Поделиться
Когда банку нужно больше, чем СЭД
Современному банку уже мало классической системы электронного документооборота. Бизнес требует решения не только делопроизводственных задач, но и автоматизации сопутствующих бизнес-процессов на базе единой информационной системы в рамках всего предприятия.Требования банков к СЭД достаточно строгие. Они определяются, прежде всего, большим объемом внутреннего документооборота (нормативные акты, заявки в различные департаменты и прочее) и срочностью согласования разнообразных документов, гарантирующих качество и скорость обслуживания клиентов банка.
Так как же финансовой организации, существенно зависящей от информационных технологий, выбрать систему управления документами или контентом? Александр Осипов, менеджер по продуктам ЭОС, советует не "смотреть в будущее затылком", а самостоятельно анализировать собственные задачи и потребности при выборе и внедрении СЭД или ЕСМ. По утверждению эксперта, существуют достаточно четкие критерии выбора подобных систем для банков.
Основные критерии выбора
Прежде всего, стоит выяснить, дает ли выбираемая система возможность быстро реагировать на потребности бизнеса. "Значит, - уточняет Александр, - следует оценить гибкость и масштабируемость каждого предлагаемого решения".
Александр Осипов: Банки должны самостоятельно анализировать свои задачи и потребности при выборе и внедрении СЭД или ЕСМ
При этом главным критерием выбора является не мощность системы, а возможность ее поддержки с помощью штатного системного администрирования.
Далее эксперт комментирует: "Обдумайте, сможет ли ваша ИТ-служба самостоятельно поддерживать данную систему в будущем? Как быстро в случае ротации ИТ-кадров вы сумеете найти на рынке труда подходящего специалиста, способного оперативно разобраться в данной СЭД? Главное, чтобы систему можно было обслуживать без знания программирования и тем более без применения специфического языка программирования собственного изобретения, как это порой встречается у ряда российских вендоров СЭД. Если ECM-система базируется на платформе, популярной среди ИТ-специалистов всего мира, то все вышестоящие вопросы решаются автоматически". По его мнению, одной из наиболее распространенных платформ является Microsoft SharePoint, с которой сталкивался, наверное, каждый второй ИТ-специалист.
Следующий важный фактор – возможности интеграции СЭД или ЕСМ с другими ИТ-системами, будь то ERP или CRM, включая возможность объединения справочников.
Для банка также критично создание единой информационной системы с единым интерфейсом, что позволит пользователям решать все насущные бизнес-задачи: работать с документами, осуществлять исполнение и контроль поручений, вести учет и исполнение заявок в ИТ-службу, офисных заявок на канцелярию, переговоры, отпуска и проч., получать информацию через корпоративный портал (включая базу знаний и телефонные справочники). Большую роль здесь играет и создание единого хранилища нормативно-правовой документации.
Мобильность
Помимо перечисленных выше существуют еще три критерия, связанных с "мобилизацией" рабочих процессов и увеличением числа собственных устройств, которые сотрудники банка стали все чаще приносить для использования на работе. Хотя концепция BYOD (bring your own device, принеси свое устройство) в плане обеспечения безопасности спорна, из-за чего ее нередко называют Bring Your Own Danger (принеси свою угрозу), сопротивляться ей сложно – проще учитывать данную тенденцию.
Следовательно, стоит обратить внимание на наличие в СЭД (ЕСМ) как "тонкого" (веб-доступ), так и "толстого" клиента (например, Windows-приложение). Нужно также уточнить, есть ли возможность работы с данными посредством мобильных устройств (обычно функционирующих на базе iOS и Android). И наконец, система должна иметь широкие возможности ограничения и контроля прав доступа, а также шифрования данных на уровне базы данных.
В данном контексте нелишне будет помнить об использовании электронной подписи – нужно уточнить, как реализована данная возможность и удобно ли пользоваться функцией ЭЦП на мобильных устройствах.
Будущие потребности определяются анализом
"Критерии выбора СЭД – сугубо практические. Они получены на основе ряда внедрений и длительной работы с российскими банками, – разъясняет Александр Осипов. – В настоящее время наибольшее число пользователей внедряемой нами системы EOS for SharePoint составляют организации банковского сектора, что позволило нам проанализировать потребности более 150 финансовых предприятий. В большинстве российских банков требуются развитая структура НСИ, большое количество утвержденных маршрутов согласования, рассмотрения и ознакомления, возможности переноса базы действующих нормативно-правовых актов в СЭД (ЕСМ) и публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint, для того чтобы с ними ознакомились сотрудники. Не менее важными стали возможность дальнейшей автоматизации бизнес-процессов силами ИТ-службы заказчика (например, в "Русском ипотечном банке"), и наличие ЭП и шифрования (как в "М2М Прайвет банке" и "СДМ-Банке")".
Что касается бизнес-задач банковских структур, то любая СЭД (а скорее, даже ЕСМ) должна, прежде всего, обеспечивать возможность настройки сложных, фиксированных автоматизированных цепочек согласования документов и, следовательно, полноценную коллективную работу и обсуждение рабочих вопросов в бизнес-контексте. Попутно такая СЭД организовывает личное информационное пространство – срок поиска нужных документов должен сократиться, равно как и срок создания таких документов: здесь должна быть реализована внятная и простая система шаблонов.
Результатами внедрения также должны стать полноценный аудит документов системы, их безопасное хранение и циркуляция внутри банка.
Не человек для системы, а система для человека
В идеальной ситуации банк повысит свою конкурентоспособность благодаря более эффективной работе сотрудников, сокращению времени выполнения однотипных операций, повышению контроля работы сотрудников и их ответственности. Тем не менее даже в отрасли, довольно существенно зависящей от функционирования информационных систем, наиболее уязвимым фактором при работе с документами (как, впрочем, и при стратегическом планировании) является человек.
Поэтому при выборе СЭД не нужно стремиться "автоматизировать рабочее место", если на офисном стуле в данный период времени сидит живой сотрудник. Следует понимать, что пока место операциониста или менеджера не заняли роботы, любая система электронного документооборота или управления контентом служит для облегчения деятельности живых людей. Стоит обратить внимание на сотрудников собственного банка и объяснить им, что грядущее внедрение не усложнит им жизнь, а, наоборот, поможет в работе, и заодно выяснить, действительно ли та или иная опция системы оказалась полезна рядовому сотруднику и почему.
Короткая ссылка
