Поделиться
Extra ECM: бизнес отказывается от традиций
Современные ECM выходят из традиционных рамок, стараются идти в ногу со временем и учитывать все актуальные мировые тенденции. Просто СЭД уже не устраивают бизнес, и разработчикам приходится смириться с этим. На помощь приходят новые идеи и концепции, например, Extra ECM от компании Directum.Вся индустрия СЭД берет свое начало от задач автоматизации делопроизводства. Сейчас это кажется уже банальным и общепринятым, но для своего времени переход от регистрации движения документов в журналах к использованию автоматизированной системы выглядел настоящей инновацией, и требовалось провести с потенциальными пользователями серьезную работу, чтобы убедить их в преимуществах СЭД.
Следующий этап ознаменовался возникновением концепции ECM, Enterprise Content Management. По сути речь шла об объединении всех технологий, используемых для работы с неструктурированной информацией, в том числе управление документами, управление записями, массовое сканирование, управление потоками работ и проч.
Важность ECM для бизнеса трудно переоценить — хотя бы потому, что более 80% всей информации относится к неструктурированной и только ECM-технологии применимы для ее обработки. Но, увы, ECM в бизнесе все еще не может занять достойного места, львиная доля ИТ-бюджетов по-прежнему уходит в инфраструктурные проекты и системы обработки структурированных данных, такие как ERP и CRM.
Extra ECM
Прямая конфронтация ECM, например, с ERP была бы непродуктивна с точки зрения бизнеса. Ведь если посмотреть на вещи трезво, одной ECM-системы тоже недостаточно для управления организацией. Поэтому нужно не сражаться за бюджет, а искать возможности конвергенции технологий, добиваться "кумулятивного" эффекта от применения ECM вместе с другими бизнес-решениями.
Документооборот сегодня выходит за пределы одной организаци
Компания Directum выдвинула концепцию Extra ECM, чтобы выйти за пределы традиционных задач обработки неструктурированного контента и предложить бизнесу более широкий спектр комплексных решений.
Extra Corporation
Во-первых, документооборот сегодня выходит за пределы одной организации, чтобы поддержать сквозные бизнес-процессы. Текущая ситуация выглядит абсурдно: все документы создаются в электронном виде, распечатываются на бумаге, отсылаются в другую организацию, где они чаще всего после сканирования снова преобразуются в электронный вид. Всего таким образом создается более 1 трлн документов в год, причем почти 90% - практически мусор, они выбрасываются сразу после распечатки.
На повестке дня — юридически значимый электронный документооборот между организациями. Законодательных ограничений на текущий момент в целом нет: почти все документы можно использовать в электронном виде. Дело за технологиями, и они уже появились на рынке.
Synerdocs, разработанный компанией Directum, позволяет компании за считанные минуты обмениваться с контрагентами важными юридически значимыми документами, такими как договоры, товарные накладные, акты, счета-фактуры и другие электронные документы. Передаваемые документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми. Ответственность за их целостность в процессе доставки берет на себя Synerdocs, который фактически выступает третьей доверенной стороной. И главная задача Synerdocs – обеспечить быструю, гарантированную доставку, сохраняя целостность и неизменность юридически значимых документов. Сервисом можно воспользоваться через веб-клиент или встроить его функционал в другие бизнес-приложения, что позволяет партнерам строить свои собственные решения.
Сервис обмена Synerdocs уже интегрирован с системой Directum, и на основе этой связки построено решение «Финансовый архив» для обмена первичными бухгалтерскими документами и их хранения.
Extra User
Пользователи за последнее время тоже сильно изменились. Они в своей массе уже не боятся компьютеров, а наоборот - активно используют их в различных целях дома и на работе. Поэтому СЭД тоже приходится меняться, чтобы идти в ногу со временем и поддерживать новый стиль общения, сформированный под влиянием социальных сетей.
"Вертикаль власти" в организациях все еще сохраняется, но адаптивные бизнес-процессы требуют более интенсивного общения всех участников, и здесь традиционные иерархические барьеры, когда документ из подразделения в подразделение передается только через руководителей, могут сильно навредить. Во многих ситуациях гораздо лучше функционируют схемы горизонтального взаимодействия исполнителей, и Directum поддерживает эти личные коммуникации.
Другая решаемая задача состоит в сокращении необходимости обучения пользователей. Ведь для того, чтобы начать пользоваться Facebook* или "ВКонтакте", не требуется специальное обучение. Так почему необходимо учить людей пользоваться СЭД? Лучше изменить саму систему так, чтобы работать с ней можно было без обучения.
Короткая ссылка
