Большинству компаний из сегмента малого и микробизнеса пришлось приобретать кассовые аппараты впервые, а с учетом таких факторов, как стоимость и простота подключения, выбор фактически сводился к двум типам устройств – смарт-терминалам и автономным кассам. Безусловно, первые обладают широкими возможностями автоматизации и гораздо более функциональны. Но, по мнению участников рынка и производителей ККТ, малый бизнес, особенно в регионах, подходит к подключению онлайн-касс только с точки зрения формального соответствия закону. Именно поэтому в ходе второй волны кассовой реформы большую популярность получили автономные кассы – простые, компактные аппараты с минимальным набором необходимых функций.

Однако, сэкономив на приобретении и технической поддержке ККТ, многие небольшие компании получили ряд дополнительных проблем. Особенно хорошо эта тенденция прослеживается в малой и микрорознице – небольшие магазины, оснащенные автономными кассами, испытывают сложности в работе с номенклатурой, не могут синхронизировать работу кассы с бухгалтерскими и товароучетными системами, контролировать остатки, печатать актуальные ценники и т.д.

Малому бизнесу приходится искать выходы из такой ситуации. И в этот раз функциональность и простота дополнительных решений выходит на первый план. Расширить возможности автономной кассы и легко объединить ее с имеющимся оборудованием и, например, товароучетной системой (если она есть), можно с помощью облачных сервисов. Они решают самые «горячие» и востребованные задачи в торговле: работа с товарами и ценами, подключение онлайн-касс, централизованное управление несколькими торговыми точками в режиме «одного окна», ведение простого товарного учета. С помощью облака удобно работать с заказами клиентов, поддерживать порядок на складе, получать полезные отчеты о работе торговой точки и решать другие задачи, которые при «ручном» управлении бизнесом отнимают много времени и ресурсов.

Разберем по шагам автоматизацию торговой точки на примере облачного сервиса «1С:Кассы», включающего в себя простой товароучет и аналитические возможности.

Это решение подходит для малой и микророзницы, включая продажу алкоголя, сферы услуг и общепита.

Шаг 1. Подключаем онлайн-кассы к облаку

Для организации полноценного рабочего места продавца на торговой точке можно обойтись без компьютера и стационарного интернет-подключения. Автономная онлайн-касса обменивается данными с облаком «1С:Касса» и отправляет чеки в ОФД с помощью Wi-Fi или мобильного интернета. К «1С:Кассе» можно подключить разные ККТ: автономную онлайн-кассу «Штрих-Мпей-Ф», ньюджеры «Атол» 91Ф/92Ф, смарт-терминалы «Эвотор», готовые комплекты автоматизации «1С-Атол МК», а также другие модели ККТ, получившие сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

Если к облаку подключить несколько ККТ из разных торговых точек, предприниматель может централизованно в одном окне в режиме реального времени управлять работой всех своих магазинов: контролировать продажи, поддерживать порядок в складских запасах, вести товарный учет, видеть, сколько денег в кассах и изучать аналитику.

Работой всех магазинов можно управлять централизованно в одном окне

К облачному сервису можно подключить не только контрольно-кассовую технику, но и сканеры штрихкодов и эквайринговые терминалы. Дополнительное оборудование подключается к «1С:Кассе» без оплаты.

Если торговые точки уже оснащены компьютерами, для них в облаке реализовано полноценное рабочее место кассира (РМК). Для его организации кроме ПК требуется фискальный регистратор, соответствующий требованиям 54-ФЗ и подключаемый к компьютеру и интернету. Также к ПК можно подключить сканер штрихкодов, терминал для платежных карт и другое торговое оборудование. В РМК поддерживаются продажа и возврат товаров, внесение и выемка наличных, X и Z отчеты, применение ручных скидок, смешанные оплаты (наличные + карта), продажа алкоголя (ввод акцизных марок), продажа по нескольким системам налогообложения (СНО), ввод e-mail и номера телефона покупателя и другие операции.

Интерфейс в РМК «1С:Кассы» удобный и понятный

Шаг 2. Заводим номенклатуру в кассу, принимаем товары, печатаем ценники

Загрузить справочник товаров в кассовый аппарат, особенно впервые, непросто.

