Поделиться
Кирилл Веселый, «Газпром Трансгаз Саратов»: Благодаря ИИ-сервисам в 7,5 раз сократились сроки обработки входящих документов
«Газпром Трансгаз Саратов» более 5 лет проводит цифровую трансформацию бизнес-процессов с помощью решений Directum. За это время на 80% сократились объемы бумажного документооборота, ускорились бизнес-процессы и снизились операционные расходы. Подробностями с CNews поделился заместитель начальника Службы информационно-управляющих систем «Газпром Трансгаз Саратов» Кирилл Веселый.
CNews: С чего началась цифровая трансформация в «Газпром Трансгаз Саратов»?
Кирилл Веселый: Перед нами встала задача — перевести делопроизводство и документооборот на полностью отечественное ПО. Но помимо импортонезависимости, был ряд принципиальных требований к системе. Одно из них — опыт внедрения в других дочерних предприятиях группы «Газпром», поскольку важно понимать нашу специфику. На решение также влияли масштабируемость, гибкость и возможность быстрой кастомизации, чтобы мы могли адаптировать решения под особенности нашего дочернего общества (ДО). Под все требования подходила экосистема Directum.
CNews: Какие решения вы внедрили в первую очередь?
Кирилл Веселый: «Газпром трансгаз Саратов» стал одним из первых обществ группы «Газпром», где начался переход на ЭДО на базе импортонезависимой платформы. В 2020 году начали с «Делопроизводства», поскольку сначала нужно было перевести в цифру базовые процессы. И первый этап оказался самым сложным, поскольку полностью менялась концепция работы с документами в пользу безбумажного документооборота.
Вторым шагом внедряли решение «Договоры», было уже проще и понятнее. С его помощью мы автоматизировали полный цикл работы с договорами, настроили автоматическое формирование отчетов для бухгалтерии, юридического и других отделов. Специально для нашего общества были настроены особые поля и вкладки, чтобы сотрудникам было удобно работать с системой.
CNews: Но на этом внедрения не закончились?
Кирилл Веселый: Уже на первых этапах система показала такой эффект, что нашей глобальной целью стала цифровая трансформация всех бизнес-процессов. В 2023 году мы перевели в электронный вид работу с проектами, внедрили «Agile-доски». За счет этого удалось снизить операционные издержки, ускорить создание проектной документации и организовать ее консолидированное хранение. Руководители теперь получают точную информацию по проектам и контролируют сроки выполнения.
В 2024 году мы цифровизировали работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и совещаниями. Отмечу, что реализация — от разработки и согласования проектных решений до начала промышленной эксплуатации — заняла всего 4 месяца. Причем, за этот срок были доработаны «коробочные» решения, то есть набор готовых функций и возможностей. Например, мы ввели новый вид документа — протокол оперативного совещания, который учитывает все нюансы нашего ДО.
CNews: Применяется ли ИИ в процессах, которые вы уже цифровизировали?
Кирилл Веселый: Мы используем искусственный интеллект в решении «Финансовый архив». Через этот модуль сотрудники работают с входящими документами, которые поступают из «Контур.Диадок». ИИ-сервисы классифицируют их, извлекают факты, определяют контрагента.
Интеллектуальные инструменты также применяются для поиска по текстовому слою. У нас большое количество документов хранится в виде сканов, особенно их много среди договоров. Раньше сотрудникам требовалось много времени, чтобы найти в них нужную информацию, так как стандартный полнотекстовый поиск в этом случае не помогал. Теперь ИИ извлекает текстовый слой из сканов и дальше ищет необходимые данные по его содержимому.
Востребованным оказалось сравнение версий. Причем ИИ может сопоставлять документы разных форматов. Все отклонения удобно отмечаются в результирующем файле: цветами выделено, что было удалено, добавлено или изменено.
Благодаря ИИ-сервисам нам удалось снизить нагрузку на сотрудников и участие человека в рутинных операциях. Теперь согласующие экономят до 90-95% рабочего времени и могут перенаправлять ресурсы на более важные задачи. Кроме того, в 7,5 раз сократились сроки обработки входящих документов.
CNews: Как развивалась система в 2025 году?
Кирилл Веселый: В 2025 году мы сфокусировались на стабилизации и оптимизации системы. Были сделаны важные доработки. Например, мы автоматизировали удаление тех документов, которые содержат персональные данные. Закон строго регламентирует сроки этого процесса, система помогает нам соблюдать их. За 5 дней до планируемой даты удаления ответственному сотруднику автоматически отправляется уведомление с предложением подготовить акт об уничтожении.
Мы доработали функциональность по работе с поручениями генерального директора. Теперь нет необходимости запрашивать информацию о ходе исполнения или проверять ее в дереве задач. Статус отображается рядом с карточкой поручения, на его просмотр требуется всего 2-5 секунд, хотя раньше на процесс тратилось 25-30 секунд.
Также по запросам отделов добавили в СЭД возможность подписывать и визуализировать документы с помощью двух утверждающих подписей (УКЭП). Ограничили права инициаторов: они не могут изменять версии документа во время согласования. Реализовали визуализацию регистрационных данных исходящих писем, подписанных УКЭП, без нарушения целостности документа.
CNews: Какие результаты дала цифровая трансформация?
Кирилл Веселый: За 5 лет объемы бумажных документов сократились на 80%, а процессы ускорили на 40%. Цифровыми решениями активно пользуются более 2200 сотрудников. Теперь согласование типовых документов занимает всего 1-2 дня, хотя раньше на это уходило 4-5 дней. В среднем на 20% снизились затраты времени на контроль, отслеживание сроков и принятие решений.
Эффект заметен не только по трудовым и временным ресурсам. Благодаря цифровым решениям у нас в 2,5 раза сократились затраты на бумагу, в 2 раза на расходные материалы для оргтехники и почти в 2 раза на почтовые услуги. Мы считаем, что это очень хороший результат, поэтому продолжим цифровую трансформацию.
CNews: Как дальше планируется развивать информационную систему компании?
Кирилл Веселый: На 2026 год запланирован 1-й этап внедрения «Конфиденциального делопроизводства». Также мы продолжим работу в системе с персональными данными, поскольку этот вопрос сейчас обстоит достаточно остро.
Павел Бирюков, директор по развитию бизнеса в ТЭК Directum
«В топливно-энергетическом комплексе в последние годы отчетливо растет интерес к экосистемным решениям. Это не просто модный тренд, а реальный инструмент, позволяющий снизить затраты на дальнейшее развитие ИТ-решений, оптимизировать бизнес-процессы компании и сформировать единую удобную цифровую среду для сотрудников всех уровней.
Практическая ценность такого подхода хорошо прослеживается на примере развития экосистемы решений Directum в компании «Газпром трансгаз Саратов», где интеграция цифровых инструментов позволила добиться заметных эффектов в части экономии ресурсов и повышения эффективности работы.
Как вендор мы понимаем текущую экономическую ситуацию в отрасли и развиваем наши продукты таким образом, чтобы они максимально способствовали повышению эффективности бизнеса наших заказчиков.»
Короткая ссылка
