реальные преимущества, которые дало внедрение:

• Заметно сократились очереди в магазинах в час пик, поскольку за счет встроенного в 1С:Розницу 8 эргономичного рабочего места кассира упростилось обслуживание покупателей;.
• У компании исчезла зависимость от конкретного программиста, обслуживавшего раньше сильно переделанную «под себя» систему автоматизации (по сути – «самописное» решение), а , значит, одним риском для бизнеса стало меньше;
• И самое важное – в центральном офисе появилась полная и автоматически обновляемая информация о продажах и товарных остатках в магазинах. На ее основе центральный офис получил возможность эффективного управления ассортиментом, ценами, скидками. А ведь это, как уже отмечалось, один из ключевых способов повышения эффективности розничных сетей.