Первые системы электронного документооборота в России начали внедряться еще в 2010 г., в период пандемии (2020 г.) был зафиксирован следующий скачок популярности СЭД, в последние годы рост количества внедрений связан в основном с необходимостью замены ПО зарубежных вендоров. Чего ждать от развития СЭД в России дальше?
Привлекательность СЭД для бизнеса
Переход на электронный документооборот и внедрение систем управления им, безусловно, привлекает бизнес, поскольку способствует сокращению затрат и рисков, а также повышению скорости работы. Помимо этого, ФНС регулярно расширяет номенклатуру товарных групп, для которых электронный документооборот становится обязательным. Речь идет о маркированной продукции, которая обязана регистрироваться в системе «Честный знак».
Топ-10 платформ электронного документооборота 2025. Структура баллов
Подробнее: Обзор платформ электронного документооборота 2025
Сегодня системы электронного документооборота можно классифицировать с точки зрения их функциональности. Это системы делопроизводства (классические схемы работы с электронными документами), архивы (хранение документов в различных форматах, удобные для быстрого поиска и разграничения прав доступа), workflow-системы (автоматизация бизнес-процессов и отслеживание движения документа), гибридные системы (преимущества нескольких систем, настраиваемых под пользователя), системы с опциями CRM (дополнительные функции для облегчения взаимодействий с партнерами, помимо непосредственной работы с документами), ECM-системы (все основные функции в сочетании с возможностью работы с неструктурированным контентом).
Электронный документооборот и ИИ
Перечислим варианты применения ИИ в СЭД с точки зрения применения технологии в сегодняшнем бизнесе и потенциальных перспективах ее использования в этой сфере.
СЭД, основанная на искусственном интеллекте, предоставляет возможность автоматического распознавания документов, переводя их в цифровой формат, что достигается путем использования технологии OCR (оптического распознавания символов), которая позволяет системе анализировать отсканированные документы и изображения, а затем автоматически распознавать символы и текст на них.
Другая востребованная функция — поиск противоречий и несоответствий в тексте документов, например договоров. ИИ, сравнивая различные разделы, пункты или условия, способен выявить любые несовпадения или противоречия в изложенной информации. Аналогичная функция ИИ может применяться относительно финансовых документов, выявляя бухгалтерские нестыковки.
ИИ способен анализировать текст документов для выявления важных фактов и ключевой информации — от имен, названий организаций, дат и сумм до таких специфических данных, как номера документов или условия контрактов. По факту речь идет об автоматическом конспектировании многостраничных документов и извлечении требуемой информации для дальнейшей обработки. При этом путем настройки логики работы с данными можно добиться автоматического внесения полученной информации в соответствующую картотеку или же проверки наличия обязательных положений в договоре.
Наконец, СЭД на базе ИИ способна проводить поиск похожих документов (первоисточники, дубликаты, цитаты, заимствования) и отмечать связи между ними, что естественным образом улучшает организацию документооборота.
Кроме того, ИИ способен осуществлять сортировку и распределение документов (по типам документов и по департаментам); назначать ответственных лиц для каждого документа; связывать документы с соответствующими контрактами или проектами; предоставлять пользователю готовые шаблоны и рекомендации по работе с документами, соответствующие корпоративным стандартам; а также эффективно организовывать совместную работу с файлами, включая возможность проведения онлайн редактирования текстовых документов, вне зависимости от местоположения сотрудников или времени суток.
Таким образом, использование ИИ в сфере СЭД предоставляет богатые возможности для улучшения процессов управления документами, повышения эффективности работы персонала и оптимизации бизнес-процессов в целом.
СЭД и low-code/no-code инструменты
Low-code и no-code как технологии разработки, не требующие знания языков программирования и навыков в разработке ПО, позволяют взглянуть на создание и ввод в строй СЭД под другим углом. СЭД на базе low-code платформы в сравнении с классической СЭД получает серьезное бизнес-преимущество — скорость принятия решений. Low-code позволит быстрее создать прототип системы, а значит и быстрее опробовать его в деле.
При стандартных рыночных требованиях к системе, с помощью low-code возможно буквально за недели разработать решение, протестировать его, внедрить и запустить в работу. Бизнес с солидным набором внутренних требований в свою очередь с помощью low-code быстро получит работающий прототип, который затем можно будет доработать до максимального удобства для конкретной компании. При этом сам прототип будет создаваться бизнес-пользователями без привлечения дорогостоящих профессионалов.
Отметим, что low-code платформа позволяет к возможностям классической СЭД добавить любые желаемые возможности, плюс те возможности, которые платформа содержит в себе в рамках других бизнес-модулей.
