Современный офис выходит далеко за границы понятия простого физического здания, которое обеспечивает сотрудников защитой от внешних воздействий для комфортной и продуктивной работы. Все чаще заказчики требуют строительства сложной инфраструктуры, оборудованной умными информационными и инженерными системами, которые способны оптимизировать процессы внутри компании, а также снизить стоимость эксплуатации здания и затраты на ведение бизнеса. Компоненты современного умного офиса можно разделить на две дополняющие друг друга группы: ИТ-инфраструктура и умные инженерные системы. Рассмотрим более подробно, что представляет из себя умный офис с точки зрения обоих направлений.

ИТ-инфраструктура

Простейшая ИТ-инфраструктура подразумевает наличие сотовой связи и предоставление сотрудникам персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть (LAN), с широкополосным подключением к интернету. Следующим этапом развития ИТ-систем является выделение серверной комнаты, где располагаются информационные системы предприятия, автоматизирующие ключевые бизнес-процессы. По мере развития компании серверная разрастается до полноценной системы хранения данных (СХД) или мини-ЦОДа. В некоторых случаях предприятию требуется внедрение локальной АТС (если компания обрабатывает большое количество звонков от клиентов) или средств видеоконференцсвязи (ВКС) для общения в режиме присутствия с представителями филиалов в других регионах.

Последним трендом с точки зрения ИТ-инфраструктуры является внедрение виртуализации и облачных технологий, которые позволяют получать все необходимые вычислительные ресурсы в аренду из удаленного дата-центра. Таким образом можно сэкономить на установке рабочих станций для пользователей: вместо традиционных настольных систем устанавливаются более дешевые тонкие клиенты, которые посредством подключения к сети используют для работы мощности удаленных серверов (VDI).

VDI

Кроме экономии на закупке рабочих станций сокращаются затраты на поддержку информационных систем – один специалист способен обслуживать сотни машин. Например, в случае установки новой версии ПО администратору достаточно обновить так называемый «золотой образ» виртуальной машины, после чего апдейт автоматически происходит у всех конечных пользователей. Необходимость настраивать каждый компьютер вручную отпадает.

Узким местом в проектах VDI являются возрастающие затраты на СХД, в которой будут храниться пользовательские данные. Однако снижение цен на гибридные системы хранения (использующие как традиционные жесткие диски HDD, так и «быстрые» модули флеш-памяти) привело к росту популярности данного подхода.

«Технология VDI широко используется, прежде всего, в территориально распределенных колл-центрах, которые работают с данными из единого центра хранения данных. За счет того что офис перемещается в другой регион, сокращаются расходы на его содержание, – делится опытом Алексей Красов, начальник проектного отдела дирекции комплексной безопасности группы «Астерос». – Также такие системы активно распространены в аэропортах. Дальнейшему развитию VDI послужат удешевление систем хранения данных и их доступность для среднего и малого бизнеса». К примеру, в 2015 г. на VDI перешли Райффайзенбанк, «Базэл Аэро», компания «Гипрогазоочистка». В феврале 2016 г. завершилось тестирование VDI в «МРСК Центра».

Инженерные системы

Вторая составляющая современного офиса – это умные инженерные системы, которые с помощью различных датчиков следят за расходом воды, электричества, контролируют температуру в помещении. Отдельно следует отметить системы безопасности, которые включают различные системы контроля и учета доступа (СКУД), а также видеокамеры, данные с которых автоматически обрабатывают средства видеоаналитики. К примеру, в конце 2015 г. отель Sheraton в Уфе внедрена «умную» СКУД – электронные замки номеров оснащены модулем считывания кода доступа со смартфона гостя с помощью технологий NFC или BLE (Bluetooth Low Energy). Дилерский центр BMW компании «Премьер Авто» на Дальнем Востоке внедрил СКУД от российской компании Bolid, система глубоко интегрирована в развернутые на территории центра системы безопасности.

Хотя изначально умные системы позиционировались как решения, позволяющие экономить, на практике это оказывалось не всегда оправдано, так как внедрение интеллектуальных компонентов может увеличить строительные затраты на 20–30% и даже более, констатирует Дмитрий Буторин, заместитель директора департамента по работе в сфере энергетики и энергосбережения компании «Техносерв».

Сходного мнения придерживается Алексей Красов, который полагает, что срок окупаемости умных решений слишком велик для большинства представителей российского бизнеса: «По нашим подсчетам, в среднем, благодаря применению «умных» технологий в части инженерии, можно сэкономить около 15–20% ежемесячных расходов на содержание офиса. Окупаемость таких решений для здания площадью порядка 20 тыс. кв. м. составляет 5–8 лет. Однако для российского бизнеса столь долгий возврат инвестиций не очень интересен: в связи с нестабильной экономической ситуацией владельцы компаний вынуждены заниматься планированием на краткосрочный период в 2–3 года. Но рынок не стоит на месте: постепенно такие системы становятся доступнее, а их применение – выгоднее».

