Поделиться
Как металлурги СЭД выбирали
Сегодня от документооборота ждут не только "придания официальности" управленческой информации, что составляет основу традиционного делопроизводства, но и управления результативностью, реализации процессного подхода. Об одном из таких внедрений шла речь в мартовском номере журнала CNews. Участники проекта решили продолжить разговор на страницах сайта.Доля электронного документооборота в России относительно невелика. Это связано, в первую очередь, с традициями и определенным консерватизмом, а также непростым техническим и финансовым состоянием многих предприятий. Однако потребность отечественных предприятий в совершенствовании документооборота очень высока. В связи с этим рынок СЭД достаточно быстро растет, и уже есть, пусть и немногочисленные, глобальные внедрения СЭД. Проектов, ставящих явную цель реализовать в документообороте принципы процессного управления, также немного. Поэтому каждый из них заслуживает внимания.
Опыт ОМК, где компанией iDoc недавно была внедрена система управления документами и бизнес-процессами DocsVision, в этом смысле достаточно полезен.
О том, как проходило внедрение СЭД, корреспондент CNews спросил участников проекта. На вопросы ответили Сергей Пухов, руководитель аппарата президента Объединенной металлургической компании, и Александр Сидоренков, генеральный директор iDoc.
CNews: Скажите, что стало причиной появления проекта по внедрению единой для всего холдинга системы документооборота и управления бизнес-процессами?
Сергей Пухов: Решение принималось на этапе принятых принципиальных решений о модели управления и организационной структуре на среднесрочную перспективу: на такой фазе развития компании автоматизация процессов и документооборота и наиболее реализуема, и приносит наибольшие выгоды, поддерживая освоение и наполнение новой модели.
Структура управления ОМК
К моменту, о котором идет речь – середина 2005 г. - учет хозяйственной деятельности на крупнейших предприятиях группы ОМК был по основным участкам учета автоматизирован в ERP Oracle, был начат и шел проект по автоматизации бюджетного планирования и анализа в Oracle FA (OFA). Автоматизация административно-распорядительной деятельности и переписки была вполне логичным дополнением для того, чтобы были комплексно реализованы основные составляющие информационной архитектуры.
Если говорить о "единой системе управления документооборотом и бизнес-процессами", то я здесь в самом вопросе вижу некоторое преувеличение. Сегодня понятно, что "полная" автоматизация крупного предприятия, ведущего разноплановую деятельность, в системе на базе одного программного продукта вряд ли достижима, и мало кто ставит такую цель.
Архитектурное решение для крупной компании – это интеграция нескольких систем, отвечающих за свои функциональные контуры – ERP, MES, CRM, капитальные проекты, другие известные функциональные классы. Плюс интеграционная инфраструктура вокруг этого – управление НСИ, порталы, документооборот.
Хочу уточнить, что задача "единой системы" как базовой для административного документооборота всех предприятий, действительно, ставилась. А в смысле "единственной системы для автоматизации всех процессов" - разумеется, нет.
Возвращаясь к задачам и предпосылкам создания СЭД. Замысел был следующий. Во-первых, автоматизировать делопроизводство, как оно традиционно понимается – административно-распорядительный документооборот, систематизированный каталог нормативно-методической документации, переписка. Затем перейти к тому, чтобы выявлять присутствующие в переписке "процессы": здесь уже речь идет не об установленных в делопроизводстве "видах документов" как образцов оформления, а о типизации документов по содержанию и назначению в процессах, алгоритмизации их обработки и передачи, работе с содержательной структурой документов.
При этом изначально предполагалась такая установка, что процессы мы видим в пространстве всех систем, которые развиваем в архитектуре нашей "КИС", и автоматизируем в контуре тех систем, для которых эти процессы являются "основным профессиональным назначением". Хозяйственные, имущественные транзакции - в ERP, обмен документами при формировании бюджетов – в OFA. Распорядительные документы, коллегиальные формы работы – в СЭД, а кроме них, СЭД выступает подборщиком "прочих", "мелких", "нетипичных" процессов – что следует из гибкости средств СЭД и того, что в виде переписки эти процессы в СЭД и осуществляются изначально, в неструктурированном пока виде. В этом состоит инфраструктурная роль СЭД, несмотря на название "подборщик" - эта интеграционная роль в информационной архитектуре КИС очень значительная. Обычно такую роль "по остаточному принципу" играет электронная почта, но лучше переводить этот оборот в СЭД, где можно работать с внутренней структурой документов, типизировать содержание, агрегировать данные из документов для анализа.
Кроме того, являясь крупной компанией и работая для крупных компаний, ОМК сертифицирована и внедряет все новые международные стандарты, а они в отличие от "делопроизводства" имеют процессную основу. Поэтому задача была – реализовать управленческий документооборот в одной среде, как распорядительного, так и процессного характера. ОМК нацелена на результативность в методах управленческой деятельности. Уже до внедрения СЭД эти методы были развиты, благодаря вниманию руководства к этой теме и работе HR, а информация для этого поступает в значительной части из распорядительного оборота, из КИД. Эту сторону хотели усилить, погрузить в одну среду автоматизации.
CNews: Почему была выбрана именно DocsVision? Ведь на рынке много достойных систем…
Сергей Пухов: Как основная идея, мы хотели получить готовое прикладное решение в части делопроизводства, чтобы не заниматься разработкой этой вполне известной и традиционной функциональной части на "платформе-конструктуре". Но иметь при этом современную платформенную основу – с процессной архитектурой, работой по событиям, с масштабируемостью. Сегодня такие решения можно найти не только среди самых дорогих систем, средний класс систем очень укрепился. К моменту выбора мы уже развивали портал на Windows Sharepoint Services, имелось соображение для СЭД использовать что-то технологически близкое, мы изначально предполагали комплексировать СЭД с порталом в одну систему. Посмотрели несколько решений, предлагавшихся в этой категории, Docs Vision в наибольшей степени отвечал и этим запросам, и критерию цены/качеcтва.
Короткая ссылка
