А нужно ли вообще строить? И если да — то как «прийти к успеху»

Строительство ЦОДа — высокозатратный и небыстрый процесс. Размер инвестиций в средний по масштабам объект (несколько десятков стоек) начинается от нескольких сотен миллионов рублей, а срок реализации проекта может составлять до двух лет. Поэтому, прежде чем запустить тендер, стоит задаться вопросом: «а нужно ли вообще строить?» Возможно большей эффективности в решении задач можно добиться за счет арендованных мощностей внешнего ЦОДа?

Так, если компания запускает проект по цифровизации или выводит на рынок новый вид услуг, и прогнозируется кратный рост объема данных, стоит, в первую очередь, рассмотреть внешний ЦОД. Строительство собственного объекта может быть слишком затратным и важно оценить его целесообразность с помощью модели ТСО (Total Сost of Ownership). Помимо капитальных затрат, его нужно будет поддерживать: нанимать штат технических специалистов или привлекать внешнего сервисного партнера, а также закупать запасное оборудование (что трудно в условиях ухода зарубежных вендоров).

Другое дело, если ЦОД нужен компании, которая придерживается строгих стандартов работы с данными: например, речь о финансовом, промышленном или государственном предприятии. Или же о собственном дата-центре размышляет организация, сильно удаленная от ближайшего коммерческого «облака». Здесь вариант, как правило, один — строить.

И если выбор все-таки сделан в пользу собственного дата-центра, важно серьезно подойти к процессу подбора подрядчика. Секрет успеха — в основательной подготовке, концентрации на технических деталях и беспристрастности. Чтобы поиск исполнителя для строительства или реконструкции ЦОДа прошел максимально гладко и завершился именно тем результатом, который хочет получить заказчик, необходимо соблюдать следующие правила. Они сформулированы на базе многолетнего опыта закупок услуг по созданию дата-центров для компаний группы ИНГО.

1. Необходимо собрать полноценную рабочую группу

При строительстве ЦОДа очень важна коллективная экспертиза на стороне заказчика. Она — гарант того, что все важные детали будут учтены в техническом задании, проекте, а также на этапах строительства и ввода в эксплуатацию. Поэтому первое, что необходимо сделать еще до запуска тендера — собрать рабочую группу. Причем в нее нужно пригласить не только ИТ-специалистов. ЦОД — сложный инженерный объект, в котором увязаны множество разнородных систем. И важна экспертиза не только «айтишников», но и отдела эксплуатации, пожарных, службы безопасности и других подразделений, чья работа напрямую или косвенно связана с ЦОД.

Например, один из наших заказчиков однажды не включил в рабочую группу специалистов по пожарной безопасности, и их требования не учли в проектной документации. В итоге на этапе испытаний заказчик не смог принять систему пожаротушения, так как она обладала большой инерционностью (поздно срабатывала). При этом с точки зрения технического задания система полностью соответствовала требованиям.

Также «на берегу» важно не забыть и про будущих бизнес-пользователей ЦОДа. Стоит включить их в рабочую группу или, как минимум, узнать планы по увеличению объема обработки и хранения данных в горизонте нескольких лет. Иначе можно оказаться в ситуации, когда реальный запрос пользователей кратно превышает возможности строящегося ЦОДа.

В целом, чтобы не ошибиться на этапе сбора рабочей группы, рекомендую ориентироваться на «сборник знаний» по управления проектами Project Management Body of Knowledge и смотреть на каждую закупку через призму этой проверенной годами методологии.

2. Составить прозрачное и понятное техническое задание

Тщательно проработанное техническое задание — следующий важный шаг на пути к «идеальному» поставщику и успешно реализованному проекту. На этом этапе рабочей группе заказчика важно максимально подробно расписать все пожелания, требования и условия к будущему объекту и процессу его строительства. В ТЗ нужно обязательно отразить задачи и функции, которые будет выполнять дата-центр, архитектурные особенности помещения, состав и требования к инженерной инфраструктуре, сроки, порядок работ и так далее.

Любое упущение деталей на этом шаге чревато негативными последствиями на дальнейших этапах проекта. Если заказчик недостаточно глубоко опишет свой запрос, потому что, к примеру, посчитает часть информации очевидной, он либо получит не весь функционал и мощности, которые хотел, либо реальный бюджет превысит ожидания. При самом плохом сценарии подобная ошибка может привести к полной переработке проекта.

