Предыстория проекта

В структуру компании входят угледобывающие активы, расположенные на всей территории Кемеровской области, а также сервисные предприятия и головной офис, расположенный в городе Кемерово. Такая структура предполагает сложное и обширное взаимодействие: для топ-менеджмента важно, чтобы поручения исполнялись в срок, руководителям дочерних предприятий — вовремя определять круг задач и отслеживать ход процессов, рядовым сотрудникам нужны четко сформулированные задачи с ясным сроком исполнения.

Для работы сотрудники использовали целую инфраструктуру разнородных программных продуктов:

• 1С:ERP.УХ — для управления ресурсами предприятия и производственными операциями;
• 1С:ERP — для основных бизнес-процессов, контроля ключевых показателей деятельности предприятия, взаимодействия служб;
• 1С:ЗУП — для кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом;
• 1С:MDM — для управления нормативно-справочной информацией;
• SRM — для взаимодействия с поставщиками;
• Active Directory — для хранения учетных записей;
• OpenID Connect — для проверки личности пользователя интернет-ресурсов.

Ведение документооборота в разрозненных системах осложняло работу. Требовалось постоянное переключение между программами, были трудности в согласовании и риски ошибок. Существовали и технологические сложности: невозможность миграции на операционные системы Astra Linux и PostgreSQL, а также зависимость от иностранного программного обеспечения.

Что ждали от изменений

Современная система должна была «вписаться» в существующую инфраструктуру. Основные задачи были: оптимизировать документооборот, ускорить регистрацию, согласование и подписание документов. При этом стояла цель внедрить продукт без значительных доработок.

В январе 2024 г. компания взяла курс на переход на отечественное ПО. Одним из первых направлений выбрали документооборот предприятия. Команда, создававшая и развивавшая историческую корпоративную систему, распалась. Привлечение новых сотрудников для разработки, обучение их устаревшим и уже непопулярным технологиям было дорого и нецелесообразно. Тогда в компании обратили внимание на систему Directum RX, которая отвечала всем ключевым критериям:

• достаточная функциональность из «коробки» для быстрого старта работы;
• встроенный интуитивно понятный конструктор маршрутов согласования, сценарная настройка правил, возможность параллельного согласования;
• наличие веб-клиента и мобильных приложений;
• API для простой интеграции с существующими в компании программами;
• отечественная разработка, что гарантирует поддержку и развитие продукта.

Также в компании была потребность в цифровизации проектной деятельности. Требовались умные инструменты планирования и контроля за командами, чтобы управлять организационными, строительными, инфраструктурными, ИТ- и бизнес-проектами. Подходящие решения тоже нашлись в Directum RX: Agile-доски, контроль исполнения поручений, управление портфелями проектов.

Ход проекта

Внедрение no-code

В компании приняли решение внедрять систему самостоятельно. Когда озвучили это желание в среде специалистов, столкнулись с волной недоверия: «коробка» для компании не подойдет, потребуются модификации.

Самостоятельное внедрение исключило затраты на привлечение внешнего подрядчика. Опытные разработчики, аналитики и администраторы прошли обучение по системе, успешно сдали аттестацию и получили сертификаты. А подробная сопроводительная документация от разработчика помогла уверенно приступить к самостоятельной реализации проекта.

Система внедрила саму себя

С самого начала работ команда использовала рекурсивный подход. Проект внедрения вели с помощью самой системы. В решении «Проекты» создали типовой пакет проектной документации: опросники, ТЗ, матрицу ролей и полномочий, программу испытаний, собственные планы обучения пользователей и инструкции, контрольный список приемки. А задачи поддержки и разработки фиксировали на Agile-досках. Благодаря четкой организации процессов и полностью готовому продукту был достигнут отличный результат.

Важным был подготовительный этап, на который ушло четыре месяца. Полностью развернули инфраструктуру и подготовили команду внедрения: подобрали нужных специалистов, обучили их. В этот же период проанализировали текущие процессы, оценили необходимые ресурсы и разработали план работ. Команда провела тестовые запуски и отладку системы, чтобы сократить возможные риски и наладить бесперебойную работу на всех этапах. Такой подход помог подготовить инфраструктуру и согласовать действия команды.

