Учет времени и сил

Компания Under Control осуществляет функции бизнес-аутсорсинга по финансовым, бухгалтерским, налоговым и юридическим вопросам для средних и крупных предприятий России. География расположения клиентов и представительств компании охватывает пространство от Москвы до Южно-Сахалинска.

Руководство поставило цель: повысить эффективность работы удаленных сотрудников с помощью цифрового решения.

В рамках проекта внедрения ИТ-инструмента требовалось решить три основные задачи:

• Оптимизировать процессы назначения и контроля исполнения поручений по направлениям от руководителей к подчиненным, а также между сотрудниками. Картина операционной деятельности компании должна была стать максимально прозрачной.
• Обеспечить контроль рабочего времени сотрудников.
• Усовершенствовать оперативный контроль статусов выполнения задач сотрудниками юридической службы.

Дело в том, что часть сотрудников, работающих удаленно или в регионах, приходилось периодически контролировать «в ручном режиме» — рабочие поручения, направляемые сотрудниками друг другу, часто оставались без ответа.

Также отсутствовала возможность оперативного получения информации по статусу подготовки и согласования договоров, судебного и досудебного урегулирования споров, находящихся в работе у юристов Under Control.

Фишка в синхронизации

В качестве решения была выбрана разработка компании CorpSoft24 — информационная система Rewtas — программный продукт для мониторинга рабочего времени сотрудников.

Система для 50 пользователей — сотрудников Under Control, работающих удаленно, — была развернута за один месяц. Над проектом работала команда из пяти специалистов CorpSoft24, а также топ-менеджмент и руководители отделов Under Control.

Реализация и итоги проекта продемонстрировали на практике все основные функциональные возможности решения. Его главной спецификой можно назвать необходимость увязать задачу синхронизации работы нескольких филиалов компании в разных часовых поясах с координацией множества разноплановых задач, возникающих в рабочем процессе разных отделов.

Одним из основных факторов, который позволил реализовать проект в короткие сроки и с надлежащим качеством, стала предыстория отношений исполнителя с заказчиком — CorpSoft24 выступал поставщиком услуг облачных вычислений для Under Control, что позволило накопить необходимый уровень компетенций относительно особенностей структуры и бизнес-процессов заказчика.

Современная цифровая среда управления

«Проект стал одним из первых больших внедрений нашей системы в компании с распределенным штатом сотрудников. Идеология Rewtas предполагает уход от парадигмы «мониторинг ради санкций» в сторону создания современной цифровой среды управления рабочими задачами, в которой сотрудник получает необходимое стимулирование на раскрытие профессионального потенциала не зависимо от своей локации», — комментирует генеральный директор CorpSoft24 Константин Рензяев.

В дальнейшем планируется перевод Under Control на новый релиз системы ИС Rewtas, позволяющий рассчитывать KPI для оценки работы сотрудника, подразделения и компании в целом.

В него также добавится продвинутый аналитический функционал для оценки выполнения нормативов сотрудниками и подразделениями. Отдельный аналитический инструмент будет отвечать за отслеживание поведенческой модели сотрудника в разрезе приоритетов, мотивации и удовлетворенности на свое позиции в компании.