«Самое важное, что за счет быстроты и легкости развертывания решения мы оперативно тиражировали его на все подразделения»

CNews: Как строилась система коммуникаций в сети «Кофемания» до внедрения сервиса eXpress?

Николай Галкин: В компании не было единого корпоративного решения. Чаще всего оперативные решения сотрудники принимали в переписках в WhatsApp* или Telegram. Собеседования или какие-то важные переговоры в онлайн-формате проводили в Zoom. Но были определенные затруднения. Нам нужен был мессенджер, который находится в границах нашего периметра безопасности, чтобы спокойно обмениваться корпоративной информацией. В том числе содержащей коммерческую тайну или персональные данные! Когда мы сами управляем коммуникациями, только тогда мы уверены, что наши секреты не утекут вовне. Поэтому в определенный момент компания приняла стратегическое решение — внедрить корпоративный мессенджер. Дальше началась кропотливая работа по выбору и тестированию сервиса.

CNews: По каким критериям выбирали?

Николай Галкин: Мы перепробовали довольно много решений. К задаче подошли комплексно: наш новый корпоративный мессенджер должен был сочетать широкую функциональность, в том числе и возможность использовать различные боты. Проще говоря, искали то, что мы уже использовали в популярном Telegram. И конечно, решение должно было быть легким и быстрым.

Сегодня «Кофемания» — крупный многофункциональный холдинг. У нас есть премиальные рестораны, классические рестораны, кафе-магазины кулинарии, рестораны в аэропортах, а так же нам принадлежит сеть пиццерий. Кроме этого, «Кофемания» — это собственное производство, склады, логистика, доставка.

Чтобы все это бесперебойно функционировало, нужно уделять много внимания коммуникации и без корпоративного мессенджера тут никак не обойтись.

Мессенджер должен решать различные задачи: проведение всевозможных опросов, организация видеоконференций, управление проектами. То есть проектные группы могут хранить на платформе документы и протоколы встреч, вести переписку. Рассматривали много сервисов и в результате остановились на eXpress, протестировали его и сейчас активно используем и развиваем.

CNews: Почему в итоге выбрали именно eXpress?

Николай Галкин: Этот мессенджер полностью отвечает нашим требованиям. Он легко настраивается и решает большинство задач компании. Здесь есть чаты и каналы, есть возможность интеграции ботов и SmartApp’ов. Самое важное, что за счет быстроты и легкости развертывания решения мы оперативно тиражировали его на все подразделения в компании. Поэтому никаких других вариантов даже не видели, запустили и ни разу не пожалели.

«Одно из преимуществ eXpress — быть на связи с внешними партнерами, которые самостоятельно зарегистрировались. Мало, кто это предлагает».

CNews: Какие новые возможности открыл сервис?

Николай Галкин: Нам удалось перевести всех сотрудников из сторонних мессенджеров во внутреннее корпоративное пространство. Это самое большое и самое главное достижение. Когда коллеги в стороннем мессенджере обмениваются документами, они их дарят всему миру. Ни о какой безопасности здесь речи не идет. Внутри нашей корпоративной платформы это можно контролировать. Еще мы смогли в значительной степени интегрировать eXpress в свои внутренние бизнес-процессы. Мы сейчас активно развиваем функциональность, интегрируем eXpress с различными процессами согласования. Мессенджер стал частью экосистемы «Кофемании».

CNews: Были какие-то сложности при внедрении мессенджера? Как вы их решали?

Николай Галкин: Были некоторые сложности при настройке, но мы с ними успешно справились благодаря коллегам из eXpress. В частности, у нас достаточно развитая система безопасности, большое количество фаерволов. Пришлось немного помучиться, настраивая правила, чтобы мы могли общаться не только внутри сети, но и с внешними пользователями eXpress. Это тоже одно из преимуществ платформы — быть на связи с внешними партнерами, которые самостоятельно зарегистрировались.

