Поделиться
Windows 7 для офиса: как облегчить работу с информацией
Современных офисных служащих довольно трудно представить без основного инструмента, используемого ими в повседневной работе. Речь идет об информационном содержании, состоящем из различных видов контента, с которым им нужно работать ежедневно. Какие средства для работы с информацией предоставляет новая ОС Windows 7? Насколько они удобны? Об этом пойдет речь в этой статье.Объемы информации, циркулирующей внутри корпораций, например, в локальной сети или на интранет-порталах, с каждым годом продолжают расти. Это заставляет пользователей тратить все больше времени на ее обработку. Данные, необходимые для работы, могут находиться и за пределами файрволла компании – например, у контрагентов или у сотрудников, работающих удаленно дома. Соответственно, в таких условиях на первый план выходит решение вопросов по организации удобного доступа к информации с целью ее обработки, упорядочивания, поиска и защиты. Тенденцией сегодняшнего дня является использование контента, находящегося не только в информационных системах, установленных в организации, но и в Сети, куда она поступает из различных источников, в том числе, и от самих сотрудников, обменивающихся данными через файлообменные сервисы, веб-почту, онлайн-средства совместной работы и так далее. По оценкам аналитиков IDC, в среднем в компаниях по итогам 2009 года тратилось порядка 8,8 рабочих часов в неделю на поиск информации, что приводило к расходам в 14209 долларов на компанию ежегодно. Соответственно, компании должны решать вопрос с сокращением суммы затрат на работу с данными. Для этого они могут начать с изменения элементов своей ИТ-инфраструктуры, в которой работают служащие, в частности, с используемых в ней операционных систем.
Федеративный поиск
В новой ОС Windows 7 Microsoft предложила развитие используемого еще в Windows Vista поискового механизма, работающего на базе индексаторов для ускорения нахождения файлов. Теперь он приблизился по своим функциям к тем поисковикам, с которыми офисный сотрудник имеет дело ежедневно: в результатах найденного отображаются не просто названия файлов и папок, но и внутреннее содержание документов и их метаданные. Подобная технология работает в связке с такой функцией как "библиотеки". Так, по умолчанию, с папкой пользовательского профиля связано несколько "библиотек" – "Документы", "Изображения", "Музыка", но пользователь имеет право расширить их до необходимого ему количества средствами операционной системы. Каждый такой элемент файловой системы представляет собой ярлык для доступа к списку подходящего по этому типу контента, который сортируется по дате поступления ("сегодня", "вчера", "на этой неделе", "ранее в этом месяце", "в этом году" и "давно").
"Библиотеки" значительно упрощают каталогизацию различного контента
Помимо "Библиотек" и сквозного поиска по содержанию документов в Windows 7 реализована функция подключения поисковых провайдеров и формирования заданных поисковых запросов. В первом случае речь идет о технологии федеративного поиска, который позволяет расширить область, где можно искать данные, за счет дополнительных репозиториев, причем как находящихся внутри организации (на сетевых дисках, на сервере, равно как и в установленных хранилищах, относящихся к интранет-порталах), так и за ее пределами (например, в поисковиках (например, Bing) или онлайн-энциклопедиях (например, Wikipedia).
Федеративный поиск дает возможность подключения дополнительных хранилищ информации
Для этого составляются специальные файлы поисковых коннекторов, описываемые на языке XML, после чего настраиваются соответствующие групповые политики доступа к информации. Сохраненные запросы можно создать непосредственно в окне поиска, выбрав соответствующую опцию, после чего при последующих обращениях все данные из результатов выдачи будут обновляться автоматически.
Работа с устройствами
Работа с информацией немыслима без использования соответствующего аппаратного обеспечения. Речь идет о средства ввода (планшетных сканерах) и вывода (принтеры и видеопроекторы) данных. Кроме того, пользователь часто использует различные портативные устройства для переноса информации – USB-накопители, мобильные телефоны, смартфоны и коммуникаторы и так далее. Для эффективной работы с контентом требуется, во-первых, наличие единого инструмента по управлению подключениями всего этого оборудования, а, во-вторых, применение максимально простых и надежных обслуживающих программных средств, позволяющих не прибегать к помощи ИТ-специалистов. В Windows 7 для этих целей существуют несколько технологических решений. Во-первых, это улучшенная служба очереди печати (Location Aware Printing, печать с учетом месторасположения), которая позволяет настроить (причем даже в автономном режиме) предпочтительные устройства для работы в рамках локальной сети или отдельных ее частей. Благодаря этому пользователь может контролировать процесс печати и быть уверенным в том, что документы будут распечатаны именно на нужном оборудовании - где нет длинной очереди, не закончились расходные материалы и нет ограничений для печати конфиденциальных документов.