Следует отметить, что сейчас все внедрения касаются достаточно крупных рабочих пространств, где можно добиться экономии на масштабе: «Чем больше офис, тем явнее экономия для компании и тем короче сроки окупаемости. Но если штат невелик – 20–30 человек, то рентабельность внедрения систем «умного офиса» приближается к нулю или ниже», – отмечает Юрий Хоркин, руководитель направления комплексных аудиовизуальных решений ГК «Компьюлинк».

В чем экономия от умной «инженерки»?

Пока заказчики избирательно внедряют элементы умных инженерных решений: «Те «кусочки», которые давали максимальный экономический выигрыш, начали внедряться, рост производства позволил снижать себестоимость продукции, снижение себестоимости увеличило количество внедряемых «кусочков» «умного» решения. Хорошим примером такого «кусочка» могут служить системы автоматического включения/выключения света в момент, когда в помещение заходит или выходит человек», – рассказывает Дмитрий Буторин.

Размер экономии от внедрения умных инженерных систем значительно варьируется в зависимости от выбранного решения и масштабов помещения. Например, сокращение энергопотребления может составить от 20% до 70%, рассказали опрошенные CNews эксперты.

Александр Ласый, заместитель директора департамента интеллектуальных зданий компании «Крок», делится собственным опытом: «В нашем офисе установлены энергосберегающие лампы в нескольких зонах. Сравнивая их с другими помещениями, где используются классические решения, мы ежедневно фиксируем экономию затрат на освещение. На схеме наглядно видно, что седьмой этаж на 40% экономичнее шестого. Ежедневная экономия составляет порядка 455 КВт, за месяц это 7969 КВт».

Универсальные системы управления офисом

Повысить эффективность инженерных систем офиса можно за счет их интеграции между собой. «Когда мы слышим про «умный» дом или офис, то интуитивно представляем себе, как нечто неживое (дом или офис) ведут себя разумно, как человек, принимая решения и совершая действия, независимо от человека, – рассуждает Дмитрий Буторин. – Для достижения такого «умного» состояния необходима интеграция максимального количества систем (и ИТ, и инженерных), так как чем больше поступает информации, тем более «разумным» может быть принятое решение». В идеале все инженерные системы (вентиляция и кондиционирование, водопровод и канализация, электрика, слаботочные системы), системы безопасности и ИТ-системы могут быть включены в «умный» офис и дом, резюмирует эксперт.

Создание единой точки управления инженерными системами позволяет усилить эффект экономии. При этом управление ИТ-инфраструктурой также можно подвести под «зонтик» универсальной системы контроля. «Автоматизация умного офиса представляет собой объединение инженерных систем (пожаротушения, климат-контроля, доступа и контроля периметра, водоснабжения и отопления, освещения и энергоснабжения) в одно целое с помощью верхнеуровневой системы диспетчеризации, которая оптимизирует работу всех ниже стоящих систем, включая работу ИТ-инфраструктуры», – поясняет Юрий Хоркин.

Однако на данный момент уровень проникновения универсальных систем управления составляет только около 20%. «Автоматизация отдельных систем (пожаротушения, климат, водоснабжение) уже стала нормой, а вот нехватка систем единого управления составляет около 80% от офисного пространства», – полагает Юрий Хоркин. Дальнейшее развитие этого направления будет связано с удешевлением технологий, так как принятие решения о внедрении таких систем зависит от срока окупаемости.

Можно ли обойтись вообще без офиса?

Рабочие места являются составной частью офиса, но они не всегда имеют физическое выражение. Современные технологии позволяют организовать защищенный канал до удаленного устройства сотрудника, который через веб-браузер получит доступ ко всем необходимым корпоративным ресурсам. Вполне вероятно, что в будущем абсолютная необходимость в наличии материального рабочего места отпадет, но останется традиционная потребность в столе для переговоров, рассказывает Юрий Хоркин: «Все популярней становится подход hot desking – когда физическое рабочее место сотрудника постоянно перемещается, никак при этом не влияя на доступность к инструментам».

Уже сейчас многие крупные компании организуют дистанционные рабочие места для сотрудников, которые часто бывают в командировках или работают в полевых условиях с помощью ноутбуков, планшетов или смартфонов. Тем не менее, традиционный офис как физическое помещение вряд ли уйдет в прошлое в ближайшее время. «Офис позволяет решать ряд проблем, связанных с организацией комфортной рабочей среды (далеко не все имеют дома, к примеру, кондиционеры), обеспечением информационной и физической безопасности, упрощением коммуникаций между сотрудниками. В конце концов, огромным стимулирующим фактором является и престижность работы в хорошем офисе крупной компании, что повышает социальный статус сотрудника», – полагает генеральный директор компании «Инсистемс» Михаил Поляков.