В «Кофемании» около пяти тысяч сотрудников. Из них львиная доля — повара и официанты. Естественно, подключать всех к корпоративным лицензиям нет необходимости. И тем не менее они хотят активно участвовать в жизни компании. И здесь мы как раз используем возможности мессенджера, такие как создание отдельных каналов и групп, подключение различных ботов-помощников. В командной работе eXpress — полноценный рабочий инструмент, с помощью которого вся магия и происходит.

CNews: Как Вы оцениваете сервис eXpress с точки зрения безопасности?

Николай Галкин: Во-первых, он развернут on-prem — внутри нашего периметра безопасности. Информация, которая курсирует внутри между корпоративными клиентами, за периметр вообще не попадает. Если говорить о доступе внешних клиентов, то мы контролируем их подключения. Мы можем отследить и убедиться, что никаких утечек не происходит. Соответственно, степень безопасности крайне высока.

CNews: Насколько сложно было интегрировать eXpress с другими платформами внутри компании?

Николай Галкин: Мы используем специальные программы для учета персонала, и наша корпоративная платформа с ними интегрирована. Интеграцию мы писали самостоятельно. Благодаря поддержке вендора никаких проблем не возникло.

CNews: CNews: Как сотрудники восприняли переход из всех мессенджеров? Какие в целом отзывы и впечатления у сотрудников от работы в приложении?

Николай Галкин: Конечно, было непросто. Во-первых, всегда сложно менять что-то привычное, но в целом все прошло довольно хорошо. Главная задача при таких внедрениях — объяснить людям, зачем это нужно. Мы на примерах показали, что использование сторонних мессенджеров несет в себе существенные риски. Объяснили, почему eXpress будет безопасен. Объяснили, чем он отличается от того же Telegram. Отзывы после внедрения в основном положительные.

Мы ведем специальный бэклог идей и передаем коллегам свои пожелания. Периодически проводим ревью этого бэклога. В eXpress есть интересные возможности для интеграций в смартаппах, специальные чат-боты. Мы те или иные тестируем, проверяем гипотезы, запускаем у себя — постоянно движемся в сторону развития.

CNews: Как Вы планируете в будущем развивать eXpress в компании? Какие новые функции ожидаете?

Николай Галкин: Из краткосрочных планов: у нас есть корпоративный портал с адресной книгой. Сейчас мы как раз делаем интеграцию этой адресной книги с eXpress, чтобы звонить на короткие внутренние номера непосредственно из мессенджера. Фактически после того, как мы эту функцию реализуем, можно будет вообще отказаться от стационарных телефонов. Внутри компании проще и удобнее звонить через eXpress. Буквально один клик мыши в корпоративном справочнике, и ты связался с нужным человеком. Интеграцию адресной книги в мессенджере с почтой мы уже сделали: теперь можно сразу открывать профиль коллеги и писать ему в почту. Есть идеи по развитию ботов eXpress, часть из них используем, часть — готовимся внедрять.

CNews: Какие предварительные итоги от внедрения сервиса eXpress можете выделить?

Николай Галкин: Переходом людей из WhatsApp* и Telegram в eXpress мы нивелировали риски потери коммерческой информации. Как оценить риск потери какого-нибудь фирменного рецепта? Салат «Бора-Бора», например, это визитная карточка «Кофемании». Раньше люди спокойно обменивались такой информацией в открытом доступе, а это стратегический актив компании. Сейчас все коммуникации идут в периметре компании, и утечки исключены. Вот главное достижение от запуска eXpress: мы убрали серьезные риски, а значит, цель достигнута.

CNews: Если подводить итог, то в глобальном смысле каковы, на ваш взгляд, основные преимущества корпоративной коммуникационной платформы?

Николай Галкин: Безопасность, единое хранилище всех данных, функциональность и, конечно, легкость внедрения. И здесь, безусловно, важна активная поддержка со стороны вендора. Хочу отметить, коллеги — большие молодцы. Вместе мы все сложности преодолели на раз.

* WhatsApp принадлежит корпорации Meta. Meta (в прошлом Facebook) признана в России экстремистской организацией и запрещена на территории страны. Принадлежащие ей социальные сети Facebook и Instagram заблокированы в России.