Управление периферийными устройствами в Windows 7 реализовано с учетом актуальных требований к удобству использования
Другая особенность Windows 7 относится к упрощенным мастерам подключения проектора. Система совместима с современными стандартами передачи видеоизображения, а также может работать в DLNA-сетях, используя решения класса "умный дом". Мастер настройки в Windows 7 упростился до выбора из небольшого меню, вызываемого комбинацией кнопок Win+P, режима работы (на два экрана или только на проектор). Соответственно, теперь отпадает необходимость в обращения в службу ИТ-поддержки по вопросам технического обеспечения презентаций.
Помимо этих функций в Windows 7 значительно улучшилась работа с мультимедиа-устройствами, а именно сканерами, цифровыми фотоаппаратами, МФУ, мобильными телефонами. Поскольку такие устройства чаще всего выполняют несколько ролей (то есть, могут выступать не только в основной своей функции, но и быть, например, USB-накопителем, беспроводным модемом и так далее), целесообразнее и эргономичнее всего объединить их в рамках Панели Управления для упрощения поиска и настройки их сотрудником компании. Для этого в Windows 7 используется переработанная оснастка управления устройствами, которая позволяет объединять ранее определяемые как различное оборудование, части функций устройств (то есть, МФУ определяется как МФУ, а не как отдельно факс, принтер и сканер).
В условиях постоянного циркулирования информации важно не только отслеживать ее местонахождение с целью быстрого доступа к ней или иметь возможность воспользоваться ей, выведя на периферийные устройства, но и проконтролировать выполнение этих двух операций лицом, имеющим на это право. Иными словами, в работе сотрудников, связанных с корпоративными и иными данными, необходимо соблюдать регламенты разделения прав доступа к тем или иным сведениям. В Windows 7 для этих целей есть два решения – BitLocker (криптография для жестких дисков) и BitLocker To Go (защита не только физических дисков, но и сменных носителей (карт памяти, флеш-драйвов и так далее)). В отличие от сторонних решений для защиты информации, он имеет интуитивно-понятый простой интерфейс и работает без необходимости произведения сложных настроек. Кроме того, зашифрованные диски могут быть прочитаны и на компьютерах, где не установлена Windows 7 – например, под управлением Windows XP/Vista.
В Windows 7 входит собственный провайдер средства защиты данных
Специалисты российского рынка СЭД позитивно встретили появление новой ОС Windows 7 и отметили ее потенциал для пользователей, работающих с данными. "В сочетании с новыми возможностями MS Office 2010, такими как поддержка версионности и совместной работы, те дополнительные функции, которые предоставляет Windows 7, приближают привычную пользовательскую среду Microsoft к современным стандартам управления информацией", - заявил Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании Terralink. "Выход Windows 7 показал что Microsoft по-прежнему является инновационным лидером рынка корпоративных ОС, и возможность федеративного поиска - одно из лучших тому доказательств", - рассказал Владимир Андреев, генеральный директор DocsVision. Он отметил, что в последнее время выделилась специальная группа ПО, связанная именно с корпоративным поиском, и многие поставщики ECM-систем, включая и DocsVision, видят магистральный путь в интеграции встроенного в свою систему поиска с платформой и со специализированными средствами. Появление федеративного поиска в Windows, по его словам, является прекрасной возможностью для этого.
В целом, Windows 7 – это современный, гибкий продукт для использования в условиях компании, который может применяться для организации эффективной производительности труда работников, связанных с обработкой информации. Встроенные средства системы, которые позволяют быстро искать файлы и папки, упорядочивать контент, а также подключать дополнительные хранилища данных, вместе с простыми и понятными программными оболочками для управления и защитой периферийных устройств делают ее привлекательной для корпоративного заказчика, который планирует сократить траты на нерациональное управление информацией и корпоративного контента.
Короткая ссылка