Поэтапное внедрение Directum RX в каждой организации компании в среднем заняло два-три месяца, включая стартовый этап, настройку программного обеспечения, обучение сотрудников и тестирование работоспособности. Такая последовательность минимизировала риски сбоев и позволила плавно перейти на новую систему без существенного влияния на текущие бизнес-процессы. Каждый этап внедрения тщательно контролировался специалистами, которые быстро устраняли возникающие проблемы и адаптировали систему под специфику работы каждой компании в составе компании.

В качестве операционной системы для развертывания Directum RX выбрали нетребовательную к аппаратным средствам Ubuntu Linux.

Благодаря высокой квалификации команды проекта и гибкости системы удалось создать отказоустойчивый сервис с возможностью адаптации под требования компании. В кластере, состоящем из трех узлов, синхронизация данных происходит в режиме реального времени. Дополнительно автоматически каждые сутки создается резервная копия базы данных, хранилища документов и настроек. Для разработки используется система контроля версий с хранением на отдельном сервере.

При реализации прикладной части команда эффективно использовала базовые механизмы системы, внедряя лишь минимальные доработки для расширения ее функциональности. Основой этого стали унифицированные процессы.

От хаоса к порядку

В результате проекта в компании развернули решения «Делопроизводство», «Доверенности», «Договоры». Цифровизация затронула всех участников документооборота компании: от рядовых сотрудников до первых руководителей. Сотрудники получили улучшенные инструменты для обработки данных, руководители подразделений — доступ к детализированной аналитике, а директора — возможности контроля ключевых показателей.

С помощью Directum RX унифицировали процессы взаимодействия между подразделениями, повысили прозрачность и скорость коммуникации, а также снизили количество ошибок. Это создало основу для дальнейшего развития системы документооборота на предприятии.

Также благодаря внедрению реализовали цифровой учет доверенностей для должностных лиц компаний. С его помощью можно контролировать сроки действия доверенностей и своевременно их продлевать, а в случае изменения должности сотрудника или его увольнения автоматически отзывать доверенности.

Agile-доски как любимый инструмент

Возможности по управлению проектами первыми освоил ИТ-отдел, также они востребованы в подразделениях капитального строительства, управления информационной безопасностью, у юристов и снабженцев. Сейчас в системе ведется реестр, где каждый проект имеет свою структуру и набор связанных документов. Разработаны унифицированные шаблоны планов работ – пользователю не нужно создавать планы с нуля, достаточно вручную детализировать этапы.

Планы визуализируются с помощью диаграмм Ганта и Agile-досок. Задачи автоматически назначаются исполнителям, которые могут отслеживать свои обязанности из почтовой рассылки на корпоративный ящик и в интерфейсе системы. Кроме того, в системе настраиваются команды проектов, и участникам автоматически выдаются права на документы и папки в соответствии с их ролью. Это сделали для удобства работы и соблюдения политики безопасности.

Результаты

По итогам внедрения заменены 10 систем электронного документооборота, в которых ранее работали сотрудники 3 юридических лиц. При этом одна из компаний до начала проекта вообще не использовала системы ЭДО, что делало переход на новую платформу особенно значимым шагом для оптимизации ее бизнес-процессов.

В очереди на цифровизацию — юристы и бухгалтеры

В планах компании — разработка специализированного решения «Судебные споры». Оно будет предназначено для цифровизации процессов, связанных с управлением судебными разбирательствами, претензиями и исками. Так в компании хотят повысить прозрачность, контроль и эффективность работы юридического департамента.

Основные задачи решения будут включать:

• учет и классификацию судебных споров и претензий;
• контроль сроков и этапов судебных процессов;
• управление связанной документацией;
• формирование отчетности и аналитики для принятия управленческих решений.

Также в планах: интеграция с IDM-системой, внедрение «Финансового архива», дальнейшее развитие модуля управления проектами и тиражирование во всех подразделениях, формирование соответствующего центра компетенций в рамках компании.

■ erid:2W5zFHHwDuSРекламодатель: ООО "Директум"ИНН/ОГРН: 1835056809/1031801962092Сайт: https://www.directum.ru/