Типичный сценарий для небольшого магазина «у дома» выглядит следующим образом: сотрудник выгружает номенклатуру товаров из 1С в файл, записывает его на флешку, едет на торговую точку и там с флешки переносит файл в ККТ. Если речь идет о небольшой сети таких магазинов или динамично меняющемся ассортименте, процесс обновления товаров и цен становится слишком затратным.

«1С:Касса» решает эту задачу намного быстрее. Добавить номенклатуру в облако можно разными способами. Самый простой – выгрузить из сервиса «1С:Номенклатура» готовые товарные карточки с наименованиями, артикулами, штрихкодами и другой информацией. Также можно загрузить прайс из файла в формате .xls, .ods, .csv или добавить позиции вручную. Те, кто торгует алкоголем, могут загрузить классификатор алкогольной продукции сразу из ЕГАИС.

После загрузки в «1С:Кассу» номенклатура автоматически в течение нескольких минут «улетает» в кассовый аппарат.

Не лучшим образом обстоит дело и с приемкой товаров. Многие торговые точки при получении одинакового товара от разных поставщиков сталкиваются с ситуацией, когда каждый поставщик прописывает товар в накладной в меру своей фантазии, из-за чего в магазине начинается номенклатурный бардак. Одни и те же позиции дублируются и множатся, и это приводит к тому, что часть информации в справочнике уже давно не актуальна, но при этом занимает информационное пространство и отнимает время товароведа или кладовщика при приемке товаров.

Эту задачу тоже можно упростить. Вместо внесения позиций вручную, достаточно загрузить накладные в «1С:Кассу» из файла, а товары добавить с помощью сканера штрихкодов или выгрузить из «1С:Номенклатуры». А для изготовления аккуратных ценников и этикеток в облаке предусмотрено 15 готовых шаблонов на любой вкус и бизнес-задачи.

Шаг 3. Управляем закупками и остатками

Ошибка в цене закупки может повлиять на выручку торговой точки. Если поставщик увеличил цены, а продавец не учел изменения, есть вероятность не досчитаться прибыли или даже уйти в минус. Облачный сервис контролирует цену поставщика при поставке товара и обращает внимание предпринимателя на изменения.

Все поступления, продажи и учет остатков ведутся в «1С:Кассе» автоматически в режиме реального времени, причем по каждой торговой точке. Чтобы проанализировать дефицит и излишки ассортимента, нужно заглянуть в «Монитор торговли» на вкладку «Товары». А если требуется провести инвентаризацию, данные по остаткам можно выгрузить, например в «1С:Бухгалтерию».

Шаг 4. Анализируем данные и принимаем правильные решения

Понятная аналитика «1С:Кассы» поможет принимать верные решения и понимать, с какой эффективностью работает торговая точка.

Отчеты наглядно показывают, какие товары продаются лучше всего, а какие давно залежались, насколько выросла или упала выручка, какую прибыль дает каждая торговая точка. В облаке отражается все: количество продаж, средний чек, динамика покупок, выручка и прибыль и другие жизненно важные показатели торговли.

Всего в «1С:Кассе» около 20 отчетов, которых достаточно, чтобы владелец бизнеса видел ясную картину происходящего и понимал, что нужно предпринять для увеличения прибыли, оптимизации затрат и решения других бизнес-задач. Для удобства самые важные показатели можно выводить на начальную страницу сервиса «1С:Касса» (рабочий стол).

Монитор торговли показывает не только сводные отчеты, но и развернутую информацию по продажам в разрезе торговых точек, кассовых аппаратов, по различным ставкам НДС

Шаг 5: Считаем прибыль, платим налоги

Учет денежных средств

В «облаке» можно вести учет движения денежных средств, причем, как наличных, так и электронных платежей (банковские карты и т.д.). Для удобства все остатки ДС учитываются отдельно для каждой торговой точки или каждого кассового аппарата, а всю информацию можно посмотреть в соответствующих отчетах. Отдельно можно вести учет остатков наличных денежных средств в торговых точках, например, для проведения инкассации.

Бухгалтерия и отчетность

«1С:Касса» интегрируется с «1С:Бухгалтерией 8»; «1С:Бухгалтерией государственного учреждения 8» (ред. 2); облачным сервисом «1С:БизнесСтарт» и мобильным приложением «ИП6%». Облако можно синхронизировать с подходящим решением и вести бухгалтерию в привычном режиме.

