Команда СЭД ТЕЗИС внимательно следит за трендами на рынке систем электронного документооборота, поскольку они сформированы под влиянием запросов заказчиков, экономической ситуации и развития технологий. Мы стремимся не только следовать им, но и играть на опережение. Рассказываем, какие тренды на рынке сейчас наиболее актуальны, как они находят отражение в СЭД ТЕЗИС и какую пользу в результате получают заказчики.

Искусственный интеллект

Когда производители СЭД только начали присматриваться к технологиям ИИ, они преимущественно использовали их для распознавания текста документов. Однако доступные на рынке инструменты достигли такого уровня развития и продолжают совершенствоваться настолько быстро, что пришло время для максимально гибкого варианта реализации искусственного интеллекта в СЭД. Мы выбрали именно такой подход и уверены, что за ним будущее.

Модуль искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС дает возможность комбинировать умные инструменты автоматизации с любыми процессами без ограничений.

Примеры задач, которые может решать модуль ИИ:

• Обработка входящих и исходящих документов: создание и заполнение карточек, установка связей между ними
• Назначение и делегирование задач
• Проверка контрагентов
• Контроль сроков действия документов
• Распознавание текста документов, подготовка краткого содержания
• Согласование документов: проверка, поиск недостатков как по оформлению, так и по содержанию
• Автоматическая подготовка текстов резолюций, писем, служебных записок и т. д.
• Формирование авансового отчета на основе фотографий чеков и билетов
• Организация совещаний: подготовка отчетов, отправка их на ознакомление участникам, создание встреч

Эти задачи мы обсуждаем с заказчиками применительно к пилотным проектам внедрения, в целом у модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС нет ограничений по
применению.

Пользователям доступны умные подсказки, цифровые ассистенты для автоматизации отдельных действий или их последовательностей, передача целых процессных ролей виртуальным сотрудникам. Модуль ИИ позволяет задействовать инструменты роботизации процессов (RPA) и подключать любые языковые модели: YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral и т. д.

Одно из главных преимуществ нашего модуля — low-code AI инструменты для администраторов системы. Для настройки процессов и выбора моделей ИИ используется визуальный конструктор, логика работы задается текстовым запросом. Не требуется изменять код системы, проводить обновление или перезагрузку. Пользователи могут добавить преднастроенные инструменты на любой нужный экран через интуитивно понятную панель. Более того, модуль ИИ может самостоятельно создать цифрового ассистента и предложить добавить его в систему.

Механизм сбора информации о действиях пользователей и их контекстах позволяет готовить наборы данных для обучения моделей искусственного интеллекта.

Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС поможет руководителям, делопроизводителям, сотрудникам бухгалтерии, юристам, финансистам, администраторам, специалистам ИБ и обычным пользователям многократно повысить эффективность работы — по отдельным процессам автоматизация может доходить до 100%. Заметно сократится объем рутинных действий, снизится вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

Кадровый электронный документооборот внутри СЭД

Несколько лет назад появился тренд на использование СЭД в качестве центральной информационной системы. У многих наших заказчиков были запросы на автоматизацию процессов за рамками документооборота, включая управление закупками, финансами, кадрами и т. д. Мы неоднократно реализовывали подобную функциональность в рамках проектов внедрения, однако наиболее востребованные доработки мы включаем в продукт с учетом полученного опыта и обратной связи со стороны заказчиков.

Так в СЭД ТЕЗИС появился готовый HR-модуль. Ранее в нем уже была реализована функциональность для управления отпусками, командировками, авансами, авансовыми отчетами и справками по HR-направлению. За счет генерации сложных печатных форм пользователи могут сэкономить много времени. В едином профиле, доступном отделу кадров, собрана вся информация по каждому сотруднику. В 2024 году в дополнение к этому добавлены удобный личный кабинет сотрудника для работы с кадровыми документами, поддержка облачной УНЭП от УЦ Контур и возможность формирования архивов вложений КЭДО. Таким образом, в СЭД ТЕЗИС появился полный набор инструментов для организации кадрового электронного документооборота.

Повышение производительности и безопасности

Поскольку СЭД охватывает все более широкий круг процессов, то увеличивается количество работающих в системе пользователей, добавленных документов, поставленных задач и т. д. Вопрос повышения производительности особенно актуален для крупных компаний, штат которых насчитывает несколько десятков тысяч человек.

Команда СЭД ТЕЗИС ведет планомерную работу по повышению производительности в каждом релизе. Мы опираемся на опыт высоконагруженных проектов и множество нагрузочных тестов. Как результат — растет масштаб проектов внедрения. К примеру, в ПСБ систему используют более 26 000 пользователей, в Правительстве ЯНАО — 30 000. Также сейчас в стадии внедрения проект, рассчитанный на 200 000 пользователей. Это беспрецедентный масштаб не только для СЭД ТЕЗИС, но и для всей России.

С увеличением количества пользователей СЭД и обрабатываемых в системе чувствительных данных, а также с появлением новых киберугроз возрастает важность обеспечения информационной безопасности. Крупные организации рано или поздно сталкиваются с необходимостью внедрения единой системы идентификации и управления доступом. В ответ на этот запрос мы провели интеграцию СЭД ТЕЗИС с сервисом Keycloak. Это позволяет минимизировать риски несанкционированного доступа и значительно повысить уровень безопасности. В дополнение к этому интеграция дает возможность снизить операционные затраты и сделать удобнее как работу пользователей, так и администрирование системы.