Аспекты информационной безопасности
Как часть общей информационной системы организации СЭД будет в безопасности, если защищена сама информационная система. Более того, СЭД дает дополнительную гарантию безопасности, поскольку работа в ней идет с графическими образами документов: их сложно скопировать, и в них сложно внести изменения. Угрозы информационной безопасности (ИБ) возможны из-за неверной настройки системы, отсутствия разграничения доступа, а также использования самописных программ.
При разработке СЭД с точки зрения информационной безопасности, прежде всего, необходима разработка системы организационных мер, ранжирующих доступ пользователей к документам по нескольким уровням; выстраивание отдельных маршрутов для документов с высоким уровнем конфиденциальности; использование электронной цифровой подписи; применение двухфакторной аутентификации; шифрование документов. При большом потоке документов обоснованно использовать аппаратные средства — поточные шифраторы, снижающие нагрузку на архитектуру системы.
В каждом случае каждой компанией может быть выбран собственный комплект решений.
Отдельная проблема может возникать из-за того, что при внедрении СЭД о вопросах ИБ заказчики нередко вспоминают в последнюю очередь. В дальнейшем, помимо уязвимости системы к угрозам, еще на этапе разработки или внедрения прототипа могут появиться новые требования от ИБ-департамента компании, или же на этапе сдачи проекта упомянутый департамент может не разрешить введение проекта в эксплуатацию.
Чтобы этого не случилось, эксперты рекомендуют проектировать СЭД параллельно с подсистемой ИБ. Или же СЭД может проектироваться с учетом требований для интеграции в уже действующую подсистему ИБ. При этом еще на предпроектном этапе необходимо четко определить и зафиксировать ответственность за выполнение требований ИБ. Также в процессе проектирования разработки следует привлекать представителей служб ИБ. Кроме того, при наличии в ТЗ запросов по ИБ, исходя из требований ФСТЭК России, следует обращаться в специализированную компанию, имеющую соответствующие лицензии и опыт реализации подобных проектов.
Тенденции развития облачных СЭД
Облачные системы СЭД функционируют по принципу сервисов с удаленным доступом (SaaS — Software as a Service — программное обеспечение как сервис). Ключевое преимущество таких СЭД — в удобной организации удаленной работы: пользователи при наличии доступа в интернет могут работать с цифровыми документами с любого ПК или другого устройства. В тех случаях, когда локальные системы размещены на серверах компании, облачные решения не требуют затрат на приобретение и обслуживание оборудования. Эти расходы несет поставщик ПО, на него же ложится обязанность автоматического обновления.
В привычных для бизнеса условиях неопределенности последних лет удобство распоряжения финансовыми затратами и возможность оперативно реагировать на перемены становятся для ИТ-решений весомым преимуществом. Облачные СЭД отвечают этим требованиям. Поэтому рост популярности на российском рынке облачных решений для организации дистанционной работы совпадает с мировыми тенденциями.
Точки роста и взгляд в будущее
Процесс импортозамещения и государственные инициативы, направленные на отказ от бумажного документооборота, продолжают оставаться движущей силой роста этого сегмента ИТ-рынка. Его ежегодное увеличение, по разным оценкам, составляет 15-20%. В 2024 г. в реестр отечественного ПО было добавлено более 40 продуктов класса ECM (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом, в это понятие входят и СЭД).
Эксперты отмечают появление на рынке новых вендоров, конкурирующих между собой, добавляющих новые функции и инструменты в свои системы. Это естественно играет на руку заказчикам, получающим возможность выбирать подходящее качество и требуемый набор услуг в сочетании с интересными ценами.
Если говорить о предпосылках к дальнейшему росту теми же не взрывными, но поступательными темпами, то прежде всего в повышении уровня автоматизации по-прежнему заинтересованы бизнес и госструктуры. Можно смело сказать, что все большая цифровизация документооборота в сфере b2g (business-to-government — отношения между бизнесом и государством) неизбежна.
Далее следует упомянуть принятие нормативной базы для перехода на КЭДО. Очевиден и рост популярности облачной электронной подписи, а также организации долговременного и постоянного хранения цифровых документов. Чем меньше в российском законодательстве останется незакрытых регуляторных проблем, несогласованностей и пробелов в использовании этих цифровых технологий, тем сильнее будет расти их популярность у бизнеса. В свою очередь стремительно развивающиеся новые технологии, прежде всего машинное обучение и искусственный интеллект, делают системы электронного документооборота все более эффективными и безопасными.
По всем перечисленным причинам, в настоящий момент крупные и средние российские компании не только заинтересованы во внедрении СЭД в свои бизнес-процессы, но и активно осуществляют это внедрение.
Поделиться