Учитываем специфику бизнеса

Возможности для ломбардов и пунктов приема вторсырья

Бывает, нужно не только продать, но и купить: взять товар у клиента и выплатить за него деньги. Такое ежедневно случается в ломбардах или пунктах приема вторсырья от населения (макулатура, стеклотара, грибы, металлолом и пр.). Для таких организаций в «1С:Кассе» поддержана возможность проведения кассовых операций «Расход» и «Возврат расхода».

Управление курьерской доставкой

Тем, кто не только продает, но и доставляет заказы, будет удобно управлять курьерской доставкой: получать и выгружать готовые заказы из других программ «1С», распределять их между курьерами, печатать маршрутные листы для выездных сотрудников, а также вести ведомость по состоянию заказов. В облаке предусмотрен обмен заказами напрямую с автономной онлайн-кассой «Штрих-Мпей-Ф» и с мобильным приложением «1С:Мобильная касса».

Работа с заказами из интернет-магазина

Если интернет-магазин работает на «1С-Битрикс» или «1С-UMI», можно настроить обмен данными между CMS и «1С:Кассой». Все заказы, принятые в интернет-магазине и отраженные в CMS сайта, будут выгружаться в «1С:Кассу» в раздел «Заказы», причем, по расписанию, настроенному пользователем. А при оплате заказа на сайте, онлайн-касса, подключенная к облаку, автоматически сформирует чек и отправит его на e-mail покупателю через оператора фискальных данных.

Раздел «Заказы» в настройках учета «1С:Кассы»

Для многих предпринимателей работа с облачным сервисом станет оптимальным решением.

Функциональность «1С:Кассы» помогает малому бизнесу быстро и эффективно решать текущие задачи, а также дает возможности для дальнейшего развития.

С помощью облака удобно контролировать закупки, отслеживать фактические остатки, держать порядок на складе и своевременно замечать проблемы в работе магазина. Так, например, анализируя работу каждой кассы или торговой точки, можно быстрее находить «узкие» места, отслеживать пустые полки и вовремя заказывать у поставщика ходовые товары либо наоборот, избегать затоваренности на складе непопулярными позициями.

Тем, кто работает всего с одной ККТ и пробивает не более 300 чеков в день, все возможности «1С:Кассы» подключаются бесплатно. Если чеков или касс больше, стоимость – p100 в месяц за одну кассу (кроме Эвотор – здесь стоимость составляет p300 в месяц за каждую подключенную ККТ). Принимая во внимание удобство работы с сервисом и плюсы от автоматизации, эти вложения можно считать удачной инвестицией.

Для тех, кто любит списки

Все ключевые возможности «1С:Кассы» по пунктам:

• 3 способа работы с номенклатурой: выгрузка товаров из сервиса «1С:Номенклатура», загрузка из файла, добавление позиций вручную;
• подключение одной или нескольких онлайн-касс;
• централизованное управление несколькими торговыми точками в одном облаке
• оформление розничных продаж под 54-ФЗ (наличные, карты, смешанная оплата, ручные скидки);
• быстрый прием товаров – загрузка накладных из файла;
• рабочее место кассира (РМК);
• ЕГАИС 3.0 (помарочный учет алкогольной продукции);
• управление курьерской доставкой: загрузка, выгрузка, статусы заказов, маршрутные листы;
• работа с заказами интернет-магазина (интеграция с 1С-Битрикс и 1С-UMI)
• поддержка нескольких систем налогообложения на одном кассовом аппарате (например, ОСН и ЕНВД);
• учет денежных средств (ДДС);
• поддержка ФФД 1.05;
• поддержка НДС 20%
• создание аккуратных ценников и этикеток по готовым шаблонам;
• контроль цен закупки
• учет, корректировка остатков и цен;
• более 20 видов отчетов о работе магазина
• отправка отчетов по e-mail;
• работа с подключаемым торговым оборудованием;
• обмен данными с другими решениями 1С: «1С:Розница 8», «1С:Управление нашей фирмой 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2), облачным сервисом «1С:БизнесСтарт», мобильными приложениями «1С:Мобильная касса», «ИП6%».