К примеру, однажды один из наших заказчиков не досмотрел тему электрики и не уточнил требования к ней в ТЗ. Когда же началась реализация, оказалось, что имеющиеся силовые кабели просто не выдержат нагрузку, рассчитанную проектировщиком. И документацию пришлось полностью переделывать.

Важный момент: ТЗ желательно составлять силами своих специалистов и не привлекать внешнего подрядчика. В противном случае есть риск получить «пристрастный» документ, созданный под определенного поставщика и производителей, а значит, тендер в принципе не будет иметь смысла.

Если же бизнес-структурам не хватает собственных знаний в области ЦОД, всегда можно обратиться за помощью к закупщику: совместные усилия и диалог с рынком позволят разработать достойное ТЗ и при этом не заложить в него пресейлы и прочие ограничения конкуренции.

3. Разработать проект ЦОДа

К сожалению, не для каждого тендера формируют проект — готовую к исполнению документацию, выполненную сторонним подрядчиком по ТЗ. Это затратное мероприятие, которое к тому же требует дополнительных временных ресурсов. Поэтому часто приходится работать только с техническим заданием (что еще больше подчеркивает важность его детальной проработки).

Однако в случае такого сложного объекта, как ЦОД, проект просто необходим. Он не только позволяет получить относительно точную оценку стоимости и сроков строительства. Проект по сути является первым «фильтром» проверки ТЗ на объективность и ошибки до его передачи потенциальным поставщикам. Превращая пожелания заказчика в более понятную сущность (графики, схемы, сметы и так далее), он дает возможность соотнести их с реальностью и вовремя подправить недочеты.

4. Создать конкурентную среду из достойных поставщиков

Успех квеста по поиску «идеального» поставщика ЦОДа напрямую зависит от профессионализма компаний, приглашенных к участию в тендере. Чем более компетентны и опытны они будут, тем больше шансов найти среди них ту, кто реализует проект наилучшим образом. И чтобы обеспечить такой профессиональный уровень, необходимо провести большую аналитическую работу и отфильтровать неподходящих.

Для этого, в первую очередь, стоит рассмотреть компании, которые существуют не менее трех лет и не участвовали в судах в качестве ответчика за недобросовестно выполненную работу или нарушении финансовой дисциплины.

Далее важно проверить опыт. У каждой допущенной к тендеру компании должна быть подтвержденная история строительства ЦОДов, похожих на тот, что нужен заказчику. Для этого я, как правило, запрашиваю референс-листы, в которых потенциальные поставщики указывают перечень реализованных проектов. Каждый из них мы проверяем на качество работы и удовлетворенность заказчика: связываемся с владельцем построенного объекта и узнаем подробности. Если нареканий нет, поставщик подходит.

Среди деталей, которые также важно исследовать в проектной истории потенциального поставщика — опыт прохождения экспертизы UpTime Institute, а также BIM-моделирования полного цикла. Если таковой имеется, значит, компания умеет строить по-настоящему надежные ЦОДы.

Следующая характеристика на проверку — штат квалифицированного персонала. Все специалисты, необходимые для реализации проекта, должны быть официально трудоустроены в компании. Вариант работы на субподряде здесь не подойдет. Для строительства ЦОДа нужна готовая слаженная команда настоящих профессионалов, которые не раз работали вместе и понимают друг друга. У таких коллективов формируется гибкость и способность к импровизации, которые позволяют максимально эффективно выполнять технически сложные проекты. Чтобы выяснить эту деталь, обычно запрашивают официальное письмо из компании с подробным списком количества сотрудников каждой специальности.

Дополнительный способ убедиться в компетентности команды поставщика — проверить наличие партнерских сертификатов вендоров. Конечно, сегодня получить актуальные документы на все оборудование не получится, так как многие из них ушли из России. Однако в своих тендерных процедурах я все-таки их запрашиваю, потому что даже если сертификат просрочен, он есть. А это значит, что у персонала имеются компетенции и инженеры компании в принципе умеют работать с необходимым оборудованием.

К слову, сейчас поставщики все активнее заключают партнерские соглашения с российскими и азиатскими вендорами. Поэтому, если такое оборудование актуально, сертификаты на него тоже имеет смысл запросить.