В СЭД ТЕЗИС также реализована поддержка протокола Kerberos, предназначенного для безопасной аутентификации пользователей. Этот протокол может быть использован как в составе интеграции с Keycloak, так и отдельно от нее.

Чтобы дополнительно повысить уровень защиты, в СЭД ТЕЗИС добавлен механизм регистрации событий ИБ и обновлены компоненты, влияющие на безопасность.

Технологическая независимость и кроссплатформенность

Команда СЭД ТЕЗИС при разработке самой первой версии продукта выбрала путь полнофункционального веб-приложения и кроссплатформенности. Мы решили, что таким образом систему будет проще внедрять, ведь не нужно будет устанавливать ее на каждый компьютер, а кроме того, заказчик будет свободен в выборе и перестройке ИТ-экосистемы.

Так, СЭД ТЕЗИС совместима с:

• Серверные ОС — Windows Server, РЕД ОС, Astra Linux, Alt Linux, Ubuntu, Debian, OpenSUSE, RedHat и т.д.
• СУБД — MS SQL, PostgreSQL, Oracle, Postgres Pro, Tantor

События 2022 года и уход с российского рынка иностранных поставщиков показали правильность выбранного нами пути. Для многих заказчиков встал вопрос о замене ОС на серверах и пользовательских компьютерах, а также о переходе на российскую СУБД. Один из наиболее показательных подобных проектов в нашей практике — одновременная замена ОС на Astra Linux, миграции СУБД на PostgreSQL и импортозамещение другого сопутствующего ПО в компании International Tobacco Marketing Services (ITMS). Раньше она входила в структуру глобальной компании British American Tobacco, но теперь получило автономию и отвечает за рынки России и Беларуси. В новых условиях у ITMS нет возможности продлевать или приобретать лицензии на MS Server, MS SQL и другие продукты Microsoft, поэтому потребовалось оперативно искать альтернативу. Весь проект в крайне сжатые сроки выполнила команда СЭД ТЕЗИС.

Работа в мобильном приложении

Уже несколько лет остается актуальным тренд на развитие корпоративной мобильности и распространение подхода bring your own device. Использование смартфонов и планшетов позволяет иметь доступ к СЭД откуда угодно, что помогает ускорить обработку документов и другие процессы. Мобильность становится более массовой. Так, мобильное приложение СЭД ТЕЗИС при приобретении безлимитной опции могут использовать как руководители, так и исполнители. Функциональность охватывает все основные процессы по документам, задачами и вложениям. В мобильном приложении можно работать даже без интернет-подключения, а при его появлении все действия будут синхронизированы с сервером. Запрос на кроссплатформенность затрагивает и мобильные приложения, поэтому СЭД ТЕЗИС доступна на устройствах с iOS и Android, а также с российскими ОС Аврора и РЕД ОС М.

СЭД в государственном секторе

Со стороны государства исходит множество инициатив по развитию электронного документооборота, которые затрагивают все уровни власти, от федерального до муниципального. Широкий спектр документов и процессов планируется перевести полностью в цифровой формат, отказавшись от бумаги. Активно развивается межведомственный электронный документооборот. Для взаимодействия между государством и коммерческим сектором запущен ГосЭДО. Прорабатываются различные варианты архивного хранения электронных документов.

При этом требования к системам электронного документооборота в государственном секторе отличаются от требований в коммерческом секторе. С учетом этих требований и накопленного с 2010 года опыта внедрения в органах власти различного уровня мы разработали гос. сборку СЭД ТЕЗИС, которая развивается как отдельный продукт со своей командой и своим графиком релизов.

Возможности гос. сборки СЭД ТЕЗИС:

• Цифровой документооборот: все этапы работы по любым документам
• Работа с поручениями и резолюциями
• Интеграция с ключевыми сервисами: МЭДО, СМЭВ, ПОС, ССТУ, ГосЭДО и т. д.
• Мобильное рабочее место для руководителей
• Обработка обращений граждан
• Возможность работать в единой системе для всех организаций региона

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС успешно зарекомендовала себя на практике. Крупнейший проект внедрения системы в государственном секторе — цифровизация в Правительстве ЯНАО. Как уже было сказано ранее, общее количество пользователей составляет 30 000. К системе подключено 1 300 организаций. Региону удалось практически полностью отказаться от использования бумаги. ЯНАО неоднократно признавался лидером по цифровизации среди субъектов РФ и в настоящее время входит в тройку лучших наряду с Белгородской областью и Республикой Татарстан. Кроме того, систему используют МИД РФ, Администрация Главы Республики Коми, Правительство Челябинской области, Администрация Губернатора Самарской области и другие.

В 2025 году гос. сборка СЭД ТЕЗИС вошла в число финалистов премии «Цифровые вершины», которая проводится при поддержке Минцифры РФ, в номинации «Государственные сервисы».

Тренды на рынке систем электронного документооборота обычно остаются актуальными на протяжении нескольких лет, поэтому полезно их учитывать при выборе СЭД и планировании долгосрочной стратегии корпоративной цифровизации. Команда СЭД ТЕЗИС стремится предугадывать рыночные тренды и задавать их самостоятельно, а также реализовывать их с максимальной пользой для заказчиков.

■ erid:2W5zFHJ4cCGРекламодатель: ООО "Система Тезис"ИНН/ОГРН: 6316252380/1196313007880Сайт: https://haulmont.tech/