EDI (Electronic Data Interchange) - технология обмена электронными документами между торговыми партнёрами в автоматическом режиме. Она зародилась в 80-х годах прошлого века и окончательно оформилась к началу нового тысячелетия. Суть технологии заключается в подключении пользователей к единой коммуникационной платформе для передачи любых электронных документов через интернет по назначению. При этом, у каждого из пользователей существует возможность отправлять и получать документы в удобном для него формате, отличном от исходного.

EDI-провайдер как единый центр взаимодействия берет на себя всю работу по подключению пользователей к системе, преобразованию форматов документов и распределению информации между контрагентами. Способы подключения варьируются по уровню автоматизации и зависят от задач, структуры и размеров бизнеса. Два основных способа подключения к сервису позволяют работать непосредственно из учётной системы (интеграция с любой ERP), либо на веб-портале. С точки зрения автоматизации, первый вариант предпочтительнее, но второй - проще и дешевле, что больше подходит для компаний с небольшим документооборотом.

К 2002 г. технология EDI превратилась в структурированный набор документов (в EDI они называются сообщениями), описывающих практически любой бизнес-процесс: от отправки заказа и отгрузки товаров, до сверки номенклатур и отчётов о продажах. Всего в состав EDI входит около 50-ти различных сообщений.

Технология EDI представляет собой структурированный набор документов

EDI приходит в Россию

В то время как в Европе уже существовали десятки EDI-провайдеров, в России до 2004 г. EDI отсутствовал. Это объясняется тем, что на Западе, помимо существования подобных технологий, уже тогда была хорошо развита законодательная база, облегчавшая использование электронных документов. Например, электронный INVOICE являлся достаточным основанием для оплаты, в то время как в России дополнительно требовалась, например, бумажная счёт-фактура.

Вслед за распространением западных торговых сетей, на российский рынок пришли и новые технологии. Так, десять лет назад, торговая сеть «Ашан» инициировала внедрение электронного обмена данными (EDI) в нашей стране, выбрав в качестве провайдеров компании «Оптима» и «Сислинк» - одних из пионеров в данной области. Поначалу представители российских торговых сетей отнеслись к новому продукту очень настороженно. Но, благодаря неоспоримым преимуществам, технология постепенно завоевывала доверие пользователей, и к 2010 г. практически все крупные представители ритейла были подключены к системе EDI. Вслед за ритейлом стали подтягиваться и крупные производители, а также интернет-магазины. Однако дальнейшее развитие EDI в России тормозилось отсутствием возможности отказаться от некоторых бумажных документов.

Ситуация в корне поменялась к 2012 г. благодаря появлению нескольких новых законодательных актов, определивших развитие электронного документооборота на ближайшие несколько лет. Один из них – это приказ ФНС России от 05 марта 2012 года №ММВ-7-6/138 , утвердивший форматы книг покупок и продаж, электронных счетов-фактур и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Второй - приказ Росалкогольрегулирования от 23 августа 2012 г. №231, утвердивший порядок заполнения деклараций, который не привел к отказу от бумаги в качестве дополнительного преимущества, но позволил использовать возможности электронного документооборота более широко.

Приказ ФНС России открыл новую эру в сфере взаимодействия как между коммерческими компаниями, так и между бизнесом и государством. Государство позволило передавать и хранить счета-фактуры в электронном виде, без бумажной копии, в специальных форматах, разработанных ФНС.

Преимущества EDI

В связи с тем, что передача электронной счет-фактуры (ЭСФ) по закону возможна только через компании, именуемые Операторами электронного документооборота, EDI-провайдеры начали массово получать лицензии на возможность передачи новых типов электронных документов.

Однако, не только EDI-провайдеры получили возможность расширить комплекс предоставляемых услуг. Прежде всего, выгоду от оптимизации процесса получил сам бизнес. По экспертной оценке компании «Тензор», стоимость создания, отправки и последующего хранения бумажной счёт-фактуры, в среднем, составляет от 20 до 40 руб. В то время, как аналогичные показатели для электронной счёт-фактуры (ЭСФ) не превышают 10 руб.

ЭСФ очень органично дополнила разработанные ранее EDI-сообщения. Изначально покупатели отправляли поставщикам заказы на продукцию, те, в свою очередь, отвечали уведомлениями об отгрузке (так в терминологии EDI именуется накладная), в ответ покупатель отправлял уведомление о приёмке. Конечным документом в данной цепочке был INVOICE (Инвойс), который не имел юридической силы и представлял из себя смесь счёта-фактуры, обычного счёта и накладной (Торг-12). С 2012 г. поставщики получили возможность вместо Инвойса отправлять полноценную юридически значимую электронную счёт-фактуру.

Стоит отметить, что помимо счёт-фактуры, смежные законодательные акты позволили компаниям переводить в электронный вид и другие документы, такие как накладная (Торг-12), акт приёмки, приложения к договорам и прочее.

Приказ Росалкогольрегулирования заставил продавцов вместе с алкогольными декларациями передавать новые данные. Дата розлива, код вида алкогольной продукции, различные данные по лицензии на алкоголь, данные по производителю – всё это теперь следовало получать из бумажных накладных от поставщиков, вручную переводить в электронный вид и раз в квартал отправлять в декларациях.

Рынок EDI чутко отреагировал на эти изменения, и на свет появилось уведомление об отгрузке алкоголя (ALCDES), призванное автоматизировать процесс и увеличить скорость обработки информации. Отныне компании избавлены от ручного ввода данных, что приводит к минимизации ошибок, вызванных человеческим фактором. Отправлять декларации стало значительно проще.

Таким образом, польза от электронного документооборота неоспорима. Он облегчает не только ведение бизнеса, но и взаимодействие с государственными органами. Однако, в настоящее время, данная технология достаточно широко распространена лишь в ритейле, остальные же категории бизнеса (например, поставщики товаров) не торопятся ее использовать.