Кроме того, в качестве источника информации о компаниях, компетентных в строительстве ЦОДов, можно использовать советы коллег из индустрии, имеющих опыт реализации таких проектов для себя, а также отзывы в интернете. Но к последним нужно подходить критически, так как информация может быть недостоверной.

5. Провести информационное совещание

Сегодня тендеры все чаще проводят на электронных площадках, так как они экономят время и упрощают процедуру закупки. Загрузил ТЗ или проект, установил сроки — и жди предложений.

Такой формат подбора подрядчика действительно очень удобен, но больше подойдет для закупки чего-то простого вроде канцтоваров или периферии определенной модели. В случае же строительства ЦОДа, подобный метод выбора поставщика контрпродуктивен. Дело в том, что при проведении тендеров через электронную площадку нет двусторонней коммуникации: потенциальные исполнители не видят объект, не могут задать дополнительные вопросы или предложить альтернативный подход. Они просто берут предложенное ТЗ и «что-то» рассчитывают. А потом в процессе реализации выявляются ошибки в ТЗ, неучтенные, но необходимые работы, и риски связанные с ними совершенно непредсказуемы.

Именно поэтому я рекомендую ввести в практику информационное совещание на объекте — мероприятие, на котором встречаются рабочая группа заказчика и все потенциальные исполнители. Его задача — провести открытый и честный диалог между сторонами, чтобы разъяснить все непонятные моменты, а также обеспечить одинаковый информационный фон для всех.

На совещании потенциальные поставщики вживую осматривают объект, задают вопросы по ТЗ или проекту, предлагают лучшие, на их профессиональный взгляд, решения и получают комментарии от всех участников рабочей группы. Таким образом, заказчик узнает «мнение рынка» по своему проекту, а поставщики начинают лучше понимать, какой результат от них ждут и как его достичь.

Кроме того, информационное совещание является своеобразным вторым «фильтром» проверки. Благодаря диалогу и совместной работе настоящего экспертного сообщества на таких мероприятиях обычно удается выявить ошибки в техническом задании, проекте или тендерной документации до запуска тендера.

К примеру, на одном из таких совещаний поставщики выявили ошибку в системе пароувлажнения. Решение, предложенное в проектной документации, предполагало прокладку напорного трубопровода в критичной зоне подвода электропитания к стойкам ЦОДа. В случае аварии дренажная система не справилась бы с отводом воды, и оборудование вышло бы из строя. Благодаря «коллективному разуму» в проект вовремя внесли изменения, и инцидента удалось избежать.

6. Исключить фактор цены при технической оценке

После информационного совещания запускается тендер. Узнав все необходимые детали, поставщики делают расчет и присылают предложения. На этом этапе закупщик и заказчик исследуют все документы и делают выбор, обычно исходя из критериев «качество + срок + стоимость». Это рабочий вариант, и можно придерживаться его. Но есть и более эффективный способ.

В своей практике я стараюсь помочь заказчику сделать максимально беспристрастный выбор, основанный исключительно на технических характеристиках проекта (чтобы он получил именно тот ЦОД, который хочет). Для этого на этапе первичной оценки я отправляю ему предложения и сметы без указания цен и названий компаний, участвующих в тендере. Это позволяет убрать отвлекающие факторы и сконцентрироваться на изучении технических решений и подобранного оборудования. Заказчик смотрит предложения, дает комментарии, поставщик вносит коррективы. В итоге вырисовывается «идеальный» с технической точки зрения проект.

На следующих шагах оценки предложений я, конечно, «раскрываю карты» и показываю заказчику цены и названия компаний. И часто он удивляется, потому что лучшим оказывается не самый дорогой проект и не решение от «любимого» поставщика, а оптимальный по цене проект от компетентной компании. И выбор обычно падает на него.

Вместо заключения

Соблюдение этих правил всегда дает положительный результат, потому что создает условия для честной конкуренции и объективного выбора. Все поставщики владеют полной информацией, нет узких мест, пристрастной оценки или других влияющих факторов. Победа же зависит исключительно от компетенций поставщика и качества его проекта.

Для заказчика такой подход означает существенное повышение вероятности того, что он получит качественный ЦОД в полном соответствии с ТЗ, проект будет выполнен в срок и в рамках